Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональный путь гражданина. В 2026 году процесс её появления и ведения претерпел значительные изменения благодаря цифровизации. Если раньше «появление» книжки означало физическое получение бланка строгой отчетности, то теперь этот процесс включает в себя создание цифрового профиля в Социальном фонде России (СФР); В этой статье мы подробно разберем, как заводится трудовая книжка впервые, как происходит переход на электронный формат и какие права есть у работника.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка — это документ, в который вносятся сведения о работе гражданина, его наградах, переводах на другую должность и увольнении. Именно на основании записей в этом документе (или его электронного аналога) рассчитывается страховой стаж для назначения пенсии.

С 1 января 2020 года в России запущен проект «Электронная трудовая книжка» (ЭТК) в рамках национальной программы «Цифровая экономика». Однако бумажный формат полностью не упразднен, и в 2026 году действуют правила, позволяющие учитывать интересы всех сторон трудового договора.

Как трудовая книжка появляется впервые

Самый частый вопрос возникает у тех, кто устраивается на работу впервые. Порядок действий зависит от того, был ли у человека предыдущий опыт работы.

Ситуация 1: Сотрудник поступает на работу впервые

Если гражданин никогда ранее не работал по трудовому договору, трудовая книжка ему не покупается и не заводится вручную в домашних условиях. Этот процесс полностью берет на себя работодатель:

• Работодатель обязан оформить трудовую книжку (в электронном виде) в течение пяти рабочих дней со дня приема сотрудника на работу.
• Для этого отдел кадров или бухгалтерия передает сведения о приеме в Социальный фонд России (СФР).
• С момента передачи данных в СФР у гражданина появляется его первая электронная трудовая книжка.
• Бумажный бланк в 2026 году для впервые устраивающихся на работу, как правило, уже не оформляется, если только сам работник не изъявит такое желание в особых случаях, предусмотренных переходными положениями, но основной формат — цифровой.

Ситуация 2: У работника уже есть бумажная трудовая книжка

Если человек ранее уже работал и имеет бумажную книжку, она остается действительной. Однако с 2020 года встал вопрос о переходе на электронный формат.

Важно помнить: переход на электронную трудовую книжку возможен только по заявлению работника. Работодатель не вправе самостоятельно перевести сотрудника на ЭТК без его письменного согласия.

• Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК, бумажную книжку ему возвращают на руки, а дальнейший учет ведется только в электронном виде.
• Если сотрудник не написал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель продолжает вести и бумажный, и электронный варианты параллельно.

Роль работодателя: как вносятся данные

Процесс «появления» записи в трудовой книжке выглядит следующим образом:

1. Прием на работу: Издается приказ о приеме сотрудника.
2. Формирование сведений: Работодатель формирует отчет о трудовой деятельности сотрудника.
3. Передача в СФР: Работодатель передает эти сведения в Социальный фонд России. Для электронных книжек это делается оперативно, что обеспечивает актуальность данных.
4. Внесение записей: В трудовую книжку (бумажную или электронную) вносятся только предусмотренные правилами виды записей:
   • Прием на работу;
   • Увольнение;
   • Постоянный перевод на другую должность;
   • Получение второй и последующей профессии или специальности (повышение квалификации в определенных случаях).

Где посмотреть и как получить выписку

Одно из главных преимуществ электронной трудовой книжки — доступность информации. Если ранее для получения копии бумажной книжки нужно было писать заявление работодателю и ждать до трех рабочих дней, то теперь процесс упрощен.

Любое заинтересованное лицо (сам работник) может в любой момент получить актуальные сведения о своей трудовой деятельности:

• Через портал Госуслуги: Необходимо авторизоваться, перейти в раздел услуг СФР и выбрать пункт «Выписка из электронной трудовой книжки». Документ в формате PDF с электронной подписью придет практически мгновенно.
• В клиентской службе СФР: Личное обращение позволяет получить бумажную выписку, заверенную печатью фонда.
• В МФЦ: Многофункциональные центры также предоставляют услугу по выдаче выписок из ЭТК.
• У работодателя: При увольнении или по письменному заявлению работник может получить сведения о трудовой деятельности от текущего работодателя.

Важные нюансы 2026 года

В 2026 году законодательство продолжает стремиться к повышению прозрачности отношений между работником и работодателем. Вот ключевые моменты, которые нужно помнить:

Сроки выдачи документов.
По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку (бумажную) или сведения о трудовой деятельности не позднее трех рабочих дней. Это касается случаев, когда документ нужен работнику для оформления пенсии или иных целей;

Ответственность за данные.
Сведения в электронную трудовую книжку вносит работодатель. Если обнаружена ошибка, именно работодатель должен подать корректирующие сведения в СФР.

Хранение бумажных книжек.
Если работник не отказался от бумажной трудовой книжки, она хранится у работодателя как документ строгой отчетности. При увольнении она выдается работнику на руки.

Появление трудовой книжки в жизни гражданина сегодня — это автоматизированный процесс, запускаемый первым официальным трудоустройством. Переход на электронные форматы (ЭТК) сэкономил время миллионов людей, избавив их от необходимости носить бумажные документы и ждать выписок неделями. Теперь вся история трудового стада хранится в защищенной базе данных СФР, а доступ к ней осуществляется через удобные цифровые сервисы.

Независимо от формата — бумажного или электронного — трудовая книжка остается главным доказательством вашего профессионального опыта и гарантом будущей пенсии.