Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Согласно российскому трудовому законодательству, работодатель обязан оформить трудовую книжку каждому сотруднику, который впервые устраивается на работу. Однако с 2021 года вступили в силу значительные изменения, связанные с переходом на электронный формат. В 2026 году правила оформления трудовой книжки для впервые трудоустраивающихся граждан существенно изменились. Ниже подробно разберём все аспекты: сроки, обязанности работодателя, формы документа и нюансы законодательства.

Срок оформления трудовой книжки при первом трудоустройстве

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее семи календарных дней со дня его фактического выхода на работу.

Это требование закреплено в статье 66 Трудового кодекса РФ и подтверждено Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утверждёнными Постановлением Правительства РФ от № 225 (в редакции от 2024 года).

• Срок начинает исчисляться со дня фактического начала работы, а не со дня подписания трудового договора.
• Если работник вышел на работу в понедельник, то последним днём для оформления книжки будет следующий понедельник (7 календарных дней).
• В случае, если последний день срока приходится на выходной или праздничный день, срок переносится на ближайший рабочий день.

Нарушение этого срока может повлечь за собой административную ответственность работодателя по статье 5.27 КоАП РФ — штраф до 50 000 рублей для юридических лиц и до 5 000 рублей для должностных лиц.

Бумажная или электронная трудовая книжка? Что выбрать в 2026 году?

С 1 января 2021 года вступили в силу поправки к Трудовому кодексу, согласно которым впервые трудоустраивающимся после 31 декабря 2020 года работодатели обязаны оформлять только электронную трудовую книжку (ЭТК).

Важно: с 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки для новых сотрудников не оформляются!

Согласно новым нормам, вступившим в силу в 2026 году:

• Все работники, впервые устраивающиеся на работу после 31 декабря 2025 года, получают только электронную трудовую книжку.
• Бумажная трудовая книжка не выдаётся и не заводится в таких случаях.
• Работодатель обязан зарегистрировать сотрудника в системе электронных трудовых книжек через портал Госуслуг или через личный кабинет работодателя на сайте Пенсионного фонда РФ (ПФР).

Исключение: если работник подал заявление о желании сохранить бумажную трудовую книжку, но это возможно только для тех, кто уже имел трудовой стаж до 2021 года. Для впервые трудоустраивающихся после 2025 года — такого выбора нет.

Как оформляется электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Процедура оформления ЭТК проста и полностью автоматизирована:

1. Работник подписывает трудовой договор.
2. Работодатель в течение 7 дней подаёт в ПФР сведения о приёме на работу через специальную форму (форма СТД-Р).
3. ПФР автоматически создаёт электронную трудовую книжку в информационной системе.
4. Работник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуги или в приложении «Пенсионный фонд РФ».
5. Все последующие изменения (увольнения, переводы, награды) также фиксируются работодателем в электронном виде и передаются в ПФР.

Электронная трудовая книжка имеет ту же юридическую силу, что и бумажная, и может быть использована при:

• оформлении пенсии;
• получении пособий;
• трудоустройстве в новой компании;
• получении льгот и компенсаций.

Что делать, если работник не имеет доступа к интернету или не хочет использовать ЭТК?

С 2026 года отказ от электронной трудовой книжки для впервые трудоустраивающихся не допускается. Даже если сотрудник не хочет использовать цифровые технологии, работодатель обязан оформить ЭТК — это требование закона.

Работодатель обязан:

• Объяснить сотруднику суть ЭТК и её преимущества (доступность, безопасность, отсутствие риска потери).
• Помочь зарегистрироваться на портале Госуслуг, если сотрудник не имеет учётной записи.
• Предоставить распечатку сведений из ЭТК по запросу работника (в течение 3 рабочих дней).

Что делать, если у работника уже есть бумажная трудовая книжка?

Если работник ранее уже трудился и имеет бумажную трудовую книжку, то:

• Он может сохранить её и продолжить использовать в бумажном виде.
• Он может подать заявление о переводе всех сведений в электронный формат — тогда бумажная книжка остаётся у него, а новые записи ведутся в ЭТК.
• Если работник устраивается на работу впервые после 2025 года — он не может получить бумажную книжку, даже если у него есть старая книжка от прошлой работы (если она не была оформлена до 2021 года).

Особенности заполнения ьного листа

Для тех, кто всё ещё имеет бумажную трудовую книжку (например, продолжает работать по старому договору), важно знать правила заполнения:

• На ьном листе указываются: фамилия, имя, отчество, дата рождения.
• Печать работодателя обязательна — без неё запись считается недействительной.
• Если работник сменил фамилию (например, после замужества), прежние данные зачёркиваются одной чертой, а новые, пишутся сверху с указанием даты внесения изменений.
• Запись о приёме на работу делается в разделе «Сведения о работе» с указанием даты, должности, основания (приказ, трудовой договор).

Все записи должны быть сделаны чернилами чёрного цвета, без помарок и исправлений. Исправления допускаются только в порядке, установленном Правилами № 225.

Что будет, если работодатель не оформил трудовую книжку в срок?

Нарушение сроков оформления трудовой книжки, это нарушение трудового законодательства. Последствия:

• Штрафы от Роструда — до 50 000 рублей для организации, до 5 000 рублей для руководителя.
• Жалобы работника в трудовую инспекцию или прокуратуру.
• Судебные иски о возмещении морального вреда и упущенной выгоды (например, если работник не смог оформить пенсию из-за отсутствия стажа).
• Репутационный ущерб — компания может попасть в «чёрный список» работодателей.

В 2026 году ситуация с трудовыми книжками кардинально изменилась:

1. Для впервые трудоустраивающихся — бумажная трудовая книжка не оформляется. Только электронная (ЭТК).
2. Срок оформления — не позднее 7 календарных дней со дня выхода на работу.
3. Ответственность, лежит на работодателе. Невыполнение — штрафы и проверки.
4. Доступ к ЭТК, через Госуслуги или приложение ПФР. Работодатель обязан помочь работнику в регистрации.
5. Документы — трудовой договор и приказ о приёме — основание для регистрации в ЭТК.

Электронная трудовая книжка, это не просто нововведение, а шаг к цифровой трансформации трудовых отношений. Она защищает права работника, упрощает учёт для работодателя и делает стаж прозрачным для государства.

Важно помнить: если вы устраиваетесь на работу впервые в 2026 году — не требуйте бумажную книжку. Она вам не положена. Вместо этого — получите доступ к своей электронной трудовой книжке и следите за её обновлениями!

Для получения дополнительной информации обращайтесь на сайт Пенсионного фонда РФ или в службу поддержки Госуслуг.