Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж, право на пенсионные выплаты и многие другие социальные гарантии. С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), однако бумажный вариант всё ещё используется в ряде случаев. В статье подробно рассматриваются:

• когда и кому необходимо заводить трудовую книжку;
• какие формы (бумажная / электронная) доступны в 2026 году;
• какие документы нужны от работника;
• какие действия обязан выполнить работодатель;
• как оформить и вести ЭТК в 1С и на порталах ПФР/Госуслуг;
• что делать в случае утери или ошибки.

Когда необходимо заводить трудовую книжку?

Трудовую книжку (бумажную или электронную) обязан вести каждый работник, впервые официально трудоустроенный в России, а также каждый, кто переходит с другого работодателя, если у него уже есть запись о предыдущих местах работы.

Обязательные случаи

1. Первый официальный трудовой договор (включая стажировку, практику, работу по совместительству).
2. Перевод из одной организации в другую (при наличии у работника уже заполненной ТК).
3. Возобновление работы после длительного перерыва (например, после декретного отпуска).

Когда книжку можно не заводить

• Работник нанят на работу без официального оформления (например, как самозанятый).
• Стажёр, студент‑практикант, если в договоре явно указано, что трудовая книжка не ведётся (в этом случае в приказе делается отметка «не вести ТК»).

Выбор формы: бумажная или электронная трудовая книжка

С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности могут фиксироваться в электронном виде в информационной системе Пенсионного фонда РФ (СФР). На 2026 год действуют следующие правила:

• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – обязательна, если работник впервые трудоустраивается после 2021 года и никогда ранее не имел бумажной ТК.
• Бумажная ТК может быть выдана только в случае, если работник имеет уже существующую бумажную книжку (перевод, восстановление стажа) или если он явно отказывается от ЭТК.
• Работодатель обязан предложить работнику выбор формы, но в большинстве современных компаний предпочтение отдают ЭТК из‑за удобства и автоматизации.

Какие документы нужны от работника?

Для оформления любой формы трудовой книжки необходимо собрать следующий пакет:

Если работник ранее не имел трудовой книжки, в качестве подтверждения отсутствия стажа можно запросить справку СТД‑СФР через портал Госуслуг.

Пошаговая инструкция для работодателя

Подготовительный этап

1. Проверьте наличие у работника ТК. Если у него её нет – переходите к пункту 4.2.
2. Убедитесь, что у работника есть все перечисленные в разделе 3 документы.
3. Согласуйте с работником форму ТК (бумажная / ЭТК). При желании работника оформить ЭТК – оформляйте её.

Оформление бумажной трудовой книжки

1. Закажите пустую трудовую книжку в Госуслугах (раздел «Трудовая книжка»). Печатный вариант выдаётся в виде книги формата А5.
2. Подпишите приказ о приёме на работу, указав в нём:
   • ФИО работника;
   • Дата рождения;
   • СНИЛС;
   • Должность и оклад;
   • Дата начала работы.
3. Внесите первую запись в ТК (приём) в соответствии с Трудовым кодексом РФ:
   • Дата приёма;
   • Наименование организации;
   • Должность;
   • Основание (трудовой договор, приказ);
   • Подпись работодателя.
4. Передайте книгу работнику – он обязан хранить её в надёжном месте и возвращать работодателю при увольнении.

Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)

1. Убедитесь, что у организации есть аккредитованный доступ к СФР (обычно через 1С: Зарплата и Управление персоналом, SAP HR, или прямой веб‑интерфейс).
2. Создайте в системе запись о новом сотруднике:
   • ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН;
   • Должность, подразделение, дата приёма;
   • Тип договора (полный, частичный, проектный).
3. Сформируйте приказ о приёме в электронном виде и загрузите его в СФР вместе с копией трудового договора.
4. Система автоматически создаст ЭТК и привяжет её к личному кабинету работника на портале ПФР и Госуслуг.
5. Уведомьте сотрудника о том, что ЭТК доступна в личном кабинете. При необходимости вы можете распечатать выписку из ЭТК (для предъявления в банк, МФЦ и т.п.).

Ведение ТК в дальнейшем

• При каждом изменении (перевод, повышение, отпуск, увольнение) вносите запись в ТК/ЭТК в течение 3‑х рабочих дней.
• Для ЭТК используйте автоматизированные формы в 1С или аналогичной системе – они отправляют данные в СФР без ручного ввода.
• При увольнении оформляйте приказ об увольнении и вносите запись о дате увольнения, причине и основании.

Как проверить и получить выписку из ЭТК

Работник может в любой момент посмотреть свои данные:

1. Войдя в Личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Электронная трудовая книжка»).
2. Через мобильное приложение «ПФР» – в разделе «Трудовая книжка».
3. Обратившись в отдел кадров с запросом «выписка из ЭТК». Работодатель обязан предоставить её в течение 5 дней.

Для печатных целей (например, при подаче в банк) можно заказать электронную выписку в формате PDF через портал ПФР или в МФЦ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отдать работнику бумажную ТК, если он хочет электронную?

Да. Работник имеет право выбрать форму, однако если у него уже есть бумажная ТК, она сохраняется, а ЭТК может быть открыта дополнительно. При желании полностью перейти на ЭТК необходимо оформить запись о переходе в бумажной ТК (пункт «Перевод на электронную форму»).

Что делать, если работник потерял бумажную ТК?

Работодатель обязан выдать замену:

1. Составить акт о потере ТК (подписывают работник и представитель работодателя).
2. Оформить новую ТК, перенести в неё все записи о предыдущих местах работы (получив выписку из СФР).
3. Выдать новую книгу работнику.

Можно ли вести ТК в двух формах одновременно?

Да. При переходе с бумажной на электронную в ТК делается запись «Перевод на электронную форму», после чего обе версии синхронно обновляются (в бумажной – отметка о переводе, в ЭТК – автоматическое копирование).

Нужно ли оформлять ТК студенту‑практиканту?

Если в приказе указано «не вести ТК», то оформлять её не требуется. При этом в системе ПФР будет фиксироваться факт прохождения практики, но без записи в ТК.

Правовые ссылки (2026 год)

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66‑71) – порядок оформления и ведения трудовой книжки.
• Приказ Минтруда России от  № 7143 – запрет передачи ТК через третьих лиц.
• Федеральный закон от  № 442‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках».
• Инструкция ПФР «Электронная трудовая книжка» (обновлена 2025 г.) – порядок регистрации и получения выписок.

Заводить трудовую книжку работнику в 2026 году – процесс, который сочетает традиционные бумажные процедуры и современные электронные сервисы. Ключевые моменты:

• Определить, нужен ли работнику документ (первый труд, перевод, восстановление стажа).
• Выбрать форму (ЭТК – предпочтительно, бумажная – только при наличии предыдущих записей).
• Собрать обязательный пакет документов (паспорт, СНИЛС, договор, приказ).
• Оформить запись в системе ПФР (для ЭТК) или в бумажной книге (для ТК).
• Вести ТК регулярно, фиксируя все изменения в срок до 3 рабочих дней.
• Обеспечить работнику доступ к выпискам и возможность получения замен в случае утери.

Следуя этой инструкции, вы гарантируете законность оформления, сохранность прав работника и упрощаете работу отдела кадров.

Помните: правильное оформление трудовой книжки – залог надёжного пенсионного будущего сотрудника и минимизации трудовых споров.