Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. В 2026 году она может быть как бумажной, так и электронной. Понимание того, кому и в каком виде отдать трудовую книжку, важно как для работодателя, так и для самого сотрудника. Ниже приведены подробные сведения, основанные на актуальной правовой базе и практике.
Правовые основы
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1, 66.2, 66.3, 66.4) – определяет обязанности работодателя по ведению трудовых книжек.
- Постановление Правительства РФ № 225 от (ред. от ) – устанавливает правила оформления и хранения трудовых книжек.
- Постановление Минтруда РФ № 38 от – вводит обязательное электронное ведение трудовых книжек для новых сотрудников.
- Постановление Минтруда РФ № 44 от – регламентирует порядок выдачи бумажных трудовых книжек при увольнении.
Форматы трудовой книжки в 2026 году
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – обязательна для всех новых сотрудников, которые никогда ранее не вели трудовую книжку. Вводится с 2021 года.
- Бумажная трудовая книжка – сохраняется как резервный документ. Предоставляется только при определённых обстоятельствах (например, при увольнении, если работник требует бумажный экземпляр).
Кому отдать трудовую книжку
При приёме на работу
- Для новых сотрудников (первый трудовой договор) – работодатель обязан оформить ЭТК и, при желании работника, выдать бумажную копию, если это предусмотрено в договоре.
- Для сотрудников, уже имеющих бумажную трудовую книжку – работодатель может вести только электронный вариант, но обязан предоставить бумажную копию по запросу.
При увольнении (прекращении трудового договора)
- Электронная трудовая книжка – данные автоматически передаются в Федеральную службу по труду и занятости (ФСТ).
- Бумажная трудовая книжка – работник получает оригинал в руки работодателя. Работодатель обязан подписать акт выдачи и оформить соответствующий журнал учета.
При восстановлении трудовой книжки
- Если работник потерял бумажную трудовую книжку, он может получить новую копию, предоставив сведения о своём стаже. Это возможно только при наличии письменного заявления и подтверждения от предыдущего работодателя.
- ЭТК в таком случае обновляется автоматически, а бумажная копия выдается по запросу.
Процедура выдачи трудовой книжки
- Подготовка документа – заполнить форму «Выдача трудовой книжки» согласно шаблону Минтруда.
- Подпись работника – в журнале учета трудовых книжек работник подтверждает получение.
- Печать и подпись руководителя – заверяют документ печатью организации.
- Сохранение копии – копия сохраняется в кадровом отделе в течение 5 лет после увольнения.
Исключения и особые случаи
- Работники, работающие на физических лиц (не ИП) – могут получать бумажную трудовую книжку, если работодатель не является ИП.
- Сотрудники, работающие в государственных учреждениях – обязаны иметь бумажную копию, так как часть данных сохраняется в архиве.
- Сотрудники, работающие в сфере услуг (например, фриланс) – могут получить только электронный документ, если они согласны с этим форматом.
Что делать, если работник не получил трудовую книжку?
- Проверить, был ли сотрудник зачислен в электронную систему ФСТ.
- Если нет – обратиться в отдел кадров с заявлением о выдаче.
- Если работник потерял бумажную копию – подать заявление о восстановлении, приложив справку о стаже.
В 2026 году система трудовых книжек стала гибкой: электронная форма обязательна для новых сотрудников, а бумажная сохраняется как резерв. Кому отдать трудовую книжку зависит от статуса работника (новый, увольнение, восстановление) и от требований законодательства. Важно соблюдать порядок выдачи, хранить документы надлежащим образом и своевременно обновлять данные в системе ФСТ.
Таким образом, правильная выдача трудовой книжки обеспечивает законность трудовых отношений, защиту прав работника и соблюдение требований государственных органов.