Трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность и стаж работника. Несмотря на постепенный переход к электронным форматам, в 2026 году работодатель всё ещё несё�бусловленные как Трудовым кодексом РФ, так и нормативными актами, регулирующими учёт, хранение и выдачу трудовых книжек.

Нормативная база

• ТК РФ, ст. 66 – определяет понятие трудовой книжки, порядок её ведения и выдачи.
• Федеральный закон № 27‑ФЗ «О страховых пенсиях в Российской Федерации» – регламентирует использование сведений из трудовой книжки для расчёта пенсии.
• Приказ Минтруда России от  № 585н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» – устанавливает образцы бланков и правила заполнения.
• Постановление Правительства РФ от  № 425 «О переходе на электронные трудовые книжки» – определяет сроки и условия перехода на ЭТК.

Основные обязанности работодателя

Оформление трудовой книжки при приёме на работу

Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан оформить трудовую книжку работнику при первом официальном трудоустройстве. Это включает:

• Заполнение ьного листа (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность).
• Внесение первой записи о приёме на работу (дата, наименование организации, должность, основание – трудовой договор).
• Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации.

Ведение и хранение трудовых книжек

Работодатель должен обеспечить:

• Учёт трудовых книжек в специальном журнале или электронной системе учёта (при наличии).
• Хранение в условиях, исключающих повреждение, утрату или несанкционированный доступ (сериальные шкафы, сейфы, электронные архивы с ограниченным доступом).
• Регулярную проверку состояния книжек (отсутствие повреждений, корректность записей);

Внесение записей о кадровых изменениях

При любых изменениях в трудовой деятельности работника работодатель обязан внести соответствующую запись:

• Перевод на другую должность (внутренний или внешний).
• Повышение по службе, изменение оклада.
• Награждение (благодарность, грамота, премия) – запись о награждении вносится в соответствии с образцом, утверждённым Приказом Минтруда.
• Увольнение (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя) – указывается дата, основание и формулировка в соответствии с ТК РФ.

Выдача трудовой книжки работнику

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления выдать трудовую книжку (КонсультантПлюс, раздел «VII. Выдача трудовой книжки работнику»). При выдаче необходимо:

• Сделать отметку в журнале учёта о дате и лице, получившем документ.
• При необходимости оформить расписку о получении.

Обеспечение перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2021 года при приёме на работу впервые гражданам оформляется исключительно электронная трудовая книжка. Работодатель обязан:

• Направлять в Социальный фонд РФ (СФР) сведения forms ЕФС‑1 о приёме, переводе, увольнении и иных кадровых событиях.
• Обеспечивать доступ сотрудников к их электронным книжкам через личный кабинет на портале «Госуслуги» или иной утверждённый сервис.
• Хранить электронные копии всех внесённых записей в соответствии с требованиями к защите персональных данных (ФЗ‑152).

Особенности работы с бумажными трудовыми книжками в 2026 году

Согласно информации из открытых источников:

• Бумажная трудовая книжка остаётся обязательной, если работник сам выбрал такой способ ведения документа или ещё не принял решение о переходе на электронный формат.
• Для сотрудников, принятых на работу в 2025 году и ранее, бумажная книжка может вестись параллельно с электронной, однако основной источник данных – электронный.
• С 2023 года бумажные трудовые книжки оформляются на новых бланках, утверждённых Приказом Минтруда.

Ответственность за нарушение обязанностей

Несоблюдение требований по оформлению, ведению и выдаче трудовых книжек влечёт:

• Административную ответственность (штрафы от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 рублей для организаций) в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.
• Возможные civil‑иски со стороны работника (например, возмещение ущерба при невозможности подтвердить стаж для пенсии).
• Риски при проверках государственных инспекций труда и Социального фонда.

Практический алгоритм действий работодателя

1. При приёме на работу проверить, имеет ли сотрудник уже трудовую книжку (бумажную или электронную).
2. Если книжки нет – оформить новую бумажную трудовую книжку (при условии выбора сотрудника) либо сразу внести данные в электронную форму через личный кабинет СФР.
3. Заполнить ьный лист и первую запись о приёме, заверить подписью и печатью.
4. Внести сведения в журнал учёта трудовых книжек (или в электронную систему учёта).
5. При любых кадровых изменениях (перевод, награждение, увольнение) своевременно внести соответствующую запись и направить сведения в СФР (форма ЕФС‑1).
6. При запросе работника о выдаче трудовой книжки – подготовить документ, сделать отметку о выдаче и передать сотруднику под расписку.
7. Обеспечить хранение книжек в надёжных условиях, проводить периодическую инвентаризацию.
8. При переходе на электронный формат – обеспечить передачу всех накопленных данных в ЭТК и информировать сотрудника о порядке доступа к ней.

Обязанности работодателя по оформлению трудовой книжки в 2026 году остаются значительными, несмотря на ongoing цифровизацию трудовых отношений. Соблюдение требований ТК РФ, приказов Минтруда и нормативных актов по электронным трудовым книжкам позволяет не только избежать штрафов, но и обеспечить защиту прав работников на подтверждение своего трудового стажа, что критически важно для назначения пенсий, получения социальных выплат и карьерного роста. Рекомендуется регулярно обновлять внутренние инструкции по кадрам, проводить обучение ответственных сотрудников и использовать автоматизированные системы учёта, минимизирующие риски ошибок и утери документов.