Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости. Правильное её оформление при увольнении критически важно для работника и работодателя. С 1 января 2023 года в России действуют новые унифицированные формы, а также электронные трудовые книжки (ЭТК). В этой статье, актуальные образцы, пошаговые инструкции и ответы на сложные вопросы.
Какие трудовые книжки существуют в 2026 году?
С 2023 года разрешено использование только двух типов:
- Бумажная трудовая книжка (ТК) нового образца — с ьным листом, содержащим QR-код и реквизиты Минтруда. Старые бланки больше не изготавливаются.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — ведётся в рамках системы «СБИС» или через портал «Госуслуги». Бумажный вариант может быть выдан по заявлению работника.
Важно: При увольнении работодатель обязан внести запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) и выдать её работнику в день увольнения (ст. 77, 84.1 ТК РФ).
Пошаговая инструкция: как оформить увольнение в трудовой книжке
Для бумажной трудовой книжки (новый образец)
- Определите основание увольнения (п. 1-10 ст. 77 ТК РФ). Частые случаи:
- Собственное желание (п. 3 ч. 1 ст. 77) — предупреждение за 2 недели.
- Сокращение штата (п. 2 ч. 1 ст. 77) — с соблюдением процедуры.
- Истечение срока контракта (п. 2 ч. 1 ст. 77) — если не был заключён бессрочный договор.
- Оформите приказ (распоряжение) об увольнении. Форма Т-1 (для организаций) или локальный документ. Приказ должен содержать:
- Дату и номер.
- ФИО сотрудника, должность.
- Основание увольнения с ссылкой на пункт ст. 77 ТК РФ.
- Дату увольнения (последний рабочий день).
- Заполните трудовую книжку в день увольнения. Запись делается на последней свободной странице.
Образец записи об увольнении по собственному желанию (новый образец ТК)
Увольнение в связи с истечением срока трудового договора (п. 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации).
Дата увольнения: «___» __________ 20__ г.
Подпись руководителя организации/уполномоченного лица: _________________ / _________________ /
(ФИО)
Примечание: Если увольнение по инициативе работника (п. 3 ч. 1 ст. 77), вместо основания пишут: «Увольнение по собственному желанию (п. 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации)».
Для электронной трудовой книжки (ЭТК)
- Работодатель обязан иметь электронную подпись (ЭП) для работы в СБИС.
- При увольнении в личном кабинете работодателя в СБИС создаётся запись об увольнении с указанием:
- Даты и основания увольнения.
- Номера и даты приказа.
- Запись автоматически попадает в электронную трудовую книжку работника, доступную на портале «Госуслуги» или в системе СБИС.
- По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать бумажный вкладыш (формы Т-2) с этой записью, который вклеивается в бумажную трудовую книжку (если она у работника есть).
Образец записи в ЭТК (текстовое представление)
Дата события:
Тип события: Увольнение
Основание: П. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (увольнение по собственному желанию)
Номер приказа: № 125-к
Дата приказа:
Организация: ООО «Пример» (ИНН 1234567890)
Кто и когда заполняет? Сроки
- Кто заполняет: Отдел кадров (кадровик) или уполномоченное лицо работодателя.
- Когда: В день увольнения (дата, указанная в приказе как последний рабочий день).
- Кто подписывает: Руководитель организации или уполномоченное лицо (например, начальник отдела кадров, если есть доверенность). Подпись должна быть разборчивой, с расшифровкой ФИО.
Особые случаи и частые вопросы
Увольнение по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 78 ТК РФ)
Запись в ТК: «Увольнение по соглашению сторон (п. 1 части первой статьи 78 Трудового кодекса Российской Федерации)». Дата увольнения — та, которую указали в соглашении.
Увольнение за прогул (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)
Основание: «Увольнение за однократный грубый проступок (прогул) (п. 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации)». Обязательно наличие приказа с указанием даты прогула и факта отсутствия уважительной причины.
Что делать, если в трудовой книжке нет свободных страниц?
Если все страницы заполнены, работодатель обязан выдать новую трудовую книжку (по форме, утверждённой с 2023 года). Старая сдаётся в архив работодателя. В новую переносятся все записи из старой (копии с отметкой архива).
Задержка выдачи трудовой книжки
Если работодатель не выдал ТК в день увольнения, он обязан выплатить средний заработок за всё время вынужденного прогула (ст. 84.1 ТК РФ). Работник может обратиться в ГИТ (Государственную инспекцию труда) или суд.
Права работника при оформлении увольнения
- Проверить правильность записи: дата, основание, подпись, печать организации (для бумажной ТК).
- Получить ТК/вкладыш в день увольнения.
- При наличии ошибки — потребовать её исправления (ст. 84.1 ТК РФ). Исправление делается зачёркиванием неверной записи с указанием даты исправления и подписью.
- При отказе в выдаче, написать заявление на имя руководителя, затем жалобу в ГИТ или суд.
⚠️ Важные изменения с 2023 года:
- Запрещено использование старых бланков ТК (до 2023 г.).
- При увольнении в ЭТК запись вносится только в электронный журнал. Бумажный вкладыш (Т-2) выдаётся только по письменному заявлению.
- В новой бумажной ТК нет графы «Увольнение». Запись делается в общую графу «Сведения о работе» с указанием даты увольнения и основания.
Оформление увольнения в трудовой книжке — формальная, но ответственная процедура. Ключевые правила:
- Используйте только новые бланки ТК или электронную систему.
- Вносите запись в день увольнения с точным указанием основания по ст. 77 ТК РФ.
- Проверяйте запись перед подписанием акта о сдаче-приёмке документов.
- При ЭТК — убедитесь, что запись отражена в вашем личном кабинете.
Соблюдение этих правил защитит ваши права и трудовой стаж от спорных ситуаций в будущем.
Статья актуальна на май 2026 года. Законодательство может меняться. Для сложных случаев консультируйтесь с юристом.