Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника.
В 2026 г. Министерство труда и социальной защиты РФ приняло ряд изменений, направленных на упрощение и цифровизацию процесса ведения трудовой книжки. Ниже приведены основные правила, которые действуют на территории Российской Федерации.
Что такое трудовая книжка?
- Письменный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника.
- Обязателен для всех граждан, работающих в организациях, где применяются трудовые договоры.
- Содержит сведения о: датах начала и окончания работы, должностях, отработанном стаже, причинах увольнения и т.д.
Формы трудовой книжки
- Бумажная трудовая книжка (классический формат).
- Ведётся вручную сотрудником работодателя.
- Содержит 12 страниц, каждая из которых предназначена для определённого вида записей.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) (новый формат, введённый в 2026 г.).
- Ведётся в электронном виде через портал «Госуслуги».
- Позволяет работодателю и работнику в любой момент проверить и обновить данные.
- Сохраняет все юридические свойства бумажной версии, но устраняет необходимость в физическом хранении.
Порядок ведения трудовой книжки
Оформление первой записи
При приёме на работу работник получает первую запись в трудовой книжке, в которой указываются:
- Дата начала работы.
- Должность и место работы.
- Обязанности и условия труда.
- Сведения о работодателе (название, ИНН, КПП).
Оформление последующих записей
Каждая смена места работы, изменение должности, повышение, перевод, а также увольнение фиксируются в трудовой книжке. Важно соблюдать следующие правила:
- Записи должны быть сделаны в порядке времени.
- В каждой записи указывается точная дата изменения.
- При переводе на другую должность в пределах одной организации запись оформляется в том же экземпляре.
- При увольнении в конце работы указывается причина увольнения (например, «по собственному желанию»).
Ведение электронного журнала
Для ЭТК работодатель обязан:
- Регулярно обновлять данные в системе.
- Подтверждать корректность записей через электронную подпись.
- Обеспечивать доступ работника к своему профилю на портале «Госуслуги».
Новые правила 2026 г.
Министерство труда и социальной защиты РФ в 2026 г. утвердило следующие изменения:
- Устранение избыточных требований к бумажной трудовой книжке: теперь в ней не требуется указывать сведения о «состоянии здоровья» и «политической принадлежности».
- Установление периодической проверки достоверности записей (не реже одного раза в год) с помощью автоматизированных систем.
- Обновление порядка оформления форм СТД‑Р (форма «Сведения о трудовой деятельности»), которая теперь может быть выдана в электронном виде.
Как получить электронную трудовую книжку?
- Работник регистрируется на портале «Госуслуги» и подтверждает личность.
- Работодатель заполняет форму «Создание электронного профиля работника» и отправляет запрос.
- После проверки данных работник получает доступ к своему профилю и может самостоятельно просматривать и скачивать отчёты.
Права и обязанности сторон
Работник
- Обязан своевременно сообщать работодателю об изменениях в личных данных (адрес, телефон, банковский счёт).
- Обязан проверять корректность записей в трудовой книжке.
- Обязан хранить копии всех документов, связанных с трудовой деятельностью.
Работодатель
- Обязан вести трудовую книжку в соответствии с законодательством.
- Обязан предоставлять работнику копию трудовой книжки по запросу.
- Обязан обеспечивать защиту персональных данных работника.
Что делать при ошибках в трудовой книжке?
Если обнаружена ошибка, необходимо:
- Сразу уведомить работодателя.
- Получить исправление в письменной форме (для бумажной книжки) или в системе «Госуслуги» (для ЭТК).
- Сохранить копию исправления как доказательство корректировки.
Правила ведения трудовой книжки в 2026 г. направлены на упрощение процесса, повышение прозрачности и доступности данных. Переход на электронный формат позволяет сократить бумажную нагрузку и ускорить обмен информацией между работодателем, работником и государственными органами. Соблюдение всех пунктов правил гарантирует юридическую защиту прав работника и упрощает процесс оформления документов при переходе на новое место работы, повышении, переводе и увольнении.