Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. С 1 января 2023 года в России были введены бланки трудовых книжек нового образца, и в 2026 году кадровикам по-прежнему необходимо строго соблюдать актуальные правила их ведения. В этой статье мы подробно разберем, чем отличается новый бланк, как правильно вносить записи в 2026 году и на какие нормативные акты и статьи опираться.
Что изменилось: новый бланк трудовой книжки
- Обновленный титульный лист: Изменились правила внесения записей об образовании. Теперь необходимо более детально указывать уровень образования и квалификацию в соответствии с современными образовательными стандартами.
- Новые степени и разряды: При получении второй и последующей профессии, специальности, а также при присвоении нового разряда, класса, категории или классного чина используются обновленные формулировки.
- Электронный формат: Сотрудники по-прежнему имеют право подать заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, отказавшись от бумажного носителя.
Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2026 году
Ведение бумажной трудовой книжки нового образца требует строгого соблюдения инструкций. Рассмотрим основные кадровые операции.
Оформление титульного листа
При первичном оформлении трудовой книжки в 2026 году особое внимание уделяется титульному листу. Запись об образовании вносится на основании предъявленного документа об образовании. Обязательно указываются:
- ФИО работника полностью.
- Дата рождения.
- Уровень образования (среднее, высшее и т.д.).
- Профессия, специальность и квалификация (если указаны в дипломе).
Запись о приеме на работу
При трудоустройстве в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование вашей организации. Под ним вносится сама запись о приеме, например: «Принят(а) в отдел продаж на должность менеджера». Если сотрудник принимается в порядке перевода или по срочному договору, это обязательно фиксируется в записи.
Перевод на новую должность
При внутреннем переводе сотрудника важно правильно отразить изменения:
- В графе 3 укажите новое структурное подразделение (или оставьте прежнее, если оно не изменилось) и новую должность, на которую переведен сотрудник.
- В графе 4 обязательно сошлитесь на приказ о переводе (дата и номер).
Запись об увольнении
Запись об увольнении по собственному желанию или по иным статьям ТК РФ вносится в строгом соответствии с формулировками Кодекса. Указывается статья, часть, пункт и подпункт, а также причина увольнения. Все записи увольнения заверяются подписью работодателя и печатью (при наличии).
Как заверить копию трудовой книжки по новому ГОСТу
Часто работникам требуются копии трудовых книжек для банков, визовых центров или госорганов. В 2026 году актуальны требования нового ГОСТа к заверению документов:
- На каждой странице копии ставится надпись «Верно», подпись лица, заверившего документ, с расшифровкой и указанием должности, а также дата заверения.
- Если копия предназначена для предоставления в стороннюю организацию (например, в банк для получения кредита), на последней странице обязательно делается приписка: «Подлинник документа находится в (наименование организации), копия выдана для представления в (наименование организации)».
- Ставится печать работодателя (при наличии).
Книга учета движения трудовых книжек
Помимо самих бланков, кадровику необходимо вести журнал учета. Книга учета движения трудовых книжек в 2026 году также претерпела изменения в правилах ведения. В ней регистрируются:
- Все новые бланки, полученные от сотрудников при трудоустройстве.
- Вновь оформленные трудовые книжки (дубликаты и первые бланки для сотрудников, устраивающихся впервые).
- Вкладыши в трудовые книжки.
Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен сургучной печатью или пломбой.
Полезные статьи и нормативная база
Для углубленного изучения темы рекомендуем ознакомиться со следующими материалами и статьями:
- Постановление Правительства РФ N 320н: Утверждает форму трудовой книжки и вкладыша нового образца (введены в действие с ).
- Приказ Минфина от 55н: Регулирует форму бланков трудовых книжек.
- Статьи и консультации экспертов в системах «КонсультантПлюс» и «Система Кадры»: Содержат наглядные образцы заполнения титульных листов, записей о приеме, переводе и увольнении, а также актуальные шаблоны журналов учета.
Ведение трудовых книжек нового образца в 2026 году требует от кадровых специалистов внимательности и актуализации знаний. Независимо от того, оформляете ли вы документ впервые, делаете перевод на новую должность или заверяете копию для банка, всегда сверяйтесь с последними редакциями нормативных актов и используйте актуальные образцы заполнения. Это позволит избежать штрафов от трудовой инспекции и защитит права ваших сотрудников.