С 2021 г. в России вводится обязательное использование электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако в ряде случаев работник может потребовать бумажную копию, а также в тех случаях, когда работник не подал заявление об отказе от бумажной версии, одновременно применяются оба варианта. Ниже приведён подробный разбор оформления заявления, требования к его содержанию и пример готового текста.
Когда требуется бумажная трудовая книжка?
- При приёме на работу специалистам по кадрам необходимо заполнять только ЭТК.
- Бумажная версия сохраняется, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.
- В некоторых ситуациях, например, при отсутствии доступа к интернету, в старых учреждениях или в случае технических неполадок, бумажная копия может быть временным решением.
- При переходе на электронную версию работодатель выдает бумажную копию после получения соответствующего заявления.
Что должно содержать заявление?
Заявление должно быть оформлено в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и внутренними регламентами организации. Важно, чтобы в документе были указаны:
- ФИО работника.
- Дата и место рождения.
- Сведения о месте работы (наименование организации, адрес, должность).
- Требуемый вид документа – бумажная трудовая книжка.
- Дата выдачи и подпись работника.
- Подпись руководителя или уполномоченного лица.
Шаги оформления заявления
- Сбор информации. Составьте список всех необходимых данных (ФИО, дата рождения, должность, дата приёма на работу).
- Выбор формата. Если вы работаете в компании, где уже ведётся ЭТК, уточните у отдела кадров, нужна ли бумажная копия.
- Написание заявления; Используйте официальный стиль, избегайте жаргона и сокращений.
- Подпись. Заявление должно быть подписано работником и, при необходимости, руководителем.
- Подача в кадровый отдел. Отправьте заявление в отдел кадров или в электронную систему, если она поддерживает бумажные документы.
- Получение копии. После проверки и оформления работодатель выдаст бумажную трудовую книжку.
Пример образца заявления
Ниже приведён готовый шаблон, который можно скопировать и адаптировать под свои нужды.
[Наименование организации]
[Адрес организации]
[Телефон, e‑mail]
Заявление
Я, ФИО (полностью), дата рождения DD.MM.YYYY, работаю в должности должность в отделе отдел с DD.MM.YYYY года.
Прошу выдать мне бумажную копию трудовой книжки в соответствии с действующим законодательством РФ и внутренними нормативными актами организации.
Подпись руководителя (если требуется): ________________________
Пояснения к шаблону
- Вместо ФИО укажите полное имя.
- Вместо DD.MM.YYYY укажите дату рождения и дату начала работы.
- Вместо должность и отдел укажите актуальные данные.
- Если в вашей организации требуется подпись руководителя, добавьте соответствующую строку.
Где подать заявление?
Заявление можно подать:
- В отдел кадров (HR) лично, в офисе компании.
- Через электронную систему управления персоналом, если она поддерживает бумажные документы.
- По почте с копией заявления и копией паспорта (если требуется).
Что делать, если заявление отклонено?
В случае отказа в выдаче бумажной копии, обычно это связано с:
- Неполным заполнением заявления.
- Отсутствием подписи руководителя.
- Нарушением внутреннего регламента компании;
В таком случае уточните причины отказа у отдела кадров, исправьте недочёты и повторно подайте заявление.
Несмотря на переход к электронным трудовым книжкам, бумажная версия остаётся актуальной в ряде случаев. Правильное оформление заявления – ключ к своевременному получению документа. Следуйте приведённым рекомендациям, и процесс будет простым и прозрачным.
Дата публикации: 22‑05‑2026.