Вопрос о необходимости ведения трудовой книжки (бумажной или электронной) остаётся актуальным даже в 2026 году․ За последние годы законодательство РФ несколько раз меняло подход к оформлению и хранению трудовых данных‚ поэтому работодатели и работники часто не знают‚ какие формы оформления сейчас обязательны․

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это официальный документ‚ в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности физического лица․ В неё вносятся сведения о:

• местах и датах работы;
• должностях и должностных разрядах;
• периодах работы в разных организациях;
• получении премий‚ надбавок и иных выплатах;
• социальных отчислениях (например‚ в Пенсионный фонд)․

Изначально такие сведения фиксировались в бумажном виде‚ однако с 2021 года появилась возможность использовать электронную форму․

Бумажный вариант

Бумажная трудовая книжка – традиционный способ‚ при котором все записи вносятся в физический документ‚ хранящийся в бухгалтерии организации․

Электронный вариант

Электронная трудовая книжка – цифровой аналог‚ который хранится в информационных системах‚ доступных как работодателю‚ так и самому работнику (через личный кабинет в СФР)․

Обязательность ведения трудовой книжки в 2026 году

Согласно текущему трудовому законодательству РФ‚ трудовая книжка не является обязательной для всех категорий работников․ Однако её наличие (бумажный или электронный) имеет несколько важных преимуществ:

• Упрощённое оформление при приёме на работу;
• Быстрый доступ к сведениям о трудовой истории при оформлении новых работ;
• Снижение риска потери или утраты данных․

Ключевой момент: для новых сотрудников‚ принятых после 1 января 2026 года‚ оформление бумажной трудовой книжки не требуется․ Вместо неё они автоматически попадают в электронную форму‚ если работодатель использует электронный документооборот․

Как правильно оформить и вести трудовую книжку?

Образец заполнения

В 2026 году действует образец заполнения‚ утверждённый постановлением Госкомтруда․ В нём указаны обязательные поля:

1. ФИО работника;
2. Дата рождения;
3. Место и дата начала работы;
4. Номер и дата выдачи трудовой книжки;
5. Сведения о каждом месте работы (наименование‚ период‚ должность‚ основной доход);
6. Информация о премировании и надбавках;
7. Сведения о выплатах в Пенсионный фонд и другие социальные отчисления․

Ведение в бухгалтерии

Бухгалтерия обычно отвечает за первичное оформление и последующее обновление данных․ При получении новых бланков (или их электронных эквивалентов) в бухгалтерии вносятся сведения о серийном номере‚ номере листа и стоимости․

Потеря бумажной книжки

Если работник потерял бумажную копию‚ работодатель обязан оформить дубликат․ При переходе на электронный формат дубликат не обязателен‚ однако рекомендуется предоставить работнику электронную копию для удобства․

Электронные трудовые книжки: особенности и требования

С 2021 года электронные трудовые книжки стали обязательными для большинства работников‚ однако переход на них не является принудительным․ Работодатель может:

• Вести одновременно и бумажную‚ и электронную форму;
• Перейти полностью на электронный формат‚ если работник согласен;
• Сохранять бумажные записи‚ начатые до 2021 года‚ но уже не обязана их обновлять․

Важно‚ что все изменения в электронной книжке должны быть внесены в систему СФР‚ иначе они не будут учтены при расчёте пенсионных выплат․

Стоит ли переходить на электронную форму?

Преимущества электронной трудовой книжки:

• Меньше риска потери документа;
• Быстрый доступ к информации при оформлении новых работ;
• Автоматическая интеграция с системами ПФР и ФНС;
• Удобство для удалённых сотрудников․

Недостатки:

• Требуется наличие программного обеспечения и технической поддержки;
• Зависимость от технических сбоев и киберугроз;
• Необходимость обучения персонала․

По мнению экспертов (например‚ Ольги Дайнеко из проекта НИФИ Минфина «моифинансы․рф»)‚ переход на электронный формат – это естественная эволюция документооборота‚ но полностью отказ от бумажного аналога пока не обязателен․

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли иметь две трудовой книжки одновременно? – Да‚ если одна из них была открыта до 2021 года и продолжает вестись в бумажном виде․ Однако новые записи должны вноситься только в одну из форм․
• Кто может оформить дубликат? – При утере оригинала работодатель обязан выдать дубликат‚ но только если работник требует его для официальных целей․
• Нужна ли трудовая книжка для удалённых работников? – Для удалённых сотрудников обычно достаточно электронного варианта‚ однако при необходимости подтверждения трудовой истории могут потребоваться выписки из электронной книги․

В 2026 году трудовая книжка не является обязательным документом для всех работников․ Однако её наличие (бумажное или электронное) остаётся важным инструментом для документального подтверждения трудовой деятельности․ Работодатели могут выбирать форму ведения‚ но должны соблюдать требования законодательства и обеспечить правильное оформление всех записей․

Если вы только что устроились на работу после 1 января 2026 года‚ скорее всего‚ вам будет выдана только электронная трудовая книжка․ При этом‚ если вы уже имеете бумажный экземпляр‚ его можно продолжать вести‚ но дальнейшее оформление должно происходить в электронном виде․

Таким образом‚ решение о необходимости и виде трудовой книжки зависит от конкретных условий труда‚ согласия сторон и требований организации․