В 2026 году оформление трудовой книжки регулируется строгими нормами Трудового кодекса РФ и Постановлением Минтруда России № 69. Правильное заполнение документа – обязательный условие для легального начала трудовых отношений. В статье рассматриваются все аспекты оформления, от выбора формы (бумажная / электронная) до примеров записей и типичных ошибок.
Правовая основа
• Постановление Минтруда России от № 69 (ред. от ) – инструкция по заполнению трудовых книжек.
• Трудовой кодекс РФ – требования к оформлению кадровых документов.
• КонсультантПлюс (2026) – образцы и актуальные разъяснения.
Виды трудовой книжки
- Бумажная – традиционный вариант, используется только для лиц, впервые поступивших на работу до перехода на электронный формат.
- Электронная (ЭТК) – с 2026 года ведётся автоматически, если работник уже имеет запись в электронной форме.
Важно: на лиц, впервые поступающих на работу в 2026 году, ведётся только электронная трудовая книжка. Бумажный вариант оформлять не требуется.
Как правильно оформить запись при приёме на работу
Запись в трудовой книжке должна содержать минимум следующие сведения:
- Порядковый номер записи.
- Дата приёма на работу (формат ДД.MM.RRRR).
- Наименование документа, на основании которого произошло приём (трудовой договор, приказ о приёме и т.п.).
- ФИО работника, его должность, подразделение.
- Сведения о документе, подтверждающем законность приёма (например, протокол медосмотра, согласие на обработку персональных данных).
Пример оформления (бумажный вариант):
1 Трудовой договор № 123‑2026 от Иванов Иван Иванович, менеджер отдела продаж
Для электронной формы записи вносятся в систему кадрового учёта, а в бумажной книжке ставится закрывающая запись, подтверждающая переход на электронный формат.
Пошаговая инструкция
- Сбор документов: трудовой договор, приказ о приёме, копия паспорта, протокол медосмотра, согласие на обработку персональных данных.
- Проверка наличия закрывающей записи (если работник уже имеет бумажную книжку). При её наличии в бумажную форму новые записи не вносятся.
- Заполнение ьного листа: ФИО, дата рождения, место рождения, паспортные данные.
- Внесение первой записи согласно перечисленным выше полям.
- Подписи сторон: работодатель и работник ставят подписи (или электронную подпись в случае ЭТК).
- Хранение документа: оригинал хранится у работодателя, копия – у работника.
Примеры записей в разных ситуациях
- Приём на работу – запись с датой, номером и ссылкой на трудовой договор.
- Перевод на другую должность – указывается новый подразделение и новая должность.
- Совместительство – в графе 2 указываются сведения о совместительстве, в графе 4 – документ, на основании которого начато совмещение.
- Увольнение – в конце записи ставится отметка «Уволен» с датой и основанием увольнения.
Таблица‑пример (бумажный)
| № | Дата приёма | Документ | ФИО | Должность | Подразделение |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Трудовой договор № 123‑2026 | Иванов И. И. | Менеджер отдела продаж | Отдел продаж |
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие закрывающей записи при переходе на электронный формат – приводит к невозможности дальнейшего ведения бумажной части.
- Неправильный формат даты (например, запись «10.02.26» вместо «»).
- Отсутствие ссылки на документ, на основании которого сделан приём;
- Неучтённые данные о медосмотре и согласии на обработку ПД – требуются обязательными полями.
- Неправильное нумерацию записей – каждый новый факт должен получать следующий порядковый номер.
Для предотвращения ошибок рекомендуется использовать чек‑лист (см. ниже).
Чек‑лист оформления приёма на работу
- Есть ли закрывающая запись в бумажной книжке? – если да, переход на ЭТК обязателен.
- Собран полный набор документов (договор, приказ, медосмотр, согласие).
- Заполнен ьный лист.
- Внесена первая запись с указанием даты, номера и ссылки на документ.
- Подписи сторон поставлены (или электронная подпись).
- Книжка передана работнику и архивирована у работодателя.
Правильное заполнение трудовой книжки – фундамент юридической корректности отношений с персоналом. В 2026 году ключевыми изменениями являются:
- Обязательное использование электронного формата для новых сотрудников.
- Требование закрывающей записи при переходе от бумажного к электронному ведению.
- Строгое соблюдение перечня обязательных полей записи.
Соблюдая приведённые инструкции и используя примеры из практики, работодатель минимизирует риск ошибок, избегает штрафов и обеспечивает прозрачность кадровых процессов.
Источник: информация из открытых материалов 2026 года, включая акты, образцы и рекомендации КонсультантПлюс.