Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируется трудовая деятельность гражданина. Она необходима для подтверждения стажа, расчёта пенсии, получения соцвыплат и оформления виз. В 2026 году порядок получения и использования трудовой книжки изменился, поэтому важно знать, где и как её получить.
Виды трудовой книжки
- Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, оформляемый в бумажном виде.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог, хранящийся в личном кабинете на порталах Пенсионного фонда и Госуслуг.
Когда требуется бумажная книжка?
Согласно действующему законодательству, бумажную трудовую книжку выдают только в одном случае – при получении дубликата. Это происходит, если:
- Рабочий потерял свою оригинальную книжку.
- Книжка повреждена и не подлежит восстановлению.
- Необходимо оформить замену по требованию работодателя.
В остальных случаях (первичное оформление, переход на электронный формат) оформление происходит в электронном виде.
Как получить дубликат бумажной трудовой книжки?
Для получения дубликата необходимо обратиться в один из следующих органов:
- Отделение Пенсионного фонда России (ПФР) по месту жительства.
- Многофункциональный центр (МФЦ);
- Управление по труду и социальной защите (соцзащита).
В заявлении укажите:
- ФИО работника.
- Номер страхового свидетельства (СНИЛС).
- Причину потери/повреждения.
- Паспортные данные.
После подачи документов в течение 10‑15 рабочих дней вам выдадут дубликат.
Электронная трудовая книжка – как оформить?
Электронная трудовая книжка доступна через:
- Личный кабинет на официальном портале ПФР.
- Портал государственных услуг (Госуслуги).
Для доступа к ЭТК необходимо:
- Зарегистрироваться на портале и пройти идентификацию.
- Перейти в раздел «Трудовая книжка».
- Просмотреть всю информацию о вашей профессиональной деятельности.
- При необходимости распечатать документ или отправить его работодателю в электронном виде.
Электронная форма полностью заменяет бумажный документ при устройстве на работу, в органы соцзащиты и при оформлении виз.
Как предъявить электронную трудовую книжку работодателю?
При устройстве на новую должность работодателю можно предоставить:
- Распечатанный вариант ЭТК.
- Электронный файл (PDF, JPG) с указанием ФИО, кода подразделения ПФР и даты выдачи.
- Ссылку на ваш личный кабинет, где работодатель может проверить информацию.
Важно, чтобы в документе были указаны:
- ФИО работника.
- Номер страхового свидетельства.
- Сведения о местах работы и должностях.
- Сведения о стаже.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Что делать, если я потерял и бумажную, и электронную книжку?
Ответ: Обратитесь в ПФР за восстановлением данных. После подтверждения вашей личности в системе вы получите доступ к ЭТК и сможете оформить дубликат. - Вопрос: Можно ли использовать ЭТК для оформления визы?
Ответ: Да. В визовые центры и консульства предоставляются как распечатанный вариант, так и электронный запрос данных через портал Госуслуг.
- Вопрос: Нужно ли подписывать электронную книжку?
Ответ: Подпись не требуется – электронный документ защищён цифровой подписью ПФР.
Получение трудовой книжки в 2026 году прошло значительные изменения. Бумажный документ теперь выдаётся только в случае потери или повреждения, а основной способ – электронный. Чтобы успешно пройти устройство, следуйте этим рекомендациям:
- Проверьте, есть ли у вас доступ к личному кабинету ПФР или Госуслуг.
- При необходимости оформите дубликат в ПФР или МФЦ.
- Подготовьте распечатанную или электронную форму для предъявления работодателю.
- Убедитесь, что в документе указаны все необходимые сведения о вашей трудовой деятельности.
Соблюдая эти шаги, вы сможете быстро и без лишних сложностей получить трудовую книжку и успешно устройться на новую работу.