Перевод сотрудника, который числится на совместительстве, в постоянную позицию – важный документальный акт. Он фиксируется в трудовой книжке (бумажной или электронной) и имеет свои особенности оформления. В статье подробно разберём, как правильно оформить запись, какие формы используются и какие нюансы следует учитывать.

Нормативная база

Для корректного оформления перевода с совместительства на постоянную работу используются:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 72, 72.2, 81)
• Постановление Правительства РФ № 531 от «Об утверждении формы и содержания трудовой книжки»
• Приказ Минтруда России от № 814 «Об утверждении рекомендаций по заполнению электронных трудовых книжек»

Эти документы регламентируют сроки внесения сведений, форму записи и требования к подписям сторон;

Общие принципы внесения записи

1. Своевременность – запись должна быть сделана не позднее 25‑го числа следующего месяца после фактического перехода сотрудника на постоянную позицию.
2. Точность данных – в записи указываются реквизиты приказа (№, дата), а также дата начала работы по новому статусу.
3. Единый формат – одинаковый шаблон используется как в бумажной, так и в электронной версии трудовой книжки.
4. Подтверждающие документы – копию приказа и (по желанию) согласование сотрудника прикладываются к кадровому делу.

Структура записи в бумажной трудовой книжке

В графе 4 «Сведения о работе» вручную вносится запись в следующем виде:

Запись: Приказ № 156 от «О приеме на работу по совместительству» и Приказ № 189 от «О переводе на постоянную работу».
Дата начала работы по новому статусу: .
Должность: Менеджер отдела продаж (постоянная позиция).
Расчётный тариент/оклад: 45 000 руб.

Если перевод происходит из внешнего совместительства (на другое предприятие), в записи указываются сведения о втором работодателе и дата начала работы в нём.

Образцы записи в электронной трудовой книжке

В электронных формах (например, в системе «Трудовая книжка онлайн») запись оформляется в виде отдельного поля «Перевод с совместительства». Ниже – пример заполнения:

• Тип перехода: Перевод с совместительства на постоянную работу
• Дата перехода:
• Приказ: № 189 от
• Новый статус: Постоянный сотрудник
• Должность: Менеджер отдела продаж
• Оклад: 45 000 руб.

Пример визуального представления:

Запись в электронной книжке

[Раздел] Сведения о работе
[Поле] Перевод с совместительства
 • Приказ № 189 от «О переводе на постоянную работу»
 • Дата начала постоянной работы: 
 • Должность: Менеджер отдела продаж
 • Оклад: 45 000 руб;

Как оформить перевод внутреннего совместителя

Внутренний совместитель – сотрудник, работающий одновременно в нескольких подразделениях одного работодателя. При переходе на постоянную позицию оформление выглядит так:

1. В графе 4 указываются два приказа:
   • Приказ о приеме на работу по совместительству (например, № 156 от ).
   • Приказ о переводе на основную работу (например, № 189 от ).
2. Указывается дата начала работы по новому статусу.
3. В графе 2 фиксируется дата начала работы по совместительству, а в графе 3 – сведения о всех периодах работы в компании.

Пример записи:

Графа 2: – начало работы по совместительству (Менеджер отдела маркетинга).
Графа 3: – (совместительство), – по наст. время (Менеджер отдела продаж).
Графа 4: Приказ № 156 от «О приеме на работу по совместительству»; Приказ № 189 от «О переводе на постоянную работу».

Как оформить перевод внешнего совместителя

Если сотрудник совмещает работу в другой организации, то в записи указываются сведения обоих работодателей:

• Приказ о приеме в первое место работы (внутренний совместитель).
• Приказ о переходе в постоянную позицию в первой организации.
• Документ, подтверждающий наличие совместительства во втором месте (например, трудовой договор с внешней компанией).

Пример записи:

Приказ № 215 от «О переходе на постоянную работу в отдел логистики».
Дата начала постоянной работы: .
Реквизиты внешнего совместительства: Трудовой договор с ООО «Транспортные услуги», с .

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты перехода. Запись без указания даты начала постоянной работы считается некорректной.
• Неуказание номера и даты приказа. Без этого документа трудовая инспекция может оспорить запись.
• Несоответствие формы записи в бумажной и электронной версии. При переходе на электронный формат необходимо полностью синхронизировать данные.
• Пропуск 25‑го числа. Своевременное внесение записи обязательно; иначе возможна задержка в расчёте начислений.

Чтобы избежать ошибок, рекомендуется:

1. Заполнять форму сразу после подписания приказа.
2. Проверять соответствие полей в бумажной и электронной версии.
3. Сохранять копии всех приказов и договоров в кадровом деле.

Пример полного образца записи (бумажный)

Ниже – полностью готовый шаблон, который можно скопировать вручную в трудовую книжку:

Графа 2: – начало работы по совместительству (Менеджер отдела маркетинга).
Графа 3: – (совместительство); – по наст. время (Менеджер отдела продаж).
Графа 4: Приказ № 156 от «О приеме на работу по совместительству»; Приказ № 189 от «О переводе на постоянную работу».
Дата перехода на постоянную работу: .
Должность: Менеджер отдела продаж.
Оклад: 45 000 руб.

Что делать, если запись уже сделана неверно?

Если в трудовой книжке допущена ошибка, необходимо:

1. Сделать отметку о исправлении (зачеркнуть ошибку, подписать обе стороны, указать дату исправления).
2. Внести правильную запись в соответствующую графу.
3. Прикрепить к кадровому делу справку о внесённом исправлении.

Важно, чтобы исправление было задокументировано, иначе при проверке инспектор может посчитать запись недействительной.

Краткое резюме

Для корректного оформления перевода с совместительства на постоянную работу в трудовой книжке необходимо:

• Своевременно (не позже 25‑го числа следующего месяца) внести запись.
• Указать реквизиты приказов и дату начала новой работы.
• Сохранить одинаковый формат записи в бумажной и электронной версиях.
• Следить за точностью данных (дата, номер приказа, должность, оклад).

При соблюдении этих требований запись будет соответствовать требованиям Трудового кодекса и не вызовет замечаний при проверке.

Полезные ссылки:

• Форма трудовой книжки (бумажная)
• Электронные формы трудовых книжек
• Обновлённые образцы записей (2023‑2025)

Если понадобится более детальная консультация – обратитесь к специалисту по кадровому праву.