Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь гражданина в Российской Федерации․ В 2026 году процесс ее оформления и ведения претерпел значительные изменения, связанные с массовым переходом на электронный формат․ Однако бумажный документ все еще имеет юридическую силу для определенной категории работников․ В этой статье мы подробно разберем, как и когда оформляется трудовая книжка, кто несет за это ответственность и какие нюансы необходимо учитывать работодателю и сотруднику․
Кто обязан вести трудовую книжку?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, обязанность по ведению трудовых книжек возлагается на работодателя․ Это правило действует для всех организаций и индивидуальных предпринимателей․ Физические лица, не являющиеся ИП, освобождены от этой обязанности․
Трудовая книжка заводится на каждого сотрудника, который проработал у данного работодателя более пяти дней, при условии, что эта работа является для него основной․ Если же работник принят по совместительству, запись в его основную трудовую книжку вносит работодатель по основному месту работы на основании подтверждающих документов․
Бумажная или электронная: что выбираем?
На текущий момент (май 2026 года) в России сложилась двойная система учета, зависящая от даты первого трудоустройства гражданина и его личного выбора:
- Для впервые устраивающихся на работу: С 2021 года бумажные трудовые книжки для этой категории граждан не оформляются․ На них ведется исключительно электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Работодатель формирует электронный отчет и отправляет данные в Социальный фонд России (СФР)․
- Для работников, имевших трудовой стаж до 2021 года:
- Если сотрудник подал заявление об отказе от бумажной книжки, ведется только ЭТК․ Бумажный документ выдается работнику на руки с соответствующей записью․
- Если сотрудник не подавал заявления об отказе, работодатель обязан вести оба формата: продолжать заполнять бумажную книжку и параллельно передавать сведения в электронном виде․
Порядок оформления трудовой книжки при приеме на работу
Процедура оформления строго регламентирована․ Если работнику необходимо завести новую трудовую книжку (например, он потерял предыдущую и не перешел на ЭТК, или документ пришел в негодность), это делает работодатель․
Когда оформляется документ?
Оформление трудовой книжки осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу․ Это важное требование, нарушение которого может повлечь административную ответственность․
Кто оплачивает бланк?
Как правило, стоимость бланка трудовой книжки оплачивает работник․ Однако существуют исключения, когда расходы полностью берет на себя работодатель:
- Если трудовая книжка была испорчена по вине работодателя (ошибочная запись, порча бланка при заполнении)․
- Если произошла массовая утрата книжек из-за чрезвычайных ситуаций (пожар, потоп и т․д․)․
В этих случаях новый бланк выдается бесплатно за счет средств организации․
Электронная трудовая книжка: как это работает?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это сведения о трудовой деятельности, хранящиеся в информационной системе Социального фонда России․ Механизм прост:
Компания нанимает человека → Кадровая служба вносит данные в систему → Формируется специальный отчет (форма СЗВ-ТД / ЕФС-1) → Отчет отправляется в фонд․
Работник в любой момент может получить выписку из своей ЭТК через портал «Госуслуги», в клиентском банке СФР или обратившись к работодателю (если он является основным местом работы)․
Что делать, если книжка утеряна?
Если работник потерял бумажную трудовую книжку и не переходил полностью на электронный формат, ему необходимо написать заявление работодателю о выдаче дубликата․ Работодатель обязан оформить дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления․ В дубликат вносятся сведения об общем стаже (на основании документов) и детальные сведения о работе у данного работодателя․
Важно помнить: если у работника есть бумажная книжка, но он устроился на работу впервые после 2020 года (что технически невозможно, так как стаж уже был), или если он просто не определился с форматом, действует правило: нет заявления об отказе — ведем бумажную и электронную версии одновременно․
Трудовая книжка, будь то в бумажном или электронном виде, — это главный документ для подтверждения стажа при назначении пенсии, получении социальных выплат и кредитов․ Работодателям следует внимательно следить за сроками оформления (не позднее 7 дней) и правильностью выбора формата (бумажный, электронный или оба сразу) для каждого конкретного сотрудника․ Соблюдение этих правил гарантирует отсутствие проблем с проверяющими органами и защиту прав работников․