Дата актуализации: г.
Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника. В 2026 году в России действует двойная система:
бумажные и электронные трудовые книжки (ЭТК).
Регистрация и ведение этих документов регулируются рядом нормативных актов, а также изменениями, внесёнными в Трудовой кодекс РФ.
Правовая база
- Статья 66.1 Трудового кодекса РФ – определяет понятие сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от – порядок перехода с бумажных трудовых книжек на электронные.
- Приказ Минфина РФ № 320н от – Правила ведения и хранения трудовых книжек (действуют и в 2026 году).
- Приказ Минтруда РФ – уточняет порядок оформления, регистрации и выдачи трудовых книжек.
Типы трудовых книжек
Бумажная трудовая книжка
Оформляется в виде печатного бланка, который выдается работнику при приёме на работу. С г. обязательные реквизиты фиксированы в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. В 2026 году новые бумажные книжки выдаются только тем сотрудникам, которые по закону (например, работники в условиях вахтового метода) не могут пользоваться ЭТК.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Ведётся в информационной системе ФНС России. Доступ к ней получает работник через личный кабинет «Госуслуги» или через корпоративный портал работодателя. Переход на ЭТК обязателен для большинства организаций, за исключением отдельных категорий (например, некоторые вахтовики).
Порядок регистрации трудовых книжек
Регистрация бумажной трудовой книжки
- Подготовка бланка. Использовать только утверждённый бланк, соответствующий требованиям приказа Минфина № 320н.
- Заполнение титульного листа:
- Регистрационный номер в СФР (Система Фондов России).
- Наименование организации‑работодателя.
- ИНН, КПП.
- Контактные данные (адрес, телефон).
- Внесение первой записи – приём на работу:
- Дата приёма.
- Должность, профессия, специальность.
- Код выполняемых функций (по ОКДП).
- Сведения о договоре (трудовой, срочный, проектный).
- Печать и подпись – печать организации и подпись ответственного лица (начальника отдела кадров или бухгалтерии).
- Ведение приходно‑расходной книги – фиксировать выдачу и возврат бланков.
- Выдача работнику – в течение 3 рабочих дней после оформления первой записи.
Регистрация электронной трудовой книжки
- Подготовка данных работодателя в системе ФНС:
- Регистрационный номер в СФР.
- Полное наименование, ИНН, КПП.
- Контактный телефон и e‑mail.
- Создание профиля организации в личном кабинете ФНС (раздел «Электронные трудовые книжки»).
- Загрузка списка работников (формат CSV/Excel) с обязательными полями:
- ФИО, дата рождения.
- СНИЛС.
- Трудовой договор (номер, дата начала).
- Должность, код ОКДП.
- Инициация создания ЭТК – система автоматически генерирует запись в личном кабинете работника.
- Уведомление работника (SMS/почта) с инструкциями по активации доступа через портал «Госуслуги».
- Подтверждение работником – ввод кода из СМС, согласие с условиями обработки персональных данных.
- Внесение первой записи (аналогично бумажной, но в электронном виде).
- Контроль и аудит – ежемесячный отчёт в ФНС о состоянии ЭТК (кол-во новых записей, исправлений).
Необходимые документы
- Заявление работника о выдаче (или переходе на) трудовой книжки.
- Трудовой договор (копия).
- Документ, подтверждающий личность (паспорт).
- СНИЛС работника.
- Для ЭТК – согласие на обработку персональных данных в электронном виде.
- Для бумажной книжки – оригинал бланка, печать организации.
Пошаговая инструкция для работодателя
- Проверить актуальность правил ведения (приказ Минфина № 320н, ФЗ 439‑ФЗ).
- Определить тип книжки (бумажная/ЭТК) в зависимости от категории работника.
- Собрать пакет документов (см. пункт 5).
- Для бумажных книжек:
- Заполнить титульный лист.
- Внести первую запись.
- Подписать и поставить печать.
- Внести запись в приходно‑расходную книгу.
- Для электронных книжек:
- Создать/обновить профиль организации в ФНС.
- Загрузить данные работника.
- Отправить уведомление работнику.
- Контролировать процесс активации;
- Вести регулярный контроль (ежемесячный отчёт, проверка корректности записей).
- Обучить персонал отдела кадров и бухгалтерии (провести инструктаж, раздать методические материалы).
Частые ошибки и рекомендации
- Отсутствие печати или подписи – запись считается недействительной.
- Неправильный код ОКДП – приводит к несоответствию в статистике ФНС.
- Заполнение даты в неверном формате (дд.мм.гггг вместо гггг‑мм‑дд в ЭТК).
- Неактивированный профиль работника в ЭТК – запись не будет отображаться в личном кабинете.
- Отсутствие уведомления о выдаче – может стать основанием для штрафа (пункт 5.2 Приказа Минтруда).
- Хранение бумажных бланков без приходно‑расходной книги – нарушение требований к учёту.
Переход с бумажных книжек на электронные
С 2023 года процесс миграции обязателен для большинства организаций. Ключевые шаги:
- Сформировать реестр всех действующих бумажных трудовых книжек.
- Получить согласие работников на перевод в электронный формат (заявление).
- Внести сведения о каждой книжке в систему ФНС (пакетный импорт).
- Сгенерировать электронные копии записей и отправить их работникам.
- Обеспечить хранение оригинальных бумажных бланков в архиве (не менее 5 лет).
Полезные сервисы и образцы документов
- Образец заполнения трудовой книжки (2026)
- Официальный портал ФНС – Электронные трудовые книжки
- Личный кабинет «Госуслуги» – активация ЭТК
- Приказ Минтруда – правила ведения и хранения
Регистрация трудовых книжек – важный элемент кадрового учёта, который в 2026 году сочетает традиционный бумажный процесс и современную электронную систему. Соблюдение нормативных требований, правильное оформление документов и своевременный контроль позволяют избежать штрафов и обеспечить прозрачность трудовых отношений.
Помните: каждый шаг – от заполнения титульного листа до активации ЭТК – фиксируется в законодательных актах. Регулярно обновляйте внутренние регламенты и обучайте персонал, чтобы процесс регистрации трудовых книжек был безошибочным.
Автор: ваш виртуальный помощник, 2026 г.