Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность гражданина РФ. С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) в кадровом делопроизводстве возникло множество вопросов. Кто имеет право требовать оформление бумажной книжки? Может ли работодатель настаивать на её предъявлении? В каких случаях сотрудник вправе запросить оригинал на руки? Разберемся в этих вопросах подробно, опираясь на актуальные нормы Трудового кодекса (ТК РФ) и законодательные реалии 2026 года.
Право работника требовать оформления трудовой книжки
Согласно российскому законодательству, работник имеет полное право требовать от работодателя внесения записей в трудовую книжку. В частности, сотрудник может настаивать на фиксации информации о:
- Приеме на работу;
- Переводе на другую должность или в другое подразделение;
- Увольнении;
- Поощрениях и наградах за успехи в работе.
Оформление, ведение и хранение бумажной трудовой книжки — это прямая обязанность отдела кадров (или самого работодателя, если штат небольшой). Если сотрудник не отказался от ведения бумажного формата и написал соответствующее заявление, работодатель обязан продолжать вносить записи от руки.
Важный нюанс для 2026 года: сохранение бумажного формата
Если ранее сотрудник подал работодателю заявление о сохранении бумажного формата ведения и оформления трудовой книжки, то в 2026 году работодатель обязан продолжать вносить записи в бумажный документ. Наниматель не вправе требовать от работника отказаться от своего выбора и перейти исключительно на электронный формат.
Может ли работодатель требовать трудовую книжку?
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ). Однако из этого правила есть четкие исключения:
- Трудовой договор заключается впервые (в этом случае трудовую книжку оформляет сам работодатель).
- Работник поступает на работу на условиях совместительства (внешнему совместителю не нужно приносить бумажную трудовую книжку на основное место работы).
Когда требование оригинала правомерно?
Если работник ранее не подавал заявление об отказе от ведения трудовой книжки в бумажном виде, работодатель вправе требовать её предъявления при трудоустройстве, даже при наличии электронных сведений о трудовой деятельности в Социальном фонде России (СФР);
Если у кандидата есть отметка о переходе на ЭТК, работодателю достаточно подавать сведения в СФР в электронном виде. Если такой отметки нет, работодатель обязан попросить работника представить бумажный оригинал.
Кого нельзя заставить заводить бумажную книжку?
Если сотрудник впервые устроился на работу в период с 2021 года, ему могут оформить только электронную трудовую книжку. Бумажный документ в этом случае уже не оформляется; Требовать от такого работника предоставления бумажной трудовой книжки незаконно.
Когда работник может требовать выдачи трудовой книжки на руки?
По общему правилу, в период трудовой деятельности работодатель не выдает трудовую книжку работнику на руки. Она хранится в организации. Однако у сотрудника есть право запросить заверенные копии страниц документа. И здесь важно помнить:
- Работодатель обязан предоставить заверенные копии не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (ст. 62 ТК РФ).
- Работодатель не вправе удерживать с работника какие-либо суммы за изготовление копий или требовать предварительной оплаты.
Исключения: когда оригинал все-таки выдается
Существует ситуация, когда работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки работнику на руки. Это необходимо в целях обязательного социального страхования (например, для назначения пенсии). По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трех рабочих дней.
Во всех остальных случаях, не предусмотренных ТК РФ, у работника нет права требовать оригинал трудовой книжки, а у работодателя нет обязанности его выдавать. Чтобы защитить себя от возможных обвинений в утере документа, работодателю рекомендуется брать с работника расписку о получении оригинала на время.
Что делать при увольнении или если работник не забирает документ?
При увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения. Если работник отказывается забирать документ или отсутствует на рабочем месте, работодатель обязан направить ему уведомление с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку по почте.
С момента направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа. Суды часто встают на сторону обиженных работников, которые уклоняются от получения трудовой книжки, а затем требуют взыскания неполученного заработка за период задержки. Поэтому своевременное отправление уведомления (в 2026 году для этого используются актуальные редакции бланков) — критически важная мера защиты для работодателя.
- Работник имеет право требовать от работодателя оформления трудовой книжки и внесения в нее записей о работе, переводах, поощрениях и увольнении.
- Работодатель вправе требовать предъявления бумажной трудовой при трудоустройстве, если работник не перешел на ЭТК и не является совместителем или первоустраивающимся с 2021 года.
- В период работы выдавать оригинал книжки нельзя (кроме случаев социального страхования), но бесплатно предоставлять заверенные копии — обязанность нанимателя.
- Заставить работника отказаться от бумажной трудовой книжки незаконно.
Соблюдение этих простых правил позволит избежать трудовых споров и штрафов со стороны трудовой инспекции как работодателю, так и поможет защитить свои права работнику.