С 1 января 2026 года в Российской Федерации завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Несмотря на активное внедрение цифровых технологий, бумажная трудовая книжка до сих пор остаётся актуальным и обязательным документом для значительной части работников. Особенно это касается тех, кто не подал заявление об отказе от бумажного варианта или работает в организациях, где по объективным причинам электронный формат пока не внедрён в полной мере.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка — это официальный документ, утверждённый Правительством РФ, который содержит сведения о трудовой деятельности работника: месте работы, должности, переводах, увольнениях, наградах и других значимых событиях. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66), именно трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника.

Её значение особенно велико при:

• оформлении пенсии;
• получении социальных льгот;
• устроении на новую работу;
• подтверждении стажа для премий, отпусков, надбавок;
• разрешении споров о трудовых правах.

Прием на работу: обязательные действия работодателя

При приёме на работу нового сотрудника в 2026 году работодатель обязан выполнить ряд процедур, связанных с трудовой книжкой. Эти действия регулируются Трудовым кодексом РФ, Положением о трудовой книжке (утв. Постановлением Правительства РФ от № 695) и другими нормативными актами.

Шаг 1: Определение формы трудовой книжки

Перед оформлением приёма на работу работодатель должен выяснить, какую трудовую книжку будет использовать работник:

• Бумажная трудовая книжка — если работник не подавал заявление об отказе от неё;
• Электронная трудовая книжка (ЭТК), если работник подал заявление в Пенсионный фонд РФ (ПФР) об отказе от бумажного варианта.

Важно! Если работник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодатель обязан вести и оформлять именно бумажный вариант, даже если в организации уже используется электронный документооборот.

Шаг 2: Проверка наличия трудовой книжки

При приёме на работу сотрудник обязан предоставить:

1. Паспорт;
2. Трудовую книжку (если есть);
3. СНИЛС;
4. Документ об образовании и квалификации;
5. Документы о воинской обязанности (для мужчин);
6. Заявление о приёме на работу.

Если трудовая книжка отсутствует:

• Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с момента приёма на работу;
• Форма бланка — утверждённая Правительством РФ (с 2021 года, с водяными знаками, защитой от подделок);
• В графе «Сведения о работе» указывается: «Первая трудовая книжка».

Шаг 3: Оформление записи о приёме на работу

Запись о приёме на работу вносится в трудовую книжку в день фактического начала работы (ст. 66 ТК РФ). Порядок внесения записи:

1. Номер записи — присваивается последовательно, начиная с №1.
2. Дата приёма, указывается в формате «день.месяц.год» (например, ).
3. Основание приёма — указывается на основании приказа (распоряжения) работодателя (например: «Принят на должность бухгалтера по приказу №12 от »).
4. Наименование подразделения и должности — должно точно соответствовать штатному расписанию.
5. Подпись ответственного лица — как правило, это кадровый работник или руководитель.
6. Печать организации — ставится, если в организации предусмотрена обязательная печать (для юридических лиц — обязательно).

Пример записи:

№ 1
г. Принят на работу в должность инженера-технолога по приказу №12 от г.
Подпись: ___________ /И.И. Иванов/

Шаг 4: Выдача трудовой книжки работнику

После внесения записи о приёме на работу трудовая книжка выдаётся работнику под роспись в специальном журнале учёта трудовых книжек. Работник должен расписаться в получении документа.

Важно! Работодатель не имеет права удерживать трудовую книжку у себя после оформления приёма, это нарушение ТК РФ (ст. 66, ч. 5). Исключение — случаи, когда книжка передаётся в архив для хранения по окончании трудовых отношений.

Особенности ведения бумажной трудовой книжки в 2026 году

Несмотря на переход на ЭТК, бумажные книжки остаются в обороте, и правила их ведения не изменились:

• Запрещено вносить записи карандашом, корректором, или с исправлениями (если ошибка — делается исправляющая запись с указанием причины).
• Запрещено вносить записи, не подтверждённые приказом работодателя.
• Запрещено вносить сведения о работе, не связанные с трудовыми отношениями (например, о волонтёрстве, стажировке — если не предусмотрено законом).
• Обязательно использовать только утверждённые бланки с защитными элементами (с 2021 года).
• Ответственность за ведение трудовой книжки несёт кадровая служба или уполномоченное лицо (например, директор в малом бизнесе).

Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

Если работник пришёл на работу без трудовой книжки и не может её восстановить, работодатель обязан:

1. Оформить новую трудовую книжку;
2. В графе «Сведения о работе» указать: «Вместо утраченной трудовой книжки»;
3. На основании документов (справок с предыдущих мест работы, архивных выписок, свидетельств коллег) восстановить сведения о трудовом стаже;
4. Приложить к трудовой книжке копии подтверждающих документов (если они есть).

Работник должен написать заявление о потере книжки и дать согласие на восстановление стажа. Работодатель вправе обратиться в ПФР за сведениями о трудовом стаже работника.

Ответственность работодателя

Нарушение правил ведения трудовой книжки влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей;
• Повторное нарушение — штраф до 70 000 рублей и возможная приостановка деятельности на срок до 90 суток.

Кроме того, ошибки в трудовой книжке могут привести к отказу в назначении пенсии, что влечёт за собой материальную ответственность работодателя перед работником.

Несмотря на развитие электронных технологий, бумажная трудовая книжка в 2026 году остаётся юридически значимым документом, особенно для работников старшего возраста, тех, кто работает в сельской местности, или в организациях с ограниченным доступом к цифровым системам;

Ключевые принципы ведения бумажной трудовой книжки при приёме на работу:

• Проверяйте, есть ли у работника бумажная книжка или он перешёл на ЭТК;
• Оформляйте новую книжку только при отсутствии старой и при отсутствии заявления об отказе;
• Вносите записи строго по приказу, чётко и без исправлений;
• Выдавайте книжку работнику под роспись в день приёма;
• Храните журналы учёта трудовых книжек не менее 75 лет (по закону об архивном деле).

Правильное ведение трудовой книжки — это не только формальность, это защита прав работника и репутации работодателя. В эпоху цифровизации помните: бумажная книжка — это живая история трудового пути человека, и она заслуживает бережного отношения.

Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Рекомендуется регулярно сверяться с изменениями в Трудовом кодексе РФ и нормативных актах ПФР.