Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника. В России она является обязательной для всех граждан, которые впервые поступают на работу, а также для тех, кто меняет работодателя, переводится на другую должность или увольняется. В данной статье мы подробно разберём:
- Правовые основы, регулирующие трудовые книжки;
- Новые требования к оформлению и хранению;
- Как правильно заполнить трудовую книжку в 2026 году;
- Примеры типичных записей;
- Ответственность работодателя и работника;
- Как получить дубликат и что делать при потере документа.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: дата начала работы, должность, стаж, переводы, увольнения, а также награды и достижения. Она служит доказательством трудового стажа и квалификации, необходимой при переходе на новую работу, при получении пенсионных выплат и в других официальных процедурах.
Ключевые сведения, которые обязательно должны быть в трудовой книжке:
- ФИО работника, дата рождения, место жительства;
- Номер и дата выдачи трудовой книжки;
- Данные о работодателе (наименование, ОГРН, ИНН, адрес);
- Дата начала работы, должность, стаж;
- Переводы на другую должность или в другую организацию;
- Увольнение и основания его прекращения;
- Награды и признания (если применимо).
Правовые основы
Трудовые книжки регулируются рядом нормативных актов:
- Федеральный закон от г. № 439-ФЗ «О трудовой книжке»;
- Постановление Минтруда России от г. № 69 (ред. от ) – Инструкция по заполнению трудовых книжек;
- Постановление Правительства РФ от г. – Правила ведения и хранения трудовых книжек.
В соответствии с пунктом 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, работодатели обязаны делать записи о приёме, переводах, увольнениях и прочих изменениях в трудовом статусе сотрудника.
Новые требования к оформлению (с 2004 г. и 2024 г.)
Начиная с 2004 г. в России применяются новые бланки трудовых книжек. С 2024 г. введён новый образец, который отличается более строгим форматированием и дополнительными полями для электронных данных.
Ключевые изменения:
- Новый бланк содержит поле для QR‑кода, который хранит цифровую копию записей;
- Указание даты и места выдачи дубликата на титульном листе;
- Обязательное заполнение вкладыша при выдаче дубликата;
- Упрощённые правила для индивидуальных предпринимателей (ИП): они обязаны вести трудовые книжки так же, как и любые другие работодатели.
Какой бланк выбрать при оформлении дубликата?
- Если у вас есть старый чистый бланк, выданный до 2024 г., вы можете использовать его;
- Или оформить дубликат на новом образце, если он доступен в вашей организации.
Расходы на приобретение бланка ложатся на работника, если утеря произошла по его вине.
Как правильно заполнить трудовую книжку?
Ниже приведён пошаговый алгоритм заполнения трудовой книжки в 2026 году.
- Титульный лист: Заполняется при выдаче первой книжки и при выдаче дубликата. Включает ФИО, дату рождения, место жительства, номер и дату выдачи.
- Приём на работу: Вводится дата начала работы, должность, стаж (в годах и месяцах), а также сведения о работодателе.
- Перевод на другую должность: Записывается новая должность, дата перевода, а также стаж, накопленный до перевода.
- Увольнение: Указывается дата увольнения, основания (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по истечении срока договора и т.д.) и итоговый стаж.
- Награды и признания: При наличии, указываются дата и вид награды.
- Подписи: В каждой записи обязательно подпись работодателя и печать (если применимо).
Важно помнить: для лиц, впервые поступивших на работу, трудовая книжка в бумажном виде не заполняется (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от г. № 439-ФЗ). В таком случае в титульном листе фиксируются только основные сведения, а все дальнейшие записи делаются в отдельном бланке.
Примеры заполнения
Ниже приведены типичные примеры записей, которые можно использовать в качестве шаблона.
5.1 Приём на работу
Дата начала работы:
Должность: Менеджер по продажам
Стаж: 0 лет 0 месяцев
Работодатель: ООО «Ритм» (ИНН 1234567890, ОГРН 9876543210, адрес: г. Москва, ул. Театральная, д. 10)
5.2 Перевод на другую должность
Дата перевода:
Новая должность: Senior менеджер по продажам
Стаж до перевода: 0 лет 4 месяца
5.3 Увольнение по собственному желанию
Дата увольнения:
Основание: По собственному желанию
5.4 Награда
Награда: «Лучший сотрудник года»
Ответственность работодателя и работника
- Работодатель обязан:
- Вести трудовые книжки своевременно и корректно;
- Подписывать все записи и прикреплять печать;
- Обеспечивать хранение книжек в течение 30 лет после окончания трудового договора.
- Работник обязан:
- Проверять правильность записей при выдаче;
- Сообщать о любых ошибках работодателю в течение 3 дней;
- Сохранять трудовую книжку в надёжном месте.
Как получить дубликат трудовой книжки?
При потере, кражах или повреждении трудовой книжки работник имеет право на получение дубликата. Процедура:
- Подать заявление в отдел кадров работодателя;
- Предоставить копию паспорта и справку о потере (если требуется);
- Получить новый бланк (старый или новый, в зависимости от выбора работодателя);
- Заполнить титульный лист и вкладыш;
- Получить дубликат после подписания и печати.
Где получить бланки и вкладыши?
Бланки трудовых книжек и вкладыши можно скачать бесплатно с официальных сайтов:
- Сайт Минтруда России: https://mintrud.gov.ru
- Сайт Федеральной службы по труду: https://www.federaltrud.ru
- Сайт «Работник‑Инфо»: http://rabotnik-info.ru/priem-na-rabotu/trudovaya-knizhka/
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать старый бланк после 2024 г.? Да, старые бланки до 2024 г. остаются действительными, но при оформлении дубликата рекомендуется использовать новый образец.
- Кто оплачивает расходы на новый бланк? Если утеря произошла по вине работника, расходы ложатся на него.
- Нужно ли сохранять трудовую книжку после увольнения? Да, работник обязан хранить её в течение 30 лет после окончания трудового договора.
- Можно ли получить дубликат, если работник уже уволился? Да, дубликат можно получить в течение 30 лет после окончания трудового договора.
Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовой стаж и квалификацию. В 2026 году правила её заполнения и хранения стали более строгими, но при правильном подходе процесс остаётся простым. Следуйте приведённым рекомендациям, чтобы избежать ошибок и обеспечить корректное ведение трудовой книжки.
Если у вас возникли вопросы, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров вашего работодателя или в официальные сервисы Минтруда.