Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. В 2026 году ведение этого документа имеет свои особенности, так как сейчас активно применяется смешанный формат: традиционная бумажная книжка и электронная трудовая книжка (ЭТК). Работодателю крайне важно соблюдать актуальные требования закона, чтобы избежать штрафов и претензий со стороны сотрудников.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно вести бумажную и электронную трудовую книжку, какие записи вносить, как исправлять ошибки и на что обращать внимание в 2026 году.
Бумажная трудовая книжка: актуальные правила
Несмотря на цифровизацию, бумажная трудовая книжка не отменена. Если сотрудник не написал заявление о переходе на электронный формат и в его бумажном документе нет закрывающей записи, работодатель обязан принять её, ставить записи о приеме на работу, вести по прежним правилам и хранить в организации.
Оформление нового сотрудника
Если на работу устраивается сотрудник без трудового стажа (впервые), организация должна оформить ему сведения о периодах работы в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки. Однако, если по каким-то причинам оформляется бумажный бланк, важно соблюдать порядок заполнения ьного листа:
- ФИО — указывается полностью, без сокращений.
- Дата рождения — арабскими цифрами (например, 15 мая 2004 года).
- Образование, указывается на основании документа об образовании (среднее, высшее и т;д.).
- Профессия, специальность, записывается в соответствии с дипломом.
- Дата заполнения — ставится день внесения первой записи.
- Подписи — обязательно ставится подпись самого работника, подпись лица, ответственного за ведение книжек, и печать организации (при наличии).
Внесение записей о трудовой деятельности
Все записи в бумажной трудовой книжке вносятся перьевой или гелевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Записи должны иметь порядковые номера в разделе «Сведения о работе».
Основные правила внесения записей:
- Прием на работу — в графе 1 ставиться порядковый номер, в графе 2 — дата приема. В графе 3 указывается наименование организации и структурного подразделения, должность, профессия. В графе 4, дата и номер приказа о приеме.
- Перевод — вносится запись о переводе на другую постоянную работу со ссылкой на приказ работодателя.
- Увольнение — в графе 3 записывается причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ, в графе 4 — дата и номер приказа об увольнении. Запись заверяется подписью работодателя и печатью.
- Смена фамилии, на ьном листе старая фамилия зачеркивается одной чертой, новая пишется рядом. Внутри обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения (паспорт, свидетельство о браке).
Исправление ошибок в бумажной книжке
Зачеркивать записи в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено. Если обнаружена ошибка, она признается недействительной. Для этого:
- В графе 1 указывается следующий порядковый номер.
- В графе 2 ставится дата внесения исправления.
- В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна», а затем вносится правильный текст.
- В графе 4 повторяется дата и номер приказа, на основании которого внесена неверная запись, либо указывается новый приказ.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): что нужно знать
Электронная трудовая книжка хранит данные о трудовой деятельности в информационной системе Социального фонда России (СФР). В ЭТК хранятся сведения о приеме, увольнении, переводах и других событиях.
Преимущества и недостатки ЭТК
Преимущества:
- Данные не могут быть утеряны или испорчены (сгореть, затереться).
- Работник может в любой момент посмотреть сведения через Госуслуги или портал СФР.
- Упрощается процесс получения выписок и заверенных копий для банков и госорганов.
Недостатки и риски:
- Возможны технические сбои и ошибки при передаче данных от работодателя в СФР.
- Необходимость регулярной подачи отчетности для поддержания актуальности данных.
Кто должен вести ЭТК
Вести электронные трудовые книжки обязаны все работодатели (как организации, так и индивидуальные предприниматели) с 1 января 2020 года. С 2021 года при приеме сотрудников без трудового стажа формируются только электронные сведения, бумажная книжка им не выдается.
Как внести данные в ЭТК
Работодателю не нужно заполнять какой-то отдельный электронный файл. Данные в ЭТК попадают через регулярную подачу отчетности. Работодатель сдает отчет ЕФС-1 (в частности, подраздел 1 «Сведения о трудовой деятельности всех лиц») в Социальный фонд России. Именно на основе этого отчета пополняется электронная трудовая книжка сотрудника.
Важно: Сроки сдачи сведений в 2026 году строго регламентированы:
- При приеме или увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
- При переводе, повышении и т.д. — ежемесячно не позднее 25 числа следующего месяца.
Как исправить данные в ЭТК
Если работодатель допустил ошибку в отправленных сведениях, он должен подать в СФР корректирующий отчет. Просто «отредактировать» базу СФР работодатель не может — все изменения фиксируются через подачу новых форм ЕФС-1 с типом «корректирующая» или «отменяющая».
Переход на ЭТК: заявления и юридические аспекты
Если работник, который ранее вел бумажную трудовую книжку, решает перейти на электронный формат, он должен написать заявление. В заявлении указывается: «Прошу в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ вести мою трудовую книжку в электронном виде и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности».
После получения заявления работодатель:
- Вносит в бумажную трудовую книжку запись о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК.
- Выдает бумажную трудовую книжку на руки работнику под роспись. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ведение бумажного документа.
Как заверить копию трудовой книжки в 2026 году
Часто работникам требуются копии трудовой книжки для получения кредита, визы или оформления пособий. В 2026 году заверение копии должно производиться строго по новому ГОСТу. На каждой странице копии ставится:
- Надпись «Верно» (или «Копия верна»).
- Должность лица, заверившего копию;
- Подпись заверителя с расшифровкой.
- Дата заверения.
- Печать организации (при наличии).
Если копия предоставляется для передачи в стороннюю организацию (например, в банк), необходимо добавить отметку о месте, куда будет представлен документ: «Подлинник документа находится в ООО «Название», копия выдается для предъявления в…». Если копия делается для внутреннего использования, эту отметку ставить не нужно.
Частые ошибки при ведении трудовых книжек
Чтобы избежать штрафов от трудовой инспекции, избегайте следующих распространенных ошибок:
- Внесение записей не на основании приказа. Любая запись должна строго соответствовать распорядительному документу.
- Нарушение сроков подачи отчета ЕФС-1. Опоздание с отправкой данных в СФР даже на один день грозит крупными штрафами.
- Неверное указание причины увольнения. Формулировка должна слово в слово совпадать с формулировкой ТК РФ.
- Игнорирование заявлений сотрудников. Если работник написал заявление на ЭТК, работодатель обязан его удовлетворить и выдать бумажную книжку в срок до 3 рабочих дней.
Ведение трудовой книжки работника в 2026 году — это процесс, требующий двойного контроля: за правильностью записей на бумаге и за своевременной отправкой данных в электронную систему СФР. Главное — соблюдать инструкции Минтруда, внимательно вносить данные и не нарушать сроки отчетности. Использование программного обеспечения (например, 1С:ЗУП) значительно упрощает эту задачу, автоматизируя формирование как записей, так и отчетов ЕФС-1.