Трудовая книжка — это основной официальный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Её ведение регулируется законодательством Российской Федерации‚ в первую очередь — Трудовым кодексом РФ и Постановлением Правительства РФ от № 225‚ а также актуальными изменениями‚ вступившими в силу с 2021 года. В 2026 году правила ведения трудовых книжек остаются в силе‚ но существенно изменились в сторону цифровизации. Ниже — подробное руководство для работодателей и кадровых служб.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка — это персональный документ работника‚ в который работодатель вносит сведения о:

• приеме на работу;
• переводах на другую работу;
• увольнении;
• наградах и поощрениях (по желанию работодателя);
• выдаче дубликата или выписки.

Эти записи являются юридически значимыми и используются для:

• назначения пенсии;
• подтверждения стажа при трудоустройстве;
• получения льгот и компенсаций;
• оформления социальных выплат.

Бумажная или электронная трудовая книжка: что выбрать в 2026 году?

С 1 января 2021 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК). С 2026 года действует следующий порядок:

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Формат: хранится в системе Пенсионного фонда РФ (ПФР).
• Доступ: работник может получить доступ через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги.
• Обязательность: при первичном трудоустройстве с 2021 года работодатель обязан оформить ЭТК‚ если работник не подал заявление об отказе от неё.

Бумажная трудовая книжка

• Остаётся в силе для тех‚ кто подал заявление о сохранении бумажного варианта до или позже‚ но до начала работы в новой организации.
• Если работник не подавал заявление о выборе формата, работодатель обязан вести ЭТК‚ а бумажную книжку не ведёт‚ но сохраняет на руках у работника.

Одновременное ведение двух форматов

Запрещено! Согласно Приказу Минтруда № 320н от ‚ работодатель не ведёт одновременно и бумажную‚ и электронную трудовую книжку. Исключение — если работник уже имеет бумажную книжку и подал заявление о её сохранении. В этом случае:

• ЭТК не оформляется;
• все записи вносятся только в бумажную книжку.

Обязанности работодателя при оформлении трудовой книжки

Приём на работу впервые

Если сотрудник никогда не работал и не имеет трудовой книжки:

1. Работодатель обязан оформить бумажную трудовую книжку в течение одной недели со дня приёма на работу (ст. 66 ТК РФ).
2. Если сотрудник не подал заявление о сохранении бумажной книжки — оформляется электронная трудовая книжка.
3. На ьном листе указываются:
• ФИО работника;
• дата рождения;
• образование;
• профессия (специальность);
• дата оформления книжки;
• подпись работодателя и печать организации.

Приём на работу с трудовой книжкой

Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку:

• Работодатель не выдаёт новую книжку.
• Проверяется корректность всех записей.
• Если работник подал заявление о переходе на ЭТК, вносится запись о приёме на работу‚ а бумажная книжка остаётся у работника как архивный документ.
• Если заявление не подано — все последующие записи вносятся только в бумажную книжку.

Как правильно вносить записи в трудовую книжку?

Инструкция по заполнению утверждена Постановлением Минтруда РФ от № 69. Основные правила:

Формат записи

• Записи вносятся чернилами чёрного цвета (не карандашом‚ не краской).
• Использование корректора‚ зачёркиваний и исправлений запрещено.
• Все записи должны быть ссылкой на приказ (номер и дата).

Примеры записей

Приём на работу

Графа 1: Дата приёма —
Графа 2: Наименование должности — Менеджер по продажам
Графа 3: Основание, Приказ № 45 от

Увольнение по собственному желанию

Графа 1: Дата увольнения —
Графа 2: Основание — п. 3 ст. 77 ТК РФ — по собственному желанию
Графа 3: Приказ № 120 от

Перевод на другую должность

Графа 1: Дата перевода,
Графа 2: Наименование должности — Ведущий менеджер по продажам
Графа 3: Основание — Приказ № 78 от

Графа 13 — выдача сведений на руки

Если работник запросил выписку из трудовой книжки (например‚ для получения кредита)‚ в графе 13 делается запись:

«Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ»

Затем работник расписывается в получении сведений.

Выдача выписки из трудовой книжки (форма СТД-Р)

С 2021 года работодатель обязан выдавать выписку из трудовой книжки только тем сотрудникам‚ которые:

• подали заявление об отказе от бумажной трудовой книжки;
• и получили электронную трудовую книжку.

Форма выписки — СТД-Р‚ утверждена Приказом Минтруда № 320н.

Важно! Если сотрудник не подавал заявление об отказе от бумажной книжки — выписку СТД-Р ему не выдают. Вместо этого он может получить копию своей бумажной книжки‚ заверенную печатью.

Хранение трудовых книжек

Правила хранения установлены Приказом Минтруда № 320н от :

• Бумажные трудовые книжки хранятся в специальном сейфе или шкафу с доступом только уполномоченному лицу (кадровик‚ бухгалтер).
• Срок хранения — 75 лет после увольнения работника.
• При увольнении книжка выдаётся работнику в день увольнения под роспись.
• При утрате или повреждении — оформляется дубликат на основании документов (приказы‚ справки‚ архивные выписки).

Что делать‚ если трудовая книжка утеряна?

Если работник потерял трудовую книжку‚ работодатель обязан:

1. Получить от работника заявление о выдаче дубликата.
2. Собрать документы‚ подтверждающие трудовую деятельность (приказы‚ справки‚ трудовые договоры‚ архивные выписки).
3. Оформить дубликат по форме‚ утверждённой Правилами № 225.
4. В дубликате делается запись: «Дубликат выдан взамен утраченной трудовой книжки».
5. Дубликат заверяется печатью и подписью руководителя.

Переход на электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция

Если работник хочет перейти на ЭТК‚ он должен:

1. Подать заявление в письменной форме на имя работодателя (бланк можно взять в кадровом отделе).
2. Работодатель в течение 3 рабочих дней направляет сведения в ПФР (форма СЗВ-ТД).
3. После обработки ПФР уведомляет работника через личный кабинет.
4. После этого бумажная книжка остаётся у работника как исторический документ‚ но новые записи в неё не вносятся.

Особенности для удалённых сотрудников и совместителей

• Удалённые сотрудники: трудовая книжка (бумажная или электронная) оформляется так же‚ как для офисных работников. Работодатель обязан направить сведения в ПФР в срок.
• Совместители: если работа по совместительству — в трудовую книжку вносится запись только по основному месту работы. По совместительству — запись не вносится‚ если только работник не просит внести её по собственному желанию (тогда — только в бумажную книжку).

Штрафы за нарушения

Нарушение правил ведения трудовых книжек влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
• За утрату или повреждение книжки, штраф до 50 000 рублей.

• Электронная трудовая книжка — это будущее‚ но бумажная не отменена для тех‚ кто её сохранил.
• Не ведите две книжки одновременно — это нарушение закона.
• Все записи должны быть обоснованы приказами и оформлены строго по инструкции.
• Выписка СТД-Р выдаётся только при наличии заявления об отказе от бумажной книжки.
• Храните книжки надёжно — срок хранения — 75 лет.
• Своевременно передавайте данные в ПФР — это ваша юридическая обязанность.

Соблюдение этих правил не только избавит вашу организацию от штрафов‚ но и обеспечит защиту прав работников — ведь трудовая книжка, это не просто бумага‚ а история их профессиональной жизни.

Важно! Регулярно проверяйте обновления на сайте Минтруда РФ и ПФР — законодательство в сфере кадрового учёта постоянно совершенствуется.