Трудовая книжка — главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. В 2026 году кадровикам необходимо учитывать важные изменения в законодательстве, которые затрагивают как бумажную, так и электронную форму документа. Главная актуальная нормативная база — Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные приказом Минтруда (Минфина) от № 320н, а также новые стандарты, вступившие в силу с .

В данной статье мы подробно разберем, как правильно заполнять трудовые книжки, какие записи вносить, а также на что обратить особое внимание в текущем году.

Ключевые изменения 2026 года

При ведении кадрового делопроизводства в 2026 году обязательно учитывайте следующие нововведения:

• Отказ от бумажных бланков для новых сотрудников: если сотрудник впервые начинает трудовую деятельность после 1 января 2026 года, оформлять для него бумажную трудовую книжку не нужно. Сведения о его стаже формируются исключительно в электронном виде (ЭТК).
• Изменения в уровнях навыков (с ): согласно постановлению Минтруда и соцзащиты от № 110, скорректированы Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих. Изменения направлены на повышение точности классификации труда и гармонизацию с системой образования. Это важно для единообразия при оформлении кадровых и страховых документов.
• Двойной формат ведения: трудовые книжки в 2026 году можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. Для тех, кто сохранил бумажный вариант, он продолжает вестись по прежним правилам, но параллельно формируется электронная учетная запись.

Оформление ьного листа

ьный лист бумажной трудовой книжки заполняется тщательно и без ошибок, так как исправления здесь недопустимы. На ьном листе указываются:

1. ФИО работника: в строгом соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность.
2. Дата рождения: арабскими цифрами (например, 15 мая 1990 года запишется как 15 05 1990).
3. Образование: указывается уровень образования (среднее, высшее и т.д.) на основании предоставленных документов об образовании.
4. Профессия/специальность: записывается в соответствии с документами о квалификации.
5. Дата заполнения: проставляется дата внесения первой записи.
6. Подписи: ставится подпись самого работника, подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, и печать организации (при наличии).

Внесение записей о приеме, переводе и увольнении

Все записи в разделе «Сведения о работе» нумеруются сквозным порядком. В графе 2 ставится дата события, в графе 3 — сама запись, в графе 4 — реквизиты приказа.

Прием на работу

При приеме на работу в графе 3 делается запись в следующем формате:

«Принят(а) в [наименование структурного подразделения] на должность [наименование должности, профессии, специальности]».

Важно: сведения о начале трудовой деятельности необходимо внести в электронном виде в учетную программу работодателя (для передачи в СФР), выбрав кадровое мероприятие «ПРИЕМ».

Перевод и совместительство

• Перевод: вносится на основании приказа о переводе. Указывается новое место работы и должность.
• Совместительство: запись о работе по совместительству вносится по желанию работника. Основанием будет служить документ, подтверждающий работу по совместительству (например, справка с основного места работы или копия приказа).
• Вахтовый метод: при вахтовом методе работы в трудовой книжке делается стандартная запись о приеме на работу, но с обязательным указанием на вахтовый характер работы (например: «Принят в строительный участок на должность мастера строительных работ, вахтовый метод»).

Увольнение

Запись об увольнении должна точно соответствовать формулировке Трудового кодекса РФ. Обязательно указывается статья, часть, пункт и причина увольнения. Днем увольнения считается последний день работы сотрудника.

Отражение изменений в организации

Ситуации реорганизации компании, смены её названия или полной ликвидации требуют корректного отражения в трудовых книжках сотрудников.

Согласно п. 13 Порядка ведения и хранения трудовых книжек:

• При смене наименования организации: в графе 3 раздела «Сведения о работе» отдельной строкой делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то». В графе 4 указывается основание (приказ о переименовании).
• При реорганизации: вносится запись о том, что организация реорганизована (преобразована, присоединена и т;д.) с указанием нового юридического лица.

Исправление ошибок и внесение изменений

Если в бумажной трудовой книжке допущена ошибка, её нельзя зачеркивать (за исключением ьного листа при смене ФИО). В разделе «Сведения о работе»:

1. В графе 1 ставится следующий порядковый номер.
2. В графе 2 — дата внесения исправления.
3. В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна, принят(а) на должность…» (или иная верная формулировка).
4. В графе 4 повторяются реквизиты приказа, на основании которого вносилась ошибочная запись (или нового приказа, если ошибка была в реквизитах).

При смене фамилии на ьном листе старая фамилия зачеркивается одной чертой, а новая пишется рядом. Ссылка на документ (паспорт, свидетельство о браке) дается на внутренней стороне обложки.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году

Электронная трудовая книжка стала полноценным аналогом бумажного документа. В 2026 году работодатели обязаны своевременно передавать сведения о кадровых мероприятиях в Социальный фонд России (СФР).

Что нужно знать про ЭТК:

• Оформить ЭТК можно через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте СФР.
• Там же можно заказать выписку о стаже.
• Работодатель вносит данные в свою учетную программу и отправляет отчетность в СФР в установленные сроки.
• Переход на ЭТК не лишает работника права иметь бумажную книжку, если он был трудоустроен до 2026 года и написал соответствующее заявление о сохранении бумажного формата.

Ведение трудовых книжек в 2026 году требует от кадровых специалистов внимательности и знания актуальных норм. Главное правило — строго следовать Приказу Минтруда № 320н и своевременно отражать все изменения (включая новые уровни квалификации). Помните, что для новых сотрудников бумажный бланк больше не оформляется, а для остальных параллельно с бумажной версией ведется электронный учет. Сравнивайте свои записи с актуальными образцами, чтобы избежать штрафов со стороны проверяющих органов и защитить стаж ваших сотрудников.