Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. От её правильного ведения зависит подтверждение трудового стажа для назначения пенсии и других социальных выплат. В 2026 году вступают в силу важные изменения, завершающие переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Данная статья подробно разбирает актуальные правила на основе действующих нормативных актов.

Нормативная база: какие документы регулируют порядок?

Основными документами, устанавливающими правила, являются:

• Трудовой кодекс РФ (статья 66), определяет общие положения.
• Постановление Правительства РФ от № 225 — утверждает «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая постановлением Минтруда РФ от № 69.
• Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает форму, порядок ведения и хранения (актуальная редакция с изменениями).
• Нормативные акты о электронных трудовых книжках (ЭТК);

Виды трудовых книжек: бумажная и электронная

С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению ЭТК. Теперь действуют следующие правила:

1. Электронная трудовая книжка (ЭТК) — основной и обязательный формат. Все сведения о работе передаются работодателем в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде. Работник может в любой момент проверить актуальность своих данных через личный кабинет на портале Госуслуг или сайте СФР.
2. Бумажная трудовая книжка — выдаётся работнику только по его письменному заявлению. Если заявление не подано, сведения вносятся только в ЭТК. Бумажный бланк остаётся у работодателя на хранении, если работник не попросил его выдать.

Важно: Если работодатель не передаёт сведения в СФР, соответствующий период работы не будет учтён в трудовом стаже, даже если запись есть в бумажной книжке.

Как выглядит современная бумажная трудовая книжка?

Бланк стандартный, содержит:

• ьный лист с данными работника и работодателя.
• Страницы для записей о работе, увольнении, награждениях.
• Графу 13 для отметки о выдаче книжки на руки.

Порядок заполнения: ключевые правила

Записи вносятся на основании приказа (распоряжения) работодателя. Основные требования:

При приёме на работу

В первую страницу вносятся:

• Дата приёма.
• Наименование организации (с указанием структурного подразделения, если есть).
• Основание для приёма (номер и дата приказа).
• Должность, специальность, профессия (с точным наименованием из штатного расписания).
• Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица) и печать.

При увольнении

Запись должна содержать:

• Дату увольнения.
• Наименование документа, на основании которого происходит увольнение (приказ, распоряжение).
• Статью (пункт) Трудового кодекса РФ или иного нормативного акта, в соответствии с которым происходит увольнение (например, «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»).
• Подпись руководителя и печать.

Запрещено: использовать сокращения (кроме общепринятых, «ст.»), делать исправления, нечеткие записи.

Выдача книжки на руки (Графа 13)

Если работник получает бумажную книжку на руки, в графе 13 делается запись:

«Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.»

Далее ставится подпись работника, дата выдачи и подпись ответственного лица работодателя.

Хранение трудовых книжек

Правила хранения установлены Приказом Минтруда №320н.

• На рабочем месте: Трудовые книжки (как бумажные, так и сведения об ЭТК) хранятся у кадровика или в специально отведённом месте, обеспечивающем их сохранность и конфиденциальность.
• При увольнении: Бумажная книжка выдаётся работнику под расписку в день увольнения (или по его заявлению позже). Если работник не забрал книжку, работодатель обязан хранить её в течение 3 лет (срок хранения кадровых документов).
• При утрате: Работодатель обязан выдать дубликат. Для этого нужно:
  1. Подать заявление в организацию, где была последняя запись.
  2. Предоставить документы, подтверждающие утрату (справку из МВД, судебное решение и т.д.).
  3. Оплатить госпошлину (если требуется).

Что изменилось в 2026 году? Главные нововведения

1. Завершение перехода на ЭТК. С все работодатели обязаны вести сведения в электронном виде и передавать их в СФР. Бумажная книжка, исключительно по заявлению сотрудника.
2. Упрощение правил. Минтруд планирует исключить избыточные требования и устаревшие сведения из правил ведения (проект изменений находится на обсуждении).

Практические советы для работника и работодателя

• Для работника:
  • Регулярно проверяйте данные своей ЭТК в личном кабинете СФР или на Госуслугах.
  • Если хотите иметь бумажную книжку, подайте письменное заявление работодателю.
  • При увольнении обязательно получите свою бумажную книжку (если она есть) под расписку или убедитесь, что запись об увольнении внесена в ЭТК.
• Для работодателя:
  • Обеспечьте передачу всех сведений о приёме, увольнении, переводе в СФР в течение 15 дней с даты события.
  • При заполнении бумажной книжки используйте только чёрную пасту, пишите разборчиво, без исправлений.
  • Храните бумажные книжки и заявления о выдаче на руки в соответствии с установленным сроком (3 года после увольнения).
  • Следите за изменениями в законодательстве — правила могут уточняться.

Ответы на частые вопросы

Вопрос: Если у работника нет ни бумажной, ни электронной книжки (например, иностранец), как оформить приём?

Ответ: В этом случае оформляется новая бумажная трудовая книжка по общим правилам. Работодатель обязан начать вести на него ЭТК с первой записи.

Вопрос: Как подтвердить стаж, если предыдущий работодатель не передавал сведения в ПФР?

Ответ: В этом случае стаж подтверждается только бумажной трудовой книжкой с правильно заполненными записями. Если книжка утеряна, необходимо восстановить её через суд и получить дубликат. Письменные заявления работодателя в СФР (если они есть) также могут служить доказательством.

Правила ведения трудовых книжек в 2026 году окончательно ориентированы на цифровизацию. Электронная трудовая книжка становится универсальным и обязательным инструментом учёта стажа. Бумажный вариант сохраняется только как дополнительная возможность по заявлению работника. Для обеих сторон критически важно соблюдать сроки передачи данных в СФР, заполнять записи без ошибок и правильно организовать хранение документов. Несоблюдение этих правил может привести к тому, что трудовой стаж работника не будет учтён при назначении пенсии.

Статья составлена на основе анализа действующего законодательства и публичных разъяснений Минтруда РФ и Социального фонда России. Для получения точной юридической консультации по конкретной ситуации рекомендуется обращаться к специалисту.