Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж сотрудника, его должности, перемещения и увольнения. Несмотря на активное развитие электронных систем, бумажная трудовая книжка остаётся обязательным документом для многих работников и работодателей. В 2026 году в России действуют два параллельных формата: бумажная трудовая книжка и электронная трудовая книжка (ЭТК). В этой статье мы подробно разберём, как правильно работать с бланками трудовых книжек, какие нормы регулируют их заполнение, кто отвечает за их ведение и как избежать типичных ошибок.

Трудовые книжки нового и старого образца: что использовать в 2026 году?

С 1 января 2023 года в России начали применять новые бланки трудовых книжек и вкладышей, утверждённые Постановлением Правительства РФ от № 1250. Однако:

• Бланки старого образца, закупленные до 2023 года, можно использовать до полного израсходования.
• Новые бланки имеют улучшенную защиту от подделок: водяные знаки, микротекст, защитная нить, голографические элементы.
• Форма и содержание записей в новом и старом бланке идентичны, различия только в дизайне и безопасности.

Важно! Нельзя смешивать бланки: если вы начали вести трудовую книжку на новом бланке — все последующие записи должны быть сделаны на нём же. Переход с одного бланка на другой в одной книжке запрещён.

Кто отвечает за ведение и заполнение трудовой книжки?

Ответственность за правильное оформление, хранение и учёт трудовых книжек возлагается на работодателя — юридическое лицо или индивидуального предпринимателя (ИП), если он приём на работу ведёт по Трудовому кодексу РФ.

• Кадровая служба (или кадровик) — непосредственный исполнитель: заполняет, вносит записи, ведёт учёт бланков.
• Руководитель организации — несёт юридическую ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек.
• Бухгалтерия — контролирует учёт бланков, особенно при получении более 10 единиц (см. ниже).

Исключение: Если работник трудится у физического лица (например, у частного лица-работодателя, не являющегося ИП), трудовая книжка не оформляется (ч. 2 ст. 50 ТК РФ).

Получение и учёт бланков трудовых книжек

Работодатели получают бланки трудовых книжек и вкладышей через уполномоченные организации — поставщиков защищённой полиграфической продукции. Доставка осуществляется службами, имеющими лицензию на работу с документами строгой отчётности.

Правила получения бланков:

• Получение более 10 бланков трудовых книжек и/или вкладышей требует предварительного согласования с бухгалтерией и/или администрацией (в зависимости от региона).
• Все полученные бланки регистрируются в Журнале учёта бланков трудовых книжек и вкладышей (форма утверждена Приказом Минтруда).
• При утрате, порче или краже бланка, необходимо немедленно сообщить в территориальный орган Росстата или Минтруда.

Работодатель вправе потребовать от работника возмещение стоимости бланка трудовой книжки и вкладыша, если документ выдаётся впервые и работник не предоставил ранее оформленную трудовую книжку. Сумма возмещения не должна превышать рыночную стоимость бланка (обычно 150–300 руб. за книжку, 50–100 руб. за вкладыш).

Оформление трудовой книжки при приёме на работу

При приёме на работу впервые работодатель обязан оформить трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с даты заключения трудового договора (ст. 66 ТК РФ).

Порядок действий:

1. Проверить наличие у работника ранее выданной трудовой книжки.
2. Если книжки нет — выдать новый бланк нового образца (или старого, если закончился новый).
3. Заполнить ьный лист:
   • ФИО полностью (как в паспорте)
   • Дата рождения
   • Образование
   • Специальность (при наличии)
4. Сделать первую запись: «Принят на работу» с указанием:
   • Дата приёма
   • Должность
   • Основание (номер и дата трудового договора)
5. Заверить запись подписью ответственного лица и печатью организации (если есть).

Важно! Записи вносятся только чернилами чёрного цвета, разборчиво, без помарок, сокращений и исправлений. Использование карандаша, корректора или белого исправления, нарушение!

Записи в трудовой книжке: основные случаи

В трудовой книжке фиксируются только следующие события:

• Приём на работу
• Перевод на другую постоянную должность
• Увольнение
• Награждение поощрениями (по желанию работодателя)
• Назначение на должность (если это требование закона — например, для руководителей)

Примеры корректных записей:

Приём на работу:

«Принят на работу в должности бухгалтера по основному месту работы. Основание: трудовой договор № 15 от »

Увольнение по собственному желанию:

«Уволен по собственному желанию, согласно ст. 80 ТК РФ. Основание: заявление от »

Перевод на другую должность:

«Переведён с должности бухгалтера на должность главного бухгалтера. Основание: приказ № 45 от »

Запрещено: вносить записи о работе по совместительству (если только это не основное место работы), о командировках, о повышении квалификации, о премиях (если не предусмотрено законом).

Работа с дубликатом трудовой книжки

Если трудовая книжка утеряна, повреждена или уничтожена, работодатель обязан выдать дубликат по заявлению работника.

Как восстановить трудовую книжку?

1. Работник подаёт заявление о выдаче дубликата.
2. Работодатель запрашивает сведения у предыдущих работодателей (через архивы, справки, трудовые договоры, приказы).
3. На основании подтверждённых данных формируется дубликат.
4. Все записи в дубликате оформляются с пометкой: «Дубликат».
5. В графе «Сведения о работе» указываются все периоды, подтверждённые документально.

Важно! Если сведения о работе не подтверждены — стаж не засчитывается. Поэтому рекомендуется сохранять копии трудовых договоров, приказов и справок о работе минимум 75 лет.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): как она влияет на бумажную?

С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). С 2026 года переход на ЭТК завершён, но бумажные книжки остаются в силе для тех, кто не подал заявление на переход.

• Работник может выбрать: только бумажная, только электронная или обе.
• Если работник подал заявление на ЭТК, бумажная книжка больше не ведётся, но сохраняется как архивный документ.
• ЭТК хранится в Пенсионном фонде РФ и доступна через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги.
• Записи в ЭТК вносятся автоматически работодателем через систему электронного документооборота.

Важно! Работодатель обязан вносить записи в ЭТК в тот же день, когда издаёт приказ о приёме, увольнении или переводе. Это обязательное требование с 2025 года.

Особые случаи и ошибки, которых следует избегать

Ошибки, ведущие к штрафам:

• Неправильное написание ФИО (сокращения, опечатки)
• Использование корректора или исправлений без заверения
• Внесение записей о работе по совместительству (если не основное место)
• Отсутствие подписи и печати при внесении записи
• Неоформленная трудовая книжка в течение 5 дней после приёма

Особые случаи:

• Работа по совместительству: трудовая книжка ведётся только по месту основной работы. На втором месте, только трудовой договор.
• Работа у ИП: если ИП ведёт трудовую книжку — он обязан соблюдать все правила, как юрлицо.
• Работа вахтовым методом: запись делается по месту регистрации работодателя, а не по месту работы.
• Увольнение по смерти: дубликат выдаётся родственникам на основании свидетельства о смерти.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся в организации в течение:

• 75 лет — после увольнения работника (для обеспечения права на пенсию)
• 50 лет — для работников, уволенных по сокращению штата или ликвидации организации

Хранение осуществляется в специальном сейфе или металлическом шкафу с доступом только уполномоченным лицам. При смене руководства — передача книжек оформляется актом приёма-передачи.

• Бумажные трудовые книжки не отменены! Они остаются обязательными для тех, кто не перешёл на ЭТК.
• Используйте только законные бланки, старые можно применять до израсходования, новые, с 2023 года.
• Всегда ведите Журнал учёта бланков — это требование закона.
• Записи вносятся только чёрными чернилами, без исправлений, с подписью и печатью.
• Дубликат выдаётся только на основании подтверждённых документов.
• Электронная трудовая книжка — это не замена, а дополнение. Выбирайте формат по желанию работника.
• Нарушения ведения трудовых книжек, основание для штрафа от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Правильное ведение трудовой книжки — это не только формальность, но и гарантия прав работника на пенсию, компенсации и социальные льготы. Отнеситесь к этому с ответственностью — ваша точность сегодня обеспечит стабильность жизни человека завтра.

Рекомендуем: Скачайте актуальный бланк трудовой книжки и вкладыша (нового образца) с официального сайта Минтруда РФ или Пенсионного фонда России. Всегда проверяйте дату выпуска бланка — только документы с маркировкой «2023» и позже считаются новыми.

© 2026. Информация актуальна на 23 мая 2026 года. Источники: Трудовой кодекс РФ, Постановление Правительства РФ № 1250, Приказы Минтруда, ПФР.