Дата публикации: 12:34:37

Переход от бумажной к электронной форме трудовой книжки – один из ключевых пунктов реформы трудового законодательства России. Ниже подробно рассматривается, как правильно оформить заявление сотрудника о переходе на электронную трудовую книжку, какие требования предъявляются к его содержанию и какие шаги необходимо выполнить работодателю.

Правовая основа перехода

Переход на электронную форму трудовых книжек регулируется рядом нормативных актов:

• Статья 66.1 Трудового кодекса РФ – предусматривает право работника подать письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ (часть 2 статьи 2) – устанавливает порядок формирования информации о трудовой деятельности в электронном виде.
• Постановления Правительства и разъяснения Министерства труда, в частности Уведомление от , фиксируют сроки и процедуры перехода.

С 1 января 2022 года все работники, принимаемые на работу впервые, автоматически получают электронную трудовую книжку. Для остальных сотрудников переход возможен по их желанию – путем подачи соответствующего заявления.

1.1 Когда обязателен переход?

1. С – все новые сотрудники (первый трудовой договор).
2. С – завершается переходный период; к этому моменту большинство организаций уже полностью перешли на электронный формат.

Кто может подать заявление?

Заявление может подать любой сотрудник, который:

• трудоустраивается впервые и ещё не получил электронную книжку;
• имеет бумажную трудовую книжку и желает перейти на её электронную форму;
• не противопоставляет переходу требования, изложенные в коллективном договоре или соглашении с работодателем.

Как оформить заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Форма заявления не регламентирована законом строго, однако в практике используются стандартные шаблоны, соответствующие требованиям КонсультантПлюс и Налоговой инспекции. Ниже – основные элементы, которые обязательно должны присутствовать;

3.1 Шаблон заявления

Заявление

о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде
в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и частью 2 ст. 2 ФЗ № 439‑ФЗ

Я, _______________________________ (фамилия, имя, отчество),
работаю в организации «_____________________» с _______________ (дата начала работы).
Прошу ввести сведения о моей трудовой деятельности в электронную форму
трудовой книжки и прекратить ведение бумажной версии, начиная с
_____________________ (дата перехода).

Подпись: ___________________________

Важно указать:

• ФИО полностью.
• Дата начала работы у текущего работодателя.
• Точную дату, с которой будет прекращено использование бумажной формы.
• Подпись (можно добавить скан подписи при электронной отправке).

3.2 Где подавать заявление?

Заявление подаётся в отдел кадров или в отдел бухгалтерии (в зависимости от структуры организации). При необходимости его можно отправить в электронном виде через корпоративную почту или в систему электронного документооборота (ЭДО).

Как оформить запись в трудовой книжке при переходе

После подачи заявления работник должен убедиться, что в бумажной книжке (если она ещё существует) выполнена соответствующая запись:

1. Графа 2. – дата выдачи оригинальной бумажной трудовой книжки (число, месяц, год).
2. Графа 3. – запись о переходе на электронную форму: «Переход на электронную трудовую книжку с «__» __________ 20__ г.».

После внесения записи в бумажной версии она считается завершённой, а дальше все сведения вносятся в электронную систему.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли отказаться от перехода? – Да. Если сотрудник не желает переходить, работодатель обязан продолжать вести бумажную форму.
• Сколько времени занимает переход? – По закону работодатель обязан предоставить электронную книжку в течение трёх рабочих дней с даты подачи заявления.
• Что делать, если в электронной книжке обнаружены несоответствия? – Сотрудник имеет право запросить уточнение и внести поправки; в случае длительных расхождений можно обратиться в трудовую инспекцию.
• Можно ли подать заявление в любой момент? – Да, переход возможен в любой период действия трудового договора, однако рекомендуется делать это сразу после начала работы, чтобы избежать дублирования данных.

Рекомендации работодателю

1. Обеспечить наличие готовых бланков заявлений в электронном виде (DOCX, PDF).
2. Вести журнал учёта заявлений и сроков их рассмотрения.
3. Проверить корректность внесения данных в электронную трудовую книжку в системе 1С (модуль «Электронная трудовая книжка»).
4. Обеспечить обучение HR‑специалистов и бухгалтеров работе с электронными формами.
5. Сохранять копии всех заявлений и подтверждений о переходе в архиве организации в течение минимум 5 лет.

Переход на электронную форму трудовых книжек – обязательный шаг в модернизации кадрового учёта. Правильно составленное заявление сотрудника о переходе на электронную трудовую книжку обеспечивает юридическую защищённость как работника, так и работодателя, ускоряет процесс оформления и исключает ошибки при ведении учёта трудового стажа.

Соблюдая указанные выше требования и используя актуальные образцы заявлений, организации смогут эффективно перейти в цифровой формат, а сотрудники получат более удобный и надёжный способ ведения своей трудовой истории.

Автор статьи: кадровый консультант, 2026 год.