Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий стаж и трудовую биографию работника. Пока сотрудник исполняет свои обязанности, его трудовая книжка находится в отделе кадров организации. Именно на кадровиков возлагается ответственность за правильное ведение, хранение и своевременное внесение записей в этот документ. В 2026 году действуют строгие правила, регулирующие этот процесс, которые учитывают как работу с бумажными, так и с электронными форматами (ЭТК).
Сроки внесения записей: когда кадровик должен сделать отметку?
Одно из самых важных правил ведения трудовых книжек — это соблюдение сроков. Если документ находится в отделе кадров, запись должна быть внесена в строго регламентированные сроки:
- При приеме на работу, переводе, присвоении квалификационной категории (разряда, класса, чина) — запись вносится в течение 7 календарных дней со дня издания соответствующего приказа.
- При увольнении, запись вносится строго в день увольнения работника.
Нарушение этих сроков является нарушением трудового законодательства и может повлечь штрафы для работодателя.
Как вносить записи при изменениях в организации?
Часто возникают ситуации, когда в компании происходят структурные изменения. Если трудовая книжка работника находится в отделе кадров, кадровик обязан отразить эти изменения.
Переименование организации или структурного подразделения
Если название предприятия или его подразделения изменилось, соответствующая запись вносится в трудовые книжки всех работников, с которыми на момент переименования заключены трудовые договоры. Оформляется это следующим образом:
- В графе 1 ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата переименования.
- В графе 3 (сведения о работе) пишется: «Общество с ограниченной ответственностью «Премьер-Консалт» с [дата] переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Консалтинговая компания Премьер»».
- В графе 4 указывается приказ (распоряжение) работодателя, на основании которого внесена запись.
Важно: Если в организации работает более 1000 человек, отдел кадров может заранее заказать наборный штамп, с помощью которого соответствующая запись быстро проставляется во все трудовые книжки. Это значительно ускоряет процесс и минимизирует ошибки.
Изменение наименования должностей и профессий
Если в штатное расписание согласно ЕТКС, ЕКСД, профстандартам или иным НПА внесены изменения, касающиеся наименования профессий рабочих и должностей служащих, они на основании приказа (распоряжения) нанимателя также в обязательном порядке вносятся в трудовые книжки работников.
Совместительство: особенности записей
При внутреннем совместительстве процесс внесения записи упрощается, так как вся необходимая информация уже находится в распоряжении отдела кадров. Запись с соответствующей отметкой о совместительстве вносится в оригинал бумажной трудовой книжки в обычном порядке.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году: взаимодействие с отделом кадров
С переходом на электронные трудовые книжки процесс ведения кадрового учета претерпел изменения. В 2026 году работодатель обязан подавать сведения о кадровых изменениях по форме ЕФС-1.
Как подаются сведения?
Форму ЕФС-1 сдают по каждому сотруднику, с которым заключен трудовой договор, когда с ним происходит какое-либо кадровое изменение (прием, перевод, увольнение), а также если с человеком заключен договор ГПХ. Сведения из этих форм вносятся в единую базу данных СФР, из которой потом можно получить выписку, считающуюся электронной трудовой книжкой.
Переход с бумажной на электронную форму
Если работник, у которого уже была бумажная книжка, решает перейти на электронный формат, процедура выглядит так:
- Работник пишет заявление в отдел кадров о переходе на ЭТК.
- Работодатель вносит изменения во внутренние локальные акты, чтобы они соответствовали изменениям в Трудовом кодексе РФ.
- В электронной книжке делается запись в соответствии с указаниями письма Минтруда от 12 февраля 2020 года № 14-2/В-150.
- В отделе кадров в бумажную трудовую вносится информация о переходе работника на электронный вариант.
- В течение трех дней после подачи заявления бумажная трудовая книжка отдается работнику на руки.
Пока трудовая книжка находится в отделе кадров, ответственность за ее ведение несет работодатель. Кадровику необходимо строго соблюдать сроки внесения записей (7 дней при приеме, день увольнения), своевременно отражать изменения в наименовании организации и должностей, а также корректно вести отчетность по форме ЕФС-1 для формирования электронной трудовой книжки. Соблюдение этих правил гарантирует сохранность стажа работника и отсутствие претензий со стороны контролирующих органов.