Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий все изменения в трудовой деятельности работника. Правильное заполнение её полей (особенно специальности и профессии) важно как для самого сотрудника, так и для работодателя. В 2026 году правила оформления немного изменились, поэтому ниже представлена подробная инструкция, примеры и ответы на частые вопросы.
Нормативно‑правовая база
Для корректного заполнения трудовых книжек используются следующие документы:
- Федеральный закон № 178‑ФЗ «О труде и трудовом обеспечении в Российской Федерации» (части 1‑4).
- Постановление Правительства РФ № 539 «Об утверждении Инструкции по заполнению и ведению трудовой книжки».
- Приказ Минтруда России от № 12‑2024 «Об утверждении образца заполнения полей специальности и профессии в трудовой книжке».
- Методические рекомендации Федерального центра кадрового обеспечения (2025‑2026 гг.).
Все изменения в законодательстве фиксируются в официальных источниках – портале Минтруда и КонсультантПлюс.
Кто отвечает за корректное заполнение?
Ответственность за правильное оформление трудовых книжек возлагается на:
- Отдел кадров / HR‑службу – формирует и ведёт кадровый документ.
- Менеджера по персоналу – вносит изменения в электронную форму (при наличии).
- Сотрудника – при получении дубликата или вкладыша должен проверить данные.
Если в организации отсутствует специализированный кадровый отдел, заполнение может осуществлять любой уполномоченный сотрудник, но только после прохождения краткого обучения.
Что указывается в ьном листе?
В соответствии с п. 9 Правил отражения основных сведений о работнике в ьном листе указываются:
- Фамилия, имя, отчество.
- Дата рождения.
- Образование (высшее, среднее профессиональное, среднее).
- Профессия, специальность (по выбранной квалификации).
- Номер и серия трудовой книжки.
Эти данные фиксируются один раз при приёме на работу и меняются только при изменении квалификации, переквалификации или получении нового образования.
Как правильно указывать специальность и профессию в 2026 году?
С 2023 года введены новые требования к формулировке специальности и профессии:
- Указывать код по ОКПД2 или коду ТКП (Трудовой классификатор профессий).
- Специальность должна соответствовать уровню образования (например, «Инженер‑механик» – высшее профессиональное образование).
- Профессия вводится в родительном падеже, например: инженер‑механик, специалист по автоматизации.
Пример заполнения:
Специальность: 221100 – «Инженер‑механик» (код ОКПД2 33.20) Профессия: инженер‑механик
Если специалист переквалифицировался, в соответствующем поле вносят новую запись, а прежнее значение оставляют в истории.
Образцы заполнения трудовой книжки (2026)
Приём на работу
При первом приёме в организацию в ьный лист вносят следующие данные:
- ФИО: Иванов Иван Иванович
- Дата рождения:
- Образование: Бакалавр, «Экономика и управление» (ГУУ, 2012)
- Специальность: 080500 – «Бухгалтер и аудитор» (код ОКПД2 69.2)
- Профессия: бухгалтер
- Номер трудовой книжки: 12345678
- Серия: АА
Перевод или изменение квалификации
При изменении должности или переквалификации в соответствующее поле вносят новую запись, например:
Дата изменения: Специальность: 310300 – «Программист‑системщик» (код ОКПД2 62.01) Профессия: программист‑системщик
Увольнение по собственному желанию
При увольнении в последнем поле (поле «Примечания») указывают дату увольнения и причину; Специальность и профессия остаются без изменений, но в истории фиксируется дата прекращения трудовых отношений.
Как работать с дубликатом и вкладышем?
Дубликат трудовых книжек оформляется в случае потери оригинала или повреждения. По ст. 7 Инструкции в ьный лист дубликата вносят те же сведения, что и в оригинал, но добавляется пометка «Дубликат».
Вкладыш используется, когда в оригинальную книжку не хватает места для новых записей. В него вносят только сведения о новых местах работы, изменениях квалификации и датах увольнения.
Инструкция по заполнению дубликата (п. 7.1)
Согласно п. 7.1 Инструкции:
- Заполняются все поля ьного листа, как в оригинале.
- В графе «Примечание» указывается «Дубликат, выдан <дата>» и номер выдачи.
- В остальные разделы вносят только актуальные данные (не копируют старые записи).
Если в оригинале уже есть записи о предыдущих местах работы, они переносятся в новый документ только при необходимости подтверждения трудового стажа.
Часто задаваемые вопросы
Как заполнить электронную трудовую книжку?
Электронная форма доступна через личный кабинет на портале Трудовой ресурс. Пошаговая инструкция:
- Войдите в личный кабинет по ИНН/ФИО.
- Выберите раздел «Трудовая книжка» → «Заполнить новую запись».
- Укажите Специальность и Профессию согласно ОКПД2.
- Прикрепите скан диплома или сертификат о переквалификации.
- Подтвердите ввод паролем из SMS;
- Сохраните изменения – они автоматически синхронизируются с базой организации.
Когда необходимо оформить дубликат?
Дубликат оформляется в следующих случаях:
- Потеря оригинала.
- Повреждение страниц, невозможность прочитать данные.
- Требование организации о замене формы (новый бланк с обновлённым шапкой).
Как оформить увольнение в электронной книжке?
При увольнении в электронной форме в поле «Дата увольнения» указывается фактическая дата прекращения отношений, а в графе «Причина увольнения» – выбранный код (например, 01 – «По собственному желанию»). Специальность и профессия остаются без изменений.
Скачивание актуального бланка и вкладыша
Для работы в 2026 году рекомендуется использовать официальный шаблон, который можно бесплатно скачать с сайта Минтруда:
- Бланк трудовой книжки 2026
- Вкладыш к трудовым книжкам
Шаблоны уже содержат необходимые поля для ввода кода ОКПД2, а также подсказки по правильному написанию специальности и профессии.
Правильное заполнение полей специальности и профессии в трудовой книжке – важный элемент кадровой документации. В 2026 году:
- Указываются коды ОКПД2 или ТКП.
- Специальность должна соответствовать уровню образования.
- Форма ведения изменилась: новые бланки, электронный формат и обязательный ввод кода.
- Ответственность за корректность данных лежит на HR‑службе и на самом сотруднике.
Соблюдая приведённые инструкции и используя готовые образцы, вы сможете без ошибок оформить трудовые книжки, избежать расхождений в данных и обеспечить их соответствие действующему законодательству.
Помните: любые изменения в специальности или профессии фиксируются в официальных записях, а не в личных заметках. Поэтому всегда проверяйте вводимые данные перед их подтверждением.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обратитесь в отдел кадров или в консультационный центр Минтруда России.