Вопрос о том, нужно ли сдавать трудовую книжку работодателю, остаётся одним из самых актуальных для работников и работодателей в 2026 году. С переходом на электронный формат ведения трудовой деятельности в России правила изменились, но многие сотрудники до сих пор не до конца понимают, как действовать в разных ситуациях. Ниже, подробное руководство, основанное на действующем законодательстве РФ, включая Трудовой кодекс, постановления Правительства и разъяснения Минтруда.

Что изменилось с 2021 года?

С 1 января 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс был предусмотрен Федеральным законом № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года. К 2026 году переход практически завершён:

• Все работодатели (кроме индивидуальных предпринимателей без работников) обязаны вести учёт трудовой деятельности в электронном виде через базу Пенсионного фонда России (ПФР).
• Бумажная трудовая книжка больше не является обязательным документом для ведения учёта, но остаётся важным элементом для тех, кто сохранил её в бумажном формате.

Нужно ли сдавать бумажную трудовую книжку работодателю при трудоустройстве?

Ответ зависит от выбора работника.

Ситуация 1: Работник имеет бумажную трудовую книжку и хочет её сохранить

Если работник ещё до 31 декабря 2020 года подал работодателю заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, то:

• Он обязан предоставить свою бумажную трудовую книжку новому работодателю при трудоустройстве.
• Работодатель обязан вести запись в эту книжку от руки (в соответствии с Приказом Минтруда № 320н от 19 мая 2021 года).
• Документ хранится у работодателя на весь период трудовых отношений.

Ситуация 2: Работник хочет перейти на электронную трудовую книжку

Если работник не подавал заявление о сохранении бумажной книжки до , или подал заявление о переходе на ЭТК в 2021–2026 годах:

• Он не обязан сдавать бумажную трудовую книжку работодателю.
• Работодатель не ведёт записи в бумажную книжку.
• Все сведения о трудовой деятельности автоматически формируются в электронном виде в ПФР.
• Работник может предоставить бумажную книжку на добровольной основе — например, для подтверждения стажа до 2021 года, но это не обязательно.

Ситуация 3: Работник потерял бумажную трудовую книжку

Если работник не может предоставить трудовую книжку (утеряна, повреждена, украдена):

• Работодатель обязан оформить электронную трудовую книжку (Письмо Минтруда от № 14-2/В-447).
• Бумажная книжка не оформляется заново — только ЭТК.
• Работник может подать заявление в ПФР о восстановлении данных о трудовом стаже до 2021 года.

Кто хранит трудовую книжку в 2026 году?

Правила хранения зависят от формата:

Что делать, если работодатель требует сдать трудовую книжку?

Если работодатель требует сдать бумажную трудовую книжку, но работник уже выбрал ЭТК — он имеет полное право отказать.

Важно! Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора работник обязан предоставить:

• Паспорт;
• СНИЛС;
• Документ об образовании;
• Трудовую книжку — только если она есть и работник не выбрал ЭТК.

Если работник подал заявление о переходе на ЭТК — трудовая книжка не является обязательным документом. Работодатель не вправе требовать её сдачи, а тем более удерживать у себя.

Как оформить переход на электронную трудовую книжку?

Для перехода на ЭТК работник должен:

1. Написать заявление в произвольной форме (можно на бланке работодателя или в свободной форме).
2. Подать заявление работодателю, лично, через почту или в электронном виде (если есть электронная подпись).
3. Работодатель в течение 3 рабочих дней обязан направить сведения в ПФР.
4. После этого в бумажной книжке делается закрывающая запись: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде в соответствии с заявлением работника от [дата]».
5. Бумажная книжка выдаётся работнику на руки — она остаётся у него как подтверждение стажа до 2021 года.

Зачем сохранять бумажную трудовую книжку, если есть ЭТК?

Даже при наличии электронной трудовой книжки, бумажный документ имеет значение:

• Подтверждение стажа до 2021 года — в ЭТК вносятся только данные с 2020 года, а до этого — только в бумажной книжке.
• Документ для загранпоездок, ипотеки, льгот, некоторые учреждения до сих пор требуют бумажную книжку.
• Юридическая защита — при спорах о стаже бумажная книжка с печатями и подписями — весомое доказательство.

Что делать, если работодатель отказывается вести ЭТК?

Работодатель обязан вести ЭТК для всех работников, которые не подали заявление о сохранении бумажной книжки. Если он этого не делает, это нарушение закона.

Работник может:

• Подать жалобу в Роструд (через сайт или лично).
• Обратиться в Пенсионный фонд с запросом на внесение сведений.
• Требовать компенсацию за ущерб, причинённый нарушением трудовых прав.

Краткий ответ:

• Да — если вы не подавали заявление о переходе на ЭТК и хотите сохранить бумажную книжку.
• Нет, если вы подали заявление о переходе на ЭТК (даже если у вас есть бумажная книжка, её сдавать не нужно, но можно предоставить для информации).
• Обязательно — если вы потеряли книжку — тогда работодатель обязан создать ЭТК, а бумажную не оформлять.

Главное правило 2026 года: ваш выбор, ваше право. Работодатель не может принудительно переводить вас на ЭТК или требовать бумажную книжку, если вы уже выбрали электронный формат. Все действия должны быть основаны на вашем письменном заявлении.

Сохраняйте бумажную трудовую книжку, даже если вы перешли на ЭТК. Она, ваша историческая и юридическая память о трудовом пути. А электронная версия — это удобство, надёжность и защита от потери.

Помните: ваша трудовая книжка — бумажная или электронная — это не просто документ. Это ваша история работы, ваш стаж, ваша пенсия. Относитесь к ней с уважением и контролируйте её состояние.