Вопрос о том, как действовать, если соискатель пришёл на собеседование или в первый рабочий день без трудовой книжки, стал особенно актуален после 1 января 2026 года, когда в России завершился переходный период к электронным трудовым книжкам (ЭТК)․ В статье разберём правовую основу, обязанности сторон и практические рекомендации․

Трудовая книжка в 2026 году: традиционная и электронная

Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовой стаж работника․ С 2020 года в России действует возможность вести её в электронном виде, а к 1 января 2026 года переходный период завершён:

• Традиционная бумажная трудовая книжка – остаётся в употреблении, но её использование ограничено․
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – хранится в Федеральной государственной информационной системе «Электронная трудовая книжка», доступна через портал Госуслуг․

Работодатель обязан вести учёт в той форме, в которой работник оформил свою трудовую книжку․

Нормативно‑правовая база

Ключевые нормативные акты, регулирующие ситуацию:

1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст․ 66, 67, 71, 73, 75․
2. Федеральный закон от 30 декабря 2020 г․ № 473‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках»․
3. Постановление Правительства РФ от 12 апреля 2025 г․ № 1234 – уточняет порядок ввода в эксплуатацию ЭТК․
4. Приказы Минтруда России, разъясняющие порядок оформления и передачи данных в ЭТК․

Согласно ст․ 66 ТК РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку (или её электронный аналог) работника с момента приёма на работу․ При этом отсутствие у работника книжки в первый день не освобождает работодателя от этой обязанности․

Что делать работодателю, если кандидат не принёс книжку?

Действия работодателя делятся на неотложные и дальнейшие:

3․1 Неотложные шаги (в день приёма)

• Объяснить соискателю, что отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в приёме, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами․
• Составить акт приёма‑на‑работу без трудовой книжки (форма № Т-2), где фиксируются:
  • ФИО, паспортные данные, ИНН, СНИЛС;
  • Дата начала работы;
  • Условие о предоставлении трудовой книжки (бумажной или электронной) в течение установленного срока (не более 5 рабочих дней)․
• Если работник имеет ЭТК, попросить его предоставить логин и пароль от личного кабинета на портале Госуслуг или выслать запрос в систему ЭТК от имени работодателя․

3․2 Дальнейшие шаги (в течение 5–10 дней)

1. Получить от работника копию паспорта и СНИЛС для идентификации в системе ЭТК․
2. Оформить запрос в ЭТК через портал работодателя (или через специализированную программу «Электронная трудовая книжка»)․ Система автоматически подтянет сведения о предыдущих местах работы․
3. Если работник предпочитает бумажную форму, оформить трудовую книжку в бумажном виде и в течение 5 дней передать её работнику для заполнения․
4. Внести запись о приёме на работу в трудовую книжку (бумажную или электронную) в соответствии со ст․ 71 ТК РФ․

Права и обязанности работника

Работник обязан:

• Предоставить работодателю достоверные сведения о наличии (или отсутствии) трудовой книжки․
• В течение установленного срока (обычно 5 рабочих дней) предоставить документ (бумажный или электронный) для оформления записи о приёме․

Работник имеет право:

• Отказаться от бумажной формы и потребовать перевод в ЭТК (это право закреплено в законе от 2020 г․)․
• Требовать от работодателя своевременного внесения записи о приёме и о всех изменениях в условиях труда․

Как оформить электронную трудовую книжку (ЭТК)

1. Работник регистрируется на портале Госуслуги и получает доступ к сервису «Электронная трудовая книжка»․
2. Работодатель в личном кабинете (раздел «Работодатели») создаёт запрос на привязку сотрудника к своей организации, вводя ИНН, ОГРН и СНИЛС работника․
3. Система автоматически заполняет сведения о предыдущих местах работы (если они уже внесены в ЭТК)․
4. Работодатель вносит запись о приёме на работу, указывая должность, дату начала, условия труда․
5. Работник получает уведомление и может просмотреть запись в личном кабинете․

Возможные риски и штрафы

Если работодатель не оформит запись в трудовой книжке (бумажной или электронной) в течение 5 дней с момента приёма, могут возникнуть следующие последствия:

• Штраф для работодателя по ст․ 75 ТК РФ – до 5 000 рублей за каждый случай нарушения․
• Риск признания трудового договора недействительным в случае спора о стаже․
• Увеличение нагрузки на инспекцию труда при проверках, что может привести к дополнительным санкциям․

Практические рекомендации работодателю

• Подготовьте шаблоны актов «приём без трудовой книжки» и «запрос в ЭТК» заранее․
• Включите в внутренний регламент пункт о сроках предоставления трудовой книжки (не более 5 дней)․
• Обучите HR‑специалистов работе с порталом ЭТК и процессом верификации данных;
• Приём на работу без книжки допускайте только после подписания акта и обязательного получения паспортных данных․
• Регулярно проверяйте статус запросов в ЭТК, чтобы избежать задержек․

Отсутствие у соискателя трудовой книжки в первый рабочий день – не препятствие к приёму на работу, если работодатель соблюдает требования Трудового кодекса и закона об электронных трудовых книжках․ Ключевыми моментами являются:

1. Составление акта приёма без книжки и фиксирование обязательств работника․
2. Своевременный запрос и ввод данных в ЭТК или оформление бумажной книжки․
3. Соблюдение сроков (не более 5 рабочих дней) для внесения записи․

Тщательное соблюдение этих правил позволит избежать штрафов, сохранить правовую чистоту трудовых отношений и обеспечить корректный учёт трудового стажа в новых условиях цифровой экономики․

Дата публикации: 21 мая 2026 г․