В 2026 году вопрос о том, как выглядит трудовая книжка и как правильно ее заполнять, остается критически важным для кадровых специалистов и работодателей. Несмотря на активный переход к электронному документообороту (ЭТК), бумажные трудовые книжки продолжают действовать, особенно для сотрудников, сохранивших их по состоянию на 1 января 2021 года, или в случаях, когда требуется внесение записей о периодах работы до 2020 года.

Ниже представлен подробный разбор внешнего вида документа, изменений, вступивших в силу с 2023 года, и образцов заполнения основных разделов.

Внешний вид трудовой книжки нового образца

Форма трудовой книжки, действующая в 2026 году, утверждена Приказом Минтруда России от № 320н. Новые бланки начали вводиться в действие с 1 января 2023 года. Старые бланки (образца 2004 года) также остаются действительными до их полного израсходования, если они были выданы работнику ранее.

Основные элементы обложки и ьного листа:

• Обложка: Твердая, темно-синего (или бордового) цвета. В верхней части расположено изображение Герба Российской Федерации, ниже — надпись «ТРУДОВАЯ КНИЖКА».
• ьный лист: Содержит поля для внесения персональных данных владельца:
  • Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений);
  • Дата рождения (число, месяц, год);
  • Образование (указывается на основании документов об образовании);
  • Профессия или специальность;
  • Дата заполнения;
  • Подпись владельца;
  • Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, и печать организации (или кадровой службы).

Важно: На ьном листе больше не требуется вклеивать фотографию владельца, что отличает новый образец от более ранних версий.

Структура документа

Трудовая книжка состоит из нескольких ключевых разделов, каждый из которых имеет свое назначение:

1. Сведения о работе: Основной раздел, куда вносятся записи о приеме, переводе и увольнении. Здесь указываются дата, наименование организации, должность и основание записи (приказ).
2. Сведения о награждении: Раздел для внесения информации о государственных и ведомственных наградах, полученных сотрудником в период работы.
3. Вкладыш: Если раздел «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» полностью заполнен, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который является неотъемлемой частью документа.

Образцы заполнения: ключевые ситуации

Записи в трудовой книжке должны вестись аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Сокращения не допускаются.

Запись о приеме на работу

В графе 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись следующего содержания:

• Графа 1 (№ записи): Порядковый номер.
• Графа 2 (Дата): Дата приема на работу (число, месяц, год).
• Графа 3 (Сведения о работе): «Принят в отдел маркетинга на должность менеджера по продажам».
• Графа 4 (Основание): «Приказ от № 12-к».

Запись об увольнении

При увольнении запись должна быть сделана в последний день работы. Пример формулировки:

• Графа 3: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Графа 4: «Приказ от № 45-к».

После записи об увольнении обязательно ставится подпись ответственного лица и печать организации (при наличии). Работодатель обязан выдать трудовую книжку сотруднику в день увольнения.

Закрывающая запись и переход на ЭТК

Если сотрудник принял решение перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК) и подал соответствующее заявление, в бумажный документ вносится закрывающая запись о всех периодах работы до 2020 года (если они не были внесены ранее) и фиксируется факт подачи заявления о переходе на ЭТК. После этого бумажная книжка выдается работнику на руки, а дальнейшее ведение осуществляется в электронном виде через форму ЕФС-1.

Частые ошибки и как их избежать

Чтобы избежать проблем с Пенсионным фондом и трудовыми инспекциями, обратите внимание на следующие моменты:

• Несоответствие дат: Дата приема и дата приказа должны быть логически связаны.
• Отсутствие печатей: На ьном листе и при увольнении печать организации обязательна (если она используется работодателем).
• Использование сокращений: Названия должностей и организаций должны писаться полностью, как в уставных документах.
• Записи карандашом: Категорически запрещены, такие записи считаются недействительными.

Трудовая книжка в 2026 году остается важным документом, подтверждающим трудовой стаж. Правильное заполнение бланка нового образца, соблюдение правил внесения записей о приеме, переводе и увольнении, а также своевременная выдача документа сотруднику — залог отсутствия юридических рисков для работодателя. При возникновении сложных ситуаций рекомендуется обращаться к актуальным образцам заполнения, утвержденным Минтрудом, или использовать специализированные кадровые системы, которые автоматически формируют верные формулировки.