Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю гражданина. В 2026 году она может существовать в двух формах: бумажной и электронной (ЭТК). Для её получения, замены или внесения записей требуется определённый набор документов. В статье подробно рассмотрены все варианты и указаны актуальные требования.

Когда требуется предъявлять трудовую книжку

• при приёме на работу (за исключением первого места работы);
• при переводе, повышении, перемещении на другую должность;
• при увольнении (выписка из книжки – обязательный документ);
• при оформлении пенсии, получения социальных выплат, при переезде в другой регион.

Если трудовой договор заключается впервые, работодатель обязан оформить книжку (бумажную или электронную) самостоятельно, но для этого ему нужны документы от работника.

Какие документы нужны для оформления первой трудовой книжки

Для оформления трудовой книжки у лица, которое впервые устраивается на работу, необходимо предоставить:

1. Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность – например, заграничный паспорт, удостоверение личности военнослужащего).
2. СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта).
3. ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) – требуется в случае, если работодатель использует его в расчётах.
4. Документы об образовании (диплом, сертификат о профессиональной подготовке) – нужны, если должность требует определённой квалификации.
5. При желании оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) – дополнительно нужен СНИЛС и согласие работника на электронный формат (подписывается в личном кабинете «Госуслуги»).

Все перечисленные документы предоставляются в отдел кадров (HR‑службу) работодателя. На их основе специалист оформляет ьный лист книжки и вносит первую запись о приёме.

Документы для получения новой (заменяющей) трудовой книжки

Если у вас потерялась, была испорчена или изъята бумажная трудовая книжка, её заменяют по следующей схеме:

• Заявление работника о выдаче новой книжки (образец – в отделе кадров).
• Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
• СНИЛС.
• Справка из ПФР (Пенсионный фонд России) о наличии записей в старой книжке, если она была изъята.
• Если есть возможность – выписка из ЭТК (если часть записей уже перенесена в электронный реестр).

Работодатель в течение 5 дней после получения заявления оформляет новую книжку и вносит в неё все записи, которые есть в ПФР и/или в ЭТК.

Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)

ЭТК – цифровой аналог бумажной книжки, который хранится в системе Госуслуги. Чтобы её получить, нужны:

1. Аккаунт «Госуслуги» (подтверждённый через СМС‑коды и видеоверификацию).
2. СНИЛС (автоматически подтягивается из личного кабинета).
3. Согласие работодателя (работодатель в личном кабинете ПФР или через сервис «Электронный документооборот» вносит запись о приёме).
4. Паспорт (для подтверждения личности при первой регистрации в системе).
5. При необходимости – ИНН (для налоговых расчётов).

После того как работодатель внесёт первую запись, в личном кабинете «Госуслуги» появляется раздел «Трудовая книжка», где можно просматривать и скачивать выписку.

Какие документы нужны при внесении записей в уже существующую книжку

Для каждой записи (приём, перевод, увольнение) работодатель запрашивает у работника:

• Паспорт (для подтверждения ФИО и даты рождения).
• СНИЛС (для точного сопоставления в базе ПФР).
• Трудовой договор (подписанный обеими сторонами).
• При увольнении – приказ об увольнении и справка о заработной плате (если требуется).
• При переводе – приказ о переводе и, при необходимости, новое заявление работника.

Эти документы позволяют заполнить ьный лист и страницы с записями в соответствии с ТК РФ, ст; 65‑66.

Как оформить трудовую книжку через портал «Госуслуги»

1. Войдите в личный кабинет Госуслуги и выберите услугу «Оформление (замена) трудовой книжки».
2. Заполните онлайн‑форму: ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН (по желанию).
3. Прикрепите сканы паспорта и СНИЛС (и, если требуется, справку из ПФР).
4. Подтвердите согласие на обработку персональных данных.
5. Отправьте заявку – в течение 10 рабочих дней ПФР выдаст электронную трудовую книжку, а ваш работодатель получит уведомление о необходимости внести первую запись;

После получения ЭТК вы можете просматривать её в разделе «Трудовая книжка» и скачивать выписку в формате PDF.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужна ли бумажная трудовая книжка, если у меня уже есть электронная?

Нет. С 2021 года новые записи могут вноситься только в электронный реестр. Однако если у работника есть старая бумажная книжка, её сохраняют и в дальнейшем используют только для справок.

Можно ли оформить трудовую книжку без ИНН?

Да, ИНН не является обязательным документом при оформлении первой трудовой книжки, но его наличие упрощает налоговый учёт и ускоряет процесс в некоторых организациях.

Какие документы нужны при совместительстве?

Для совместительства трудовая книжка не требуется, если у работника уже есть основная книжка. Однако работодатель может попросить паспорт и СНИЛС для внесения записи о совместительстве в основную книжку.

Что делать, если у меня нет СНИЛС?

СНИЛС можно оформить в ПФР в течение 5 рабочих дней. При оформлении первой трудовой книжки отсутствие СНИЛС не препятствует её выдаче, но запись будет сделана без указания номера, что может вызвать сложности в дальнейшем.

Для получения, замены или пополнения трудовой книжки (бумажной или электронной) в 2026 году необходимы:

• Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);
• СНИЛС – обязательный для ЭТК и большинства записей;
• ИНН – по желанию, но рекомендуется;
• Документы об образовании (при необходимости);
• Трудовой договор и приказы работодателя (для каждой записи).

Собрав эти документы, вы сможете быстро оформить трудовую книжку, получить её замену или перейти на удобный электронный формат через портал «Госуслуги».

Дата актуализации: 21 мая 2026 г.