Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника в Беларуси. С 1 января 2024 года в правилах её ведения произошли значительные изменения, которые необходимо учитывать как работодателям, так и самим сотрудникам. Ниже вы найдете подробный разбор актуальных требований, порядок получения, заполнения и оформления дубликата трудовой книжки.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все этапы трудовой деятельности работника: приёмы на работу, увольнения, переводы, изменения условий труда, начисления и выплаты. Она служит доказательством трудового стажа, а также необходима для оформления пенсионных и социальных льгот.
Как получить первую трудовую книжку?
Порядок выдачи
- Наниматель обязан в присутствии работника не позднее семи календарных дней со дня приема на работу заполнить трудовую книжку образца, утверждённого постановлением Минтруда и соцзащиты от № 40.
- Бланк трудовой книжки можно получить в любой организации, зарегистрированной в ИМНС РБ, либо в отделении Фонда социальной защиты населения.
- После заполнения работник получает оригинал, а наниматель сохраняет копию для внутреннего учёта.
Что нужно подготовить?
- Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
- Документ о приёме на работу (трудовой договор, приказ о приёме).
- Сведения о предыдущих местах работы (если работник уже имел трудовую книжку).
Новые правила заполнения с 1 января 2024 года
С 1 января 2024 года в Трудовом кодексе и в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек были внесены поправки, которые затрагивают:
- Порядок оформления дубликата трудовой книжки.
- Изменения в структуре бланка трудовой книжки.
Оформление дубликата трудовой книжки
Наниматели теперь оформляют дубликат в два этапа:
- Запрос сведений о трудовой деятельности – через электронную услугу Фонда (код 3.25.12). Запрос оформляется в форме «Запрос на получение информации о трудовой деятельности застрахованного лица».
- Заполнение дубликата – после получения сведений от прежних нанимателей работник получает бланк для заполнения. Важно, чтобы в бланке была указана вся необходимая информация о предыдущих местах работы, включая даты, должности и причины увольнения.
С 1 января 2024 года дубликат трудовой книжки можно оформить только при наличии полной информации от всех прежних нанимателей. Если сведения неполные, работник может обратиться в Фонд для уточнения данных.
Электронная услуга Фонда
С 4 января 2024 года доступна новая электронная услуга «Предоставление сведений о трудовой деятельности застрахованного лица» (код 3.25.12). Она позволяет нанимателям:
- Получать данные о трудовой истории работника в электронном виде.
- Сократить время ожидания и бумажную работу.
- Обеспечить точность и полноту сведений для дубликата.
Как правильно заполнить трудовую книжку?
Ниже приведены основные правила и рекомендации, которые помогут избежать ошибок при заполнении.
Приём на работу
- Запись делается в первой свободной строке.
- Указывается дата приёма, название организации, должность, а также вид и размер заработной платы.
- Важные сведения: форма занятости (полная, неполная), режим работы, стаж (если работник уже имел трудовую книжку).
Увольнение
- Запись делается сразу после даты увольнения.
- Указывается причина увольнения (соглашение, сокращение, истечение срока, выход на пенсию и т.д.).
- Если работник переходит на другую работу в той же организации, в записи указывается новый отдел/должность.
Переводы и изменения условий труда
- Перевод в другой отдел, смена должности, изменение заработной платы – все фиксируются в отдельных строках.
- Важно сохранять последовательность: каждая новая запись должна начинаться с даты начала нового периода работы.
Вкладки и вкладыши
Если в трудовой книжке заполняются все страницы, то в неё добавляется вкладыш. Вкладыш содержит:
- Общую информацию о трудовой деятельности.
- Сводные данные о стаже, начислениях и выплатах.
Как избежать ошибок?
- Проверяйте даты – ошибки в датах могут привести к потере стажа.
- Используйте правильный формат записи – соблюдайте требования к написанию фамилии, имени, отчества.
- Не пропускайте страницы – если страница заполнена, переходите к следующей.
- Сохраняйте копии – работник и наниматель должны иметь копии всех записей.
- Обращайтесь к официальным источникам – при сомнениях консультируйтесь с Фондом или Минтрудом.
Где можно получить помощь?
- Фонд социальной защиты населения – www.fond.gov.by
- Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь – www.mintrud.gov.by
- Отдел кадров любой организации – они обязаны вести трудовые книжки в соответствии с законодательством.
Правильное заполнение трудовой книжки – это залог прозрачности трудовых отношений и защиты прав работника. С 2024 года новые правила и электронные сервисы делают процесс более удобным и точным. Работодатели и работники должны внимательно следить за изменениями в законодательстве, чтобы избежать ошибок и обеспечить корректное ведение документа.
Если у вас возникли вопросы по конкретному случаю, не стесняйтесь обращаться в Фонд или в отдел кадров вашей организации. Они помогут вам разобраться в нюансах и оформить все документы правильно.