С 1 января 2021 года в России завершился переходный период, после которого большинство работников стали оформлять трудовую книжку в электронном виде (ЭТК). Данная статья подробно рассматривает, какие изменения произошли в 2021 году, как они влияют на работников и работодателей, а также что делать, если бумажную трудовую книжку потеряли.

Правовая база перехода к электронным трудовым книжкам

• Федеральный закон № Трудовой кодекс РФ (часть 2) – статья 67, пункт 2, вводит возможность ведения трудовой книжки в электронном виде.
• Приказ Минтруда России от № 320н – утверждает порядок ведения и хранения электронных трудовых книжек, а также определяет исключения, при которых допускается бумажный вариант;
• С 1 сентября 2021 года вступил в силу новый порядок заполнения трудовых книжек, который полностью заменил бумажный документ для новых работников.

Ключевые положения приказа № 320н

1. Все новые трудовые отношения фиксируются в ЭТК через систему «Электронный трудовой документ» (ЭТД).
2. Работодатели обязаны вести электронный реестр и предоставлять работнику доступ к его трудовой истории через портал Госуслуг или специализированные кадровые сервисы.
3. Бумажные трудовые книжки сохраняются только у:
   • работников, у которых уже была бумажная книжка до 1 января 2021 года;
   • лиц, работающих в организациях, где использование ЭТК пока невозможно (например, в некоторых небольших предприятиях, где нет доступа к интернету).
4. В случае утери бумажной книжки её восстановление невозможно – вместо этого работник получает выписку из ЭТК.

Что изменилось в правилах приёма на работу в 2021 году?

Согласно материалам Парламентской газеты и Гарант.ру, с 2021 года работодатели более не оформляют новые бумажные трудовые книжки. Вместо этого:

• Работник предоставляет паспорт и, при наличии, номер электронного трудового документа (ЭТД).
• Кадровый специалист вносит запись в электронную систему, а работнику отправляется уведомление о создании ЭТК.
• Если у работника уже есть бумажная книжка, она передаётся в отдел кадров, где её данные импортируются в электронный реестр.

Как оформить трудовую книжку, если её нет?

Для новых сотрудников, пришедших в труд после 1 января 2021 года, процесс выглядит так:

1. Работодатель регистрирует сотрудника в системе СЗВ‑ТД (Система заполнения ведомостей).
2. Создаётся запись в ЭТК, в которой фиксируются:
   • Дата начала работы;
   • Наименование организации;
   • Должность и тарифный разряд;
   • Основание для приёма (трудовой договор, приказ и т.д.).
3. Работнику отправляется ссылка на портал Госуслуг, где он может просмотреть и скачать свою электронную трудовую книжку.

Что делать, если бумажную трудовую книжку потеряли?

Согласно Гарант.ру и Контур, восстановить бумажный документ невозможно, но есть несколько вариантов решения ситуации:

1. Обратиться к бывшему работодателю – запросить выписку из его кадровой базы. Работодатель обязан предоставить сведения о трудовом стаже.
2. Получить выписку из ЭТК – если у вас уже был электронный вариант, вы можете скачать полную историю трудовой деятельности.
3. Оформить заявление в Пенсионный фонд РФ – для подтверждения стажа при расчете пенсии.
4. Если вы впервые устраиваетесь после 2021 года, то бумажную книжку не требуется – сразу оформляется ЭТК.

Пример письма работодателю о выдаче выписки

Тема: Запрос выписки из трудовой книжки

Уважаемый(ая) [ФИО руководителя/Кадровый отдел],

Прошу предоставить выписку из трудовой книжки за период работы в вашей организации с [дата начала] по [дата окончания] в связи с утерей бумажного документа. Выписка необходима для подтверждения стажа перед Пенсионным фондом.

С уважением,
[Ваше ФИО]
[Контактный телефон]
[Электронная почта]

Как работодателям вести электронные трудовые книжки?

Для успешного перехода к ЭТК работодателям необходимо выполнить несколько обязательных шагов:

• Обеспечить доступ к интернету и установить программное обеспечение, совместимое с системой Минтруда.
• Назначить ответственного за кадровый учет, который будет проходить обучение по работе с ЭТК.
• Регулярно проверять корректность записей в системе СЗВ‑ТД и в ЭТК (проверка даты начала/окончания, должности, оснований).
• Сохранять копии документов (трудовые договоры, приказы) в электронном виде в течение 5 лет.

Частые ошибки и способы их устранения

Перспективы развития электронных трудовых книжек

К 2026 году электронные трудовые книжки стали полностью интегрированы в государственные сервисы:

• Работники могут самостоятельно проверять свой трудовой стаж через личный кабинет на Госуслуги.
• Пенсионный фонд автоматически получает данные о стаже, что ускоряет процесс назначения пенсии.
• Разрабатываются мобильные приложения, позволяющие просматривать ЭТК «на ходу».

В ближайшие годы планируется внедрить цифровую подпись для всех записей, а также расширить возможности интеграции с другими государственными базами (например, с системой «Мой налог»).

Краткий чек‑лист для работников

1. Убедитесь, что у вас есть доступ к ЭТК через Госуслуги или корпоративный портал.
2. Если у вас была бумажная книжка до 2021 года, проверьте, перенесены ли данные в электронный реестр.
3. В случае утери бумажного документа запросите выписку у бывшего работодателя.
4. При приёме на новую работу предоставьте только паспорт и, при наличии, номер ЭТК.
5. Регулярно проверяйте корректность записей (даты, должности, основания).

2021 год стал поворотным моментом в системе трудового учёта России: переход к электронным трудовым книжкам упростил процесс оформления, сократил бумажную волокиту и повысил прозрачность данных о трудовом стаже; Потеря бумажной книжки теперь не является критической проблемой – всё необходимое хранится в цифровом виде и доступно каждому работнику в любой момент.

Если вы столкнулись с проблемой отсутствия бумажной трудовой книжки, помните, что восстановить её невозможно, но можно получить полную выписку из ЭТК и использовать её в любых официальных целях.

Дата актуализации: 22 мая 2026 года. Информация основана на официальных нормативных актах, публикациях «Парламентской газеты», «Гарант.ру», «Контур», «Клерк.ру» и других проверенных источниках;