Трудовая книжка (в электронном виде – Электронная трудовая книжка (ЭТК)) является официальным документом, фиксирующим трудовую историю работника. Правильное её оформление необходимо для получения пенсионных выплат, расчёта отпускных, а также при смене места работы. Ниже представлена подробная инструкция, актуальная на 2026 год.

Правовая база

• Трудовой кодекс Республики Казахстан (ТК РК) от  г.
• Закон «О пенсионном обеспечении в Республике Казахстан» от  г.
• Постановление Правительства РК № 1025 от  г. «Об электронных трудовых книжках».
• Приказ Министерства труда и социальной защиты населения № 365 от  г. «Об утверждении формы и порядка заполнения трудовой книжки».

Виды трудовых книжек

1. Бумажная трудовая книжка – традиционный вариант, выпускается в виде печатного документа.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – хранится в единой государственной системе «Электронный документооборот» и доступна через портал eGov.kz.

С 2025 года большинство новых работодателей обязаны оформлять ЭТК, однако бумажный вариант всё ещё допускается, если работник отказывается от электронного формата.

Кому и когда требуется оформить трудовую книжку

• Гражданам, впервые поступающим на работу по трудовому договору.
• Работникам, меняющим место работы – в случае перехода в новое предприятие необходимо передать заполненную книжку.
• Работникам, получившим дубликат после утраты, порчи или уничтожения оригинала.

Необходимые документы

Пошаговая инструкция по оформлению

5.1 Оформление новой (бумажной) трудовой книжки

1. Подготовка документов. Соберите паспорт, ИНН и подписанный трудовой договор.
2. Заполнение заявления. В заявлении укажите ФИО, дату рождения, ИНН, желаемый тип книжки (бумажная) и подпишите документ.
3. Обращение в отдел кадров. Предоставьте пакет документов в HR‑отдел работодателя.
4. Регистрация в системе «Электронный документооборот». Работодатель вносит сведения о работнике в ЕДО и получает номер книжки.
5. Получение книжки. После подтверждения данных работнику выдаётся бумажная трудовая книжка с проставленными печатями и подписью уполномоченного лица.
6. Заполнение первой записи. В книжку вносятся: дата начала работы, должность, наименование работодателя, размер заработной платы, срок испытательного периода (если есть).

5.2 Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)

1. Регистрация в системе eGov. Перейдите на eGov.kz и создайте личный кабинет (если его ещё нет).
2. Авторизация работодателя. Работодатель должен иметь сертификат электронной подписи (ЭЦП) и доступ к модулю «Трудовые книжки».
3. Создание записи. В системе вводятся все обязательные реквизиты: ФИО, ИНН, дата рождения, дата начала работы, должность, размер заработной платы, условия труда.
4. Подтверждение записи. Работодатель подписывает запись своей ЭЦП, а работник получает уведомление на электронную почту и в личный кабинет.
5. Контроль и корректировка. При изменении условий (перевод, повышение зарплаты, отпуск) работодатель вносит новые записи, каждая из которых подписывается ЭЦП.

5.3 Оформление дубликата трудовой книжки

1. Составление заявления о выдаче дубликата. Указать причину утраты/повреждения, ФИО, ИНН, дату рождения.
2. Предоставление подтверждающих документов. Полис страхования, справка из полиции (при краже), копия утраченной книжки (если есть).
3. Обращение к бывшему работодателю. Работодатель вносит запись о выдаче дубликата в свою систему и подписывает её.
4. Подача заявления в органы соцзащиты. Если бывший работодатель не может выдать дубликат, заявление подаётся в Отдел по делам труда и социальной защиты населения по месту жительства.
5. Получение дубликата. После проверки документов выдается новая книжка (бумажная) или создаётся запись в ЭТК.

Что обязательно должно быть указано в каждой записи

• Дата начала и (при необходимости) окончания работы.
• Наименование работодателя (полное официальное название).
• Должность и/или квалификационная категория.
• Размер заработной платы (в тенге) и форма оплаты.
• Основание для прекращения трудовых отношений (по инициативе работника/работодателя, истечение срока договора и т.д.).
• Подпись (или электронная подпись) уполномоченного представителя работодателя.

Частые ошибки при оформлении и как их избежать

1. Отсутствие подписи работодателя. Запись считается недействительной без подписи или ЭЦП. Проверяйте наличие подписи сразу после получения записи.
2. Неправильные даты. Ошибки в датах начала/окончания работы могут привести к проблемам с пенсионными начислениями. Сравнивайте даты с трудовым договором.
3. Неуказание полного названия организации. Используйте официальное название, как указано в ЕГРПОУ.
4. Отсутствие записи о переводе. При переводе внутри компании необходимо оформить отдельную запись о смене должности.
5. Потеря оригинала без получения дубликата. При утрате сразу подавайте заявление о дубликате, иначе запись может быть признана недействительной.

Как проверить правильность заполнения

• Войдите в личный кабинет eGov и откройте раздел «Электронные трудовые книжки». Сравните все записи с вашими трудовыми договорами.
• Попросите в отделе кадров предоставить копию всех записей (бумажный вариант) и сверить их с оригиналами договоров.
• При обнаружении несоответствия – немедленно обратитесь к работодателю с письменным запросом об исправлении.

Вопросы и ответы (FAQ)

9.1 Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?

Да. Работник имеет право потребовать бумажный вариант, подав письменное заявление в отдел кадров в течение 5 рабочих дней после начала работы.

9.2 Сколько времени занимает оформление дубликата?

В среднем 10–15 рабочих дней, если все документы предоставлены полностью. При обращении в органы соцзащиты срок может увеличиться до 30 дней.

9.3 Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка после её закрытия?

Ошибка исправляется только в случае, если запись ещё не закрыта (нет подписи о завершении трудовых отношений). Если запись закрыта, необходимо оформить дополнительную запись с указанием исправления и приложить объяснительные документы.

9.4 Нужно ли сохранять бумажный оригинал, если у меня есть ЭТК?

Для большинства целей (пенсия, соцзащита) достаточно ЭТК. Однако рекомендуется хранить копию паспорта и справку о наличии ЭТК в личных документах.

9.5 Как оформить трудовую книжку при работе по гражданско‑правовому договору (ГПХ)?

ГПХ не требует ведения трудовой книжки. Однако если работник желает, он может заключить отдельный трудовой договор с тем же работодателем, после чего оформить запись в книжке.

Оформление трудовой книжки в Казахстане – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения законодательных требований. С 2025 года основной акцент делается на Электронную трудовую книжку, которая упрощает контроль за трудовой историей и ускоряет взаимодействие с государственными органами. Тем не менее, традиционный бумажный вариант остаётся актуальным для тех, кто предпочитает физический документ.

Следуя приведённым выше шагам, вы сможете быстро и без ошибок оформить новую книжку, получить дубликат или перейти на электронный формат, а также избежать типичных проблем, связанных с неправильным заполнением.

Помните: своевременное и корректное ведение трудовой книжки – залог безболезненного выхода на пенсию и получения всех полагающихся социальных выплат.