Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовой стаж работника в Казахстане․ Несмотря на активное внедрение электронных форматов, бумажная версия по‑прежнему востребована в ряде ситуаций․ В данной статье мы подробно рассмотрим:

• кто и для чего нужна трудовая книжка в РК;
• особенности новой формы трудовой книжки (2023‑2026 гг․);
• правила заполнения, ведения и хранения;
• как восстановить или оформить дубликат;
• электронный формат и взаимодействие с ЕСУТД․

Кому и для чего нужна трудовая книжка в Казахстане

Согласно положениям Социального кодекса Республики Казахстан трудовой стаж подтверждается трудовой книжкой․ При её отсутствии или недостаточности записей стаж устанавливается:

1. на основании документов, подтверждающих сведения о работе (трудовые договоры, приказы, выписки из кадровых дел);
2. по решению суда․

Трудовая книжка необходима:

• при назначении пенсии по возрасту и по выслуге лет;
• при оформлении пособий по безработице, больничных листов и других социальных выплат;
• при трудоустройстве в новую организацию (особенно если работодатель требует подтверждение стажа);
• при подтверждении профессионального опыта для аттестации, повышения квалификации или получения лицензий․

Новая форма трудовой книжки РК (2023‑2026)

С 1 сентября 2021 года были утверждены изменения в правилах ведения трудовых книжек, однако их обязательное применение началось с 2023 года для newly issued (новых) трудовых книжек․ Основные нововведения:

• Обновлённый титульный лист: теперь содержит поля для ФИО, даты рождения, места рождения, серии и номера документа, а также место для отметки о смене фамилии/имени/отчества․
• При изменении личных данных (фамилия, имя, отчество, дата рождения) на титульном листе производится одной чертой зачёркивание прежних сведений и запись новых данных рядом․
• Введён обязательный регистрационный номер трудовой книжки, который присваивается органом, выдавшим бланк (обычно отдел кадров предприятия или территориальный орган МТСЗН)․
• Уточнён порядок внесения записей о приёме, переводе и увольнении: каждая запись должна содержать дату, номер и название приказа (или другого основания), наименование организации, должность, а также подпись уполномоченного лица и печать организации․
• Добавлен раздел «Сведения о повышении квалификации и переподготовке» (по желанию работника)․

Правила заполнения и ведения трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки осуществляется руководителем организации или уполномоченным им лицом (кадровиком, бухгалтером)․ Основные требования:

1. Записи делаются только на основе приказов о приёме, переводе, увольнении или иных документов, подтверждающих трудовую деятельность․
2. Каждая запись оформляется отдельной строкой; после записи ставится подпись уполномоченного лица и ставится печать организации (если она предусмотрена уставом)․
3. При увольнении в трудовой книжке делается запись об увольнении с указанием основания (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т․д․) и даты․
4. Если работник желает, трудовая книжка может храниться у работодателя; в этом случае работник получает заверенную копию при необходимости․
5. При повреждении или утрате трудовой книжки работодатель обязан оформить новую в течение десяти рабочих дней, используя сведения из личного дела сотрудника․

Как восстановить трудовую книжку (дубликат)

В случае утери или порчи документа работник должен обратиться к последнему работодателю (или к организации, где трудовая книжка велась) с запросом на выдачу дубликата․ Для этого потребуется:

• Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки (в свободной форме)․
• Копия паспорта и идентификационного номера (ИИН)․
• Трудовой договор или приказ о приёме на работу (если имеется)․
• Справка о периодах работы, выданная бухгалтерией или кадровой службой организации․
• Бланк новой трудовой книжки (можно получить в отделе кадров или скачать с официального портала электронного правительства РК)․

После проверки предоставленных данных кадровая служба заполняет дубликат, ставит подписи и печати, а затем выдаёт его работнику под расписку․

Электронная трудовая книжка и ЕСУТД

С 2023 года в Казахстане активно развивается электронный формат трудовой книжки через Единую систему учёта электронных трудовых договоров (ЕСУТД)․ Основные моменты:

• Электронная трудовая книжка формируется автоматически на основе данных, внесённых в ЕСУТД при заключении, изменении или расторжении электронного трудового договора․
• Доступ к электронной книжке предоставляется через личный кабинет на портале электронного правительства РК (egov․kz) после авторизации по ИИН и паролю или через ЭЦП․
• Работник может в любой момент выписать выписку из электронной трудовой книжки в формате PDF и предоставить её работодателю или государственным органам․
• При переходе с бумажного на электронный формат (или наоборот) данные синхронизируются: при первом внесении записи в электронную систему делается соответствующая отметка в бумажной книжке и vice versa․
• Электронный формат значительно снижает риски утраты или повреждения документа, упрощает подтверждение стажа при назначении пенсии и получении социальных выплат․

Ответы на часто задаваемые вопросы

Нужно ли гражданину РФ заводить трудовую книжку образца РК?

Да․ Если иностранный работник (в т․ч․ гражданин Российской Федерации) трудоустраивается в организацию, зарегистрированную в Республике Казахстан, ему необходимо завести трудовую книжку образца РК (приложение 1 к Правилам ведения трудовых книжек)․ Работодатель не может вносить записи в трудовую книжку другого государства․

Можно ли принять на работу гражданина РФ по внутреннему паспорту?

Для оформления трудовых отношений гражданину РФ необходим не только внутренний паспорт РФ, но и документ, подтверждающий право на пребывание и работу в РК (визa, разрешение на работу или патент)․ Трудовая книжка оформляется после предоставления этих документов․

Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку?

Согласно ст․ 32 ТК РК, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку и возместить работнику возможные убытки, связанные с утратой документа (например, задержку в назначении пенсии)․

Нужно ли хранить трудовую книжку у работодателя?

Хранение трудовой книжки у работодателя допускается по желанию работника․ В этом случае работник получает заверенную копию при первом требовании (например, при устройстве на новое место работы)․

Новая трудовая книжка Республики Казахстан сохраняет свою роль как главный документ, подтверждающий трудовой стаж, но одновременно адаптируется к реалиям цифровой эпохи․ Работникам и работодателям важно знать:

• какие данные должны быть внесены в титульный лист и записи;
• как правильно оформлять приказы и делать записи;
• какие действия предпринимать при утере или повреждении документа;
• как пользоваться электронной версией через ЕСУТД и портал egov․kz․

Соблюдение установленных правил не только обеспечит законность трудовых отношений, но и упростит получение социальных гарантий в будущем․