Дата актуализации: 23 мая 2026 г., 13:51:26

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Кто обязан вести трудовую книжку в казённом учреждении
3. Формы трудовой книжки: бумажная и электронная
4. Порядок оформления и заполнения
5. Переход к электронным трудовым книжкам: завершение 2026 г.
6. Ответственность работодателя и работника
7. Типичные ошибки и как их избежать
8. Часто задаваемые вопросы
9. Полезные ссылки и документы

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66‑78) – определяет порядок ведения трудовой книжки.
• Федеральный закон № 274‑ФЗ от «Об электронных трудовых книжках».
• Приказ Минтруда России № 5н от – фиксирует окончание переходного периода и вводит обязательный порядок использования ЭТК с .
• Приказ Минобразования РФ № 112н от – специальные положения для казённых учреждений (школы, вузы, научные организации).
• Региональные акты (при наличии) – могут уточнять порядок выдачи и хранения бумажных копий.

Все перечисленные нормативные акты обязательны к исполнению в государственных (казённых) учреждениях.

Кто обязан вести трудовую книжку в казённом учреждении

В соответствии с ТК РФ и специальными приказами, трудовую книжку обязаны вести:

• Работодатели‑казённые учреждения (федеральные, региональные, муниципальные), в т.ч. их филиалы и подразделения.
• Все работники, за исключением:
  • служащих, занятых по договорам подряда (не трудовые отношения);
  • работников, чей стаж учитывается только в системе пенсионного страхования (например, некоторые временные сотрудники).

Для государственных служащих, находящихся на государственной гражданской службе, применяется отдельный документ – служебная книжка, но в большинстве казённых учреждений используется именно трудовая книжка.

Формы трудовой книжки: бумажная и электронная

Бумажная трудовая книжка

• Установленный образец (форма № ТК‑1).
• Выдаётся в двух экземплярах: один – работнику, второй – работодателю (в казённом учреждении хранится в архиве кадровой службы).
• С её использование допускается только в исключительных случаях (отсутствие доступа к ЭТК, технические сбои).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Хранится в Единой государственной информационной системе «Трудовые книжки» (ЕГИС‑ТК).
• Идентифицируется по СНИЛС и ИНН работника.
• Заполняется и подписывается с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) работодателя.
• Доступ к ЭТК имеет как работник (через портал Госуслуг), так и уполномоченные сотрудники кадровой службы учреждения.

Важно: с электронная трудовая книжка стала обязательной для всех новых трудовых отношений в государственных учреждениях.

Порядок оформления и заполнения

Приём на работу

1. Сотрудник предоставляет паспорт, СНИЛС, ИНН и документ об образовании.
2. Кадровая служба проверяет наличие в системе ЕГИС‑ТК записи о предыдущих местах работы (если они есть).
3. Если у работника нет ЭТК, создаётся новая запись:
   • Заполняется раздел «Данные о работнике» (ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, гражданство).
   • Указывается дата начала трудовых отношений.
   • Кадровик ставит свою КЭП и фиксирует дату создания.
4. Работнику отправляется уведомление на электронную почту/Госуслуги о создании ЭТК.

Оформление изменений в трудовом статусе

Каждое изменение (перевод, повышение, изменение должности, временное отстранение) фиксируется в отдельной строке ЭТК.

1. Подготовка приказа (например, Приказ № 12 от «О переводе Ивановой И.И. на должность старшего специалиста»).
2. Кадровик вносит запись в ЭТК:
   • Дата приказа.
   • Новая должность, разряд, оклад.
   • Основание (номер и дата приказа).
3. Запись подписывается КЭП руководителя подразделения и КЭП кадровика.

При увольнении (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по сокращению штата)

1. Составляется приказ об увольнении (указывается дата, причина, ссылка на ТК РФ).
2. Кадровик вносит в ЭТК запись:
   • Дата увольнения.
   • Основание (приказ №, дата).
   • Сведения о выплате всех положенных компенсаций.
3. Запись подписывается КЭП руководителя и КЭП кадровика.
4. Работнику формируется выписка из ЭТК (можно скачать через портал Госуслуг) – документ, который он предъявляет в ПФР при расчёте пенсии.
5. Если по техническим причинам ЭТК недоступна, в течение 5 рабочих дней выдаётся временный бумажный лист (форма ТК‑2) – он считается временным подтверждением до восстановления доступа.

Хранение и архивирование

• Электронные записи хранятся в ЕГИС‑ТК без ограничения срока.
• Кадровая служба обязана вести реестр доступа к ЭТК (кто и когда просматривал запись).
• Для аудита (внутреннего и внешнего) сохраняются копии всех приказов в электронном виде (PDF/A) в архиве учреждения.

Переход к электронным трудовым книжкам: завершение 2026 г.

С 1 января 2026 года в России завершился переходный период, предусмотренный Федеральным законом № 274‑ФЗ. Ниже – ключевые моменты, которые необходимо знать казённым учреждениям.

Что изменилось?

• ЭТК стала единственным официальным документом о трудовом стаже.
• Бумажные трудовые книжки могут использоваться только в исключительных ситуациях (отсутствие доступа к интернету, поломка системы).
• Все новые приёмы на работу обязаны регистрировать в ЭТК в течение трёх рабочих дней после подписания трудового договора.
• Контроль за своевременным заполнением возложен на управляющего кадровой службой (должностные инструкции обновлены).

Что делать, если система недоступна?

1. Сразу же оформить временную бумажную запись (форма ТК‑2) и пометить её как «временная».
2. В течение 24 часов уведомить ИТ‑службу учреждения о сбое.
3. После восстановления доступа ввести данные в ЭТК и подписать их КЭП. Временную запись аннулируется подписью руководителя.

Обучение персонала

К 2026 году все кадровые сотрудники государственных учреждений прошли обязательный курс «Электронные трудовые книжки в государственных организациях», подтверждённый сертификатом.

Ответственность работодателя и работника

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи КЭП.
  Проверяйте, что каждая запись подписана обеими сторонами – руководителем и кадровиком.
• Неправильный код должности.
  Используйте классификатор ДК 021‑2000 (должности государственных служащих) и ДК 020‑2001 (рабочие места).
• Заполнение даты увольнения позже фактической даты.
  Запись должна отражать реальную дату, указанную в приказе.
• Отсутствие уведомления работнику.
  После каждой записи отправляйте автоматическое уведомление через портал Госуслуг.
• Сохранение бумажных копий без регистрации в системе.
  Все бумажные документы обязаны быть отсканированы и загружены в электронный архив учреждения.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли мне сохранять бумажную трудовую книжку?

Нет, если у вас уже создана электронная трудовая книжка. Бумажную форму можно хранить только в случае технического сбоя, но она не считается официальным документом.

Как получить доступ к своей ЭТК?

Через личный кабинет на портале Госуслуги. Для входа понадобится подтверждённый телефон и пароль, а также СНИЛС.

Что делать, если в ЭТК указана неверная дата начала работы?

Сотрудник обязан в течение 30 дней написать заявление в кадровую службу. После проверки будет оформлен приказ об исправлении, и запись будет обновлена с подписью КЭП.

Можно ли в казённом учреждении использовать бумажную ТК для новых сотрудников?

С  г. только электронная форма считается обязательной. Бумажную ТК можно выдать лишь в исключительных случаях, подтверждённых приказом руководителя.

Как оформить перевод внутри одного учреждения?

Оформляется приказом «О переводе», в котором указываются новая должность, подразделение и дата перевода. В ЭТК делается новая запись, но сохраняется прежняя запись о предыдущей должности.

Полезные ссылки и документы

• Трудовой кодекс РФ (консультант.плюс)
• Портал Госуслуг – Электронная трудовая книжка
• Приказ Минтруда № 5н от «О переходе на ЭТК»
• Приказ Минобразования РФ № 112н от
• Пенсионный фонд РФ – FAQ по ЭТК

В 2026 году электронная трудовая книжка стала единственным официальным документом о трудовом стаже в казённых учреждениях. Правильное ведение ЭТК – это не только соблюдение закона, но и гарантия того, что каждый сотрудник получит корректные расчёты пенсии, компенсаций и будет иметь прозрачный трудовой путь.

Для успешного учёта рекомендуется:

1. Обеспечить своевременное обучение кадрового персонала.
2. Внедрить автоматические уведомления о каждой записи в ЭТК.
3. Регулярно проверять доступность и работоспособность системы ЕГИС‑ТК.
4. Вести строгий контроль за подписанием каждой записи квалифицированной электронной подписью.

Только совместными усилиями работодателя и работника можно гарантировать надёжный и законный учёт трудового стажа в государственных (казённых) учреждениях.