Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ В образовательных учреждениях она играет особую роль, поскольку фиксирует не только даты начала и окончания работы, но и сведения о прохождении обучения, прохождении стажировки, получении квалификационных повышений и т․д․ В данной статье рассматриваются юридические основания, структура, порядок заполнения, переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) и особенности работы с дубликатами․
Юридические основания
- Постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 года – «инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях»․
- Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 года – «инструкция по заполнению трудовых книжек»․
- Постановление Минтруда России от 20 сентября 2020 года – начало перехода на электронные трудовые книжки․
- Федеральный закон «О труде» (частично от 2022 г․) и Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, регулирующие порядок ведения и использования трудовых книжек․
В соответствии с этими нормативными актами, образовательные учреждения обязаны вести трудовые книжки для всех сотрудников, включая преподавателей, научных сотрудников, административный персонал и технику․
Структура трудовой книжки образовательного учреждения
Трудовая книжка состоит из двух частей:
- Общая часть – содержит сведения о работнике (ФИО, дата рождения, паспортные данные, место работы, должность, дата начала работы, стаж и т․д․)․
- Вкладка (вкладки) – отдельные листы, где фиксируются конкретные изменения: перевод, увольнение, повышение квалификации, стажировка, получение дополнительного образования․
Вкладка к трудовой книжке образовательного учреждения обычно содержит следующие разделы:
- Перевод на работу в образовательное учреждение․
- Увольнение или перевод в другое учреждение․
- Обучение и повышение квалификации․
- Стажировка и практики․
- Получение дипломов и сертификатов․
Порядок заполнения трудовой книжки
Порядок заполнения трудовой книжки в образовательных учреждениях регулируется Инструкцией по заполнению трудовых книжек (постановление Минтруда России 10 октября 2003 г․)․ Ниже приведены основные шаги:
- Ввод данных о сотруднике – ФИО, дата рождения, паспортные данные, место работы, должность, дата начала работы․
- Фиксация изменений – при каждом изменении трудового статуса (перевод, увольнение, повышение, стажировка) в соответствующую вкладку․
- Подпись руководителя – руководитель образовательного учреждения подписывает каждую запись․
- Сроки заполнения – каждая запись должна быть внесена в течение 10 календарных дней с момента изменения․
Особенности заполнения дубликата трудовой книжки описаны в статье 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек․ В случае утраты или повреждения оригинала, дубликат оформляется по схеме:
- Заполняется в соответствии с оригиналом․
- Подписывается руководителем и заверяется печатью учреждения․
- Сдается в Фонд трудовой книжки для регистрации․
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2020 г․ переход на ЭТК стал обязательным для всех работодателей, включая образовательные учреждения․ Основные моменты:
- Работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде․
- Сотрудник может отказаться от бумажной трудовой книжки, подав заявление о отказе․ В таком случае он получает только электронный документ․
- Одновременное применение бумажного и электронного вариантов допускается, если работник не подал заявление об отказе․
- ЭТК позволяет ускорить процесс оформления, уменьшить бумажный документооборот и повысить прозрачность данных․
Как перейти на ЭТК
- Подготовка ИТ‑системы: установка программного обеспечения, обучение персонала․
- Регистрация в системе Фонда трудовой книжки․
- Перенос данных из бумажных трудовых книжек в электронный формат․
- Проверка и согласование записей с сотрудниками․
- Публикация электронных записей в системе Фонда․
Практические рекомендации для образовательных учреждений
- Регулярно проверяйте актуальность данных в трудовых книжках․
- Обучайте руководителей и кадровый отдел правильному заполнению․
- Ведите отдельный журнал изменений для контроля за своевременным внесением записей․
- При переходе на ЭТК создайте резервные копии данных․
- Обеспечьте доступ сотрудников к своим данным через портал Фонда трудовой книжки․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать только бумажную трудовую книжку в образовательном учреждении?
- С 2020 г․ обязательным является ведение электронных трудовых книжек․ Бумажная версия допускается только при наличии согласия сотрудника․
- Что делать, если сотрудник не подписал запись в трудовой книжке?
- Запись считается недействительной․ Необходимо оформить исправление с подписью руководителя и сотрудника․
- Как оформить дубликат трудовой книжки?
- Заполните дубликат по схеме оригинала, подпишите руководитель, заверьте печатью учреждения и сдайте в Фонд трудовой книжки․
Трудовая книжка образовательного учреждения – это не просто бумажный документ, а ключевой элемент кадровой политики, подтверждающий квалификацию, стаж и достижения сотрудников․ Переход на электронные трудовые книжки повышает эффективность работы с персоналом, облегчает контроль за соблюдением трудового законодательства и обеспечивает прозрачность данных․ Соблюдение всех норм и правил заполнения, своевременное обновление записей и грамотное управление электронными данными помогут образовательному учреждению избежать штрафов и повысить доверие со стороны сотрудников и внешних контролирующих органов․