Трудовая книжка – это важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. В последние годы в России происходит переход на электронный формат ведения трудовых книжек, однако бумажные трудовые книжки все еще актуальны, особенно для подведомственных учреждений. В данной статье мы подробно рассмотрим особенности ведения трудовых книжек в подведомственных учреждениях, изменения в законодательстве, порядок оформления и хранения, а также ответы на часто задаваемые вопросы.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это документ, который содержит сведения о трудовой деятельности работника, включая:

• Дату и место приема на работу.
• Наименование организации.
• Должность, на которую принят работник.
• Сведения о переводах на другие должности.
• Сведения об увольнении.
• Причины увольнения.
• Сведения о награждениях, поощрениях, взысканиях.

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника.

Изменения в законодательстве

В последние годы в Трудовом кодексе Российской Федерации были внесены изменения, касающиеся ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Основные изменения:

• Работодатель обязан уведомить работника о возможности выбора между ведением трудовой книжки в электронном или бумажном виде.
• Работник имеет право выбрать ведение трудовой книжки в электронном виде.
• Введены технические требования к электронным трудовым книжкам.
• Внесены изменения в порядок обеспечения работодателей бланками трудовых книжек и вкладышей к ним.

Важно помнить: Переход на электронную трудовую книжку не означает немедленного прекращения использования бумажных трудовых книжек. Работодатель может продолжать вести трудовые книжки в бумажном виде, если работник не выразил желание перейти на электронный формат.

Ведение трудовых книжек в подведомственных учреждениях

Подведомственные учреждения (например, государственные учреждения, образовательные организации, медицинские учреждения) обязаны соблюдать все требования Трудового кодекса Российской Федерации и нормативных актов, регулирующих ведение трудовых книжек.

Особенности ведения трудовых книжек в подведомственных учреждениях:

• Ведение трудовых книжек в бумажном виде допускается, если работник не выразил желание перейти на электронный формат.
• Работодатель обязан обеспечить наличие у работников возможности выбора между ведением трудовой книжки в электронном или бумажном виде.
• В подведомственных учреждениях необходимо вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним на бумажном носителе.
• Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть приобретены в соответствии с установленными требованиями.

Порядок оформления трудовой книжки

Прием на работу:

• Работодатель оформляет трудовой договор с работником.
• Работодатель заполняет трудовую книжку работника, указывая сведения о работнике, организации, должности и дате приема на работу.
• Работодатель подписывает запись в трудовой книжке.

Перевод на другую должность:

• Работодатель оформляет приказ о переводе работника на другую должность.
• Работодатель заполняет запись в трудовой книжке о переводе работника на другую должность, указывая дату перевода и новую должность.
• Работодатель подписывает запись в трудовой книжке.

Увольнение:

• Работодатель оформляет приказ об увольнении работника.
• Работодатель заполняет запись в трудовой книжке об увольнении работника, указывая дату увольнения и причину увольнения.
• Работодатель подписывает запись в трудовой книжке.
• Работодатель выдает работнику трудовую книжку и предоставляет сведения о трудовой деятельности за время работы в организации.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки должны храниться в организации в течение 5 лет после увольнения работника. Затем они передаются в архив.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это электронный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника. Электронная трудовая книжка является равнозначным документом бумажной трудовой книжки.

Преимущества ЭТК:

• Удобство хранения и поиска информации.
• Защита от потери и повреждения.
• Возможность доступа к информации в любое время и в любом месте.
• Снижение риска подделки.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Когда был переход на электронные трудовые книжки?

Переход на электронные трудовые книжки начался в 2020 году.

Какие организации должны были перейти на электронные трудовые книжки?

Все организации, включая подведомственные учреждения, обязаны перейти на ведение электронных трудовых книжек.

Каким образом можно выбрать ведение трудовой книжки в электронном виде?
Работник должен подать работодателю письменное заявление о выборе ведения трудовой книжки в электронном виде.
Что делать, если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки?

В этом случае при увольнении работнику выдается форма СТД-Р.

Где можно получить информацию о ведении электронных трудовых книжек?

Информацию о ведении электронных трудовых книжек можно получить на сайте Пенсионного фонда Российской Федерации, на сайте Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, а также на портале государственных услуг Российской Федерации.

Ведение трудовых книжек в подведомственных учреждениях требует соблюдения определенных правил и требований. Переход на электронный формат ведения трудовых книжек – это важный шаг в развитии цифровизации трудовых отношений. Работодателям необходимо обеспечить работникам возможность выбора между ведением трудовой книжки в электронном или бумажном виде, а работникам – активно пользоваться преимуществами электронного формата.

Важно: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При возникновении вопросов необходимо обращаться к специалистам в области трудового права.