Трудовая книжка — это официальный персональный документ работника‚ отражающий информацию о его трудовом пути: личные данные‚ образование‚ профессию‚ а также сведения о всех местах работы‚ переводах и увольнениях. В Республике Беларусь порядок ведения‚ заполнения‚ выдачи и хранения этого документа строго регламентирован Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек‚ утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от № 40.
В данной статье мы подробно разберем все аспекты получения трудовой книжки: от первого трудоустройства до оформления дубликата и получения документа на руки при увольнении.
Оформление трудовой книжки впервые
Согласно законодательству РБ‚ трудовая книжка заполняется нанимателем для всех сотрудников‚ которые проработали у него более пяти дней‚ при условии‚ что данная работа является для сотрудника основной. Это касается в т.ч. лиц‚ достигших 14-летнего возраста‚ которые устраиваются на работу впервые.
Как организация получает чистый бланк для работника?
Важно понимать: работник не покупает трудовую книжку самостоятельно в киоске или магазине. Бланк документа приобретается организацией. Для этого наниматель должен обратиться в местный исполнительный и распорядительный орган по месту своего нахождения (например‚ в администрацию района).
Алгоритм получения бланка нанимателем выглядит следующим образом:
- Для резерва организация может приобрести не более 3 (трех) бланков трудовой книжки и вкладышей к ней.
- Для получения более 10 бланков необходимо предварительно согласовать это с государственным учреждением «Центр по обеспечению деятельности бюджетных организаций администрации Заводского района г. Минска».
- Бланки выдаются по юридическому адресу предприятиям и организациям всех форм собственности (за исключением иностранных и совместных организаций).
Пакет документов для получения бланка в администрации района
В местную администрацию (например‚ Ленинского или Советского района г. Минска) необходимо предоставить:
- Письмо-заявление на имя главы администрации с просьбой выдать бланк трудовой книжки (с указанием Ф.И.О. работника и даты приказа о приеме на работу).
- Доверенность на лицо‚ которое будет получать бланк (на получение материальных ценностей).
- Копию платежного поручения об оплате стоимости бланка (заверенную печатью банка).
- Копии необходимых учредительных документов организации (заверенные в общем порядке).
Выдача трудовой книжки на руки работнику
По общему правилу‚ трудовая книжка хранится у нанимателя на протяжении всего времени работы сотрудника. Выдача документа на руки во время работы возможна только в исключительных случаях‚ предусмотренных законодательством (например‚ для предоставления в органы по труду‚ занятости и социальной защите).
Выдача при увольнении
При увольнении работника наниматель обязан выдать ему трудовую книжку в день прекращения трудового договора.
Если работник отсутствует на работе в день увольнения или отказывается получить документ‚ наниматель направляет ему уведомление о необходимости забрать трудовую книжку.
Пересылка по почте
В случае‚ если получить документ лично невозможно‚ работник имеет право подать письменное заявление о направлении трудовой книжки по почте. Наниматель обязан отправить документ не позднее следующего дня после получения такого заявления.
Что делать‚ если трудовая книжка утеряна или повреждена?
Потеря или порча трудовой книжки — неприятная‚ но решаемая проблема. Инструкция Минтруда предоставляет работнику право на получение дубликата.
Порядок получения дубликата
- Действующий сотрудник должен обратиться к нынешнему нанимателю с письменным заявлением о выдаче дубликата.
- Уволенный сотрудник имеет право обратиться к бывшему работодателю по последнему месту работы. Однако важно помнить: сделать это можно лишь в течение 6 месяцев со дня увольнения.
Электронная услуга для оформления дубликата
С 4 января 2024 года для всех нанимателей на едином портале электронных услуг https://platform.gov.by доступна новая электронная услуга Фонда социальной защиты населения (код 3.25.12) — «Предоставление сведений о трудовой деятельности». Эта услуга значительно упрощает процесс подтверждения стажа при оформлении дубликата трудовой книжки.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): перспективы и реальность
В 2025 году тема электронной трудовой книжки становится всё более актуальной. ЭТК призвана заменить бумажный формат‚ обеспечивая надежное сохранение данных о стаже без риска утери или порчи документа.
На данный момент развивается инфраструктура для работы с ЭТК:
- Наниматели продолжают вносить сведения в электронные системы Фонда социальной защиты.
- Работники могут получать выписки из электронной трудовой книжки от работодателя‚ а также через государственные сервисы (аналоги МФЦ и портала электронных услуг).
- Переход на ЭТК полностью не отменяет бумажную трудовую книжку для тех‚ кто желает ее сохранить‚ однако для впервые устраивающихся на работу в будущем формат может стать преимущественно электронным.
Получение трудовой книжки в Республике Беларусь, процесс‚ строго регламентированный государством. Будь то первое оформление документа через местную администрацию‚ получение его при увольнении или восстановление утраченного стажа через дубликат‚ важно соблюдать установленные процедуры и сроки. А внедрение электронных услуг и развитие электронной трудовой книжки делают процесс получения сведений о трудовой деятельности более удобным и прозрачным как для работников‚ так и для нанимателей.