Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․ В Беларуси её ведение регулируется нормативными актами Министерства труда и социальной защиты, а также положениями Трудового кодекса РБ․ Ниже представлен подробный обзор порядка ведения, заполнения, хранения и использования трудовых книжек, включая особенности для иностранных граждан (в частности, граждан Российской Федерации)․

Нормативная база

• Трудовой кодекс Республики Беларусь – ст․ 50 (основные положения о трудовых книжках)․
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утверждённая постановлением Министерства труда и социальной защиты РБ от № 40 (в редакции, действующей с )․
• Постановление Министерства труда и социальной защиты РБ от № 76 – внесение изменений и дополнений в Инструкцию․
• Закон Республики Беларусь от (в части электронного документооборота и дубликатов трудовых книжек)․
• Межгосударственные соглашения (например, решение Высшего Совета Сообщества Беларуси и России от № 4) – признание документов, выданных на территории РФ и РБ, без легализации․

Кто ведёт трудовые книжки?

Обязанность завести и заполнить трудовую книжку, как правило, лежит на нанимателе (работодателе)․ Это касается всех работников, с которыми заключён трудовой договор (постоянный, срочный, сезонный, договор о выполнении конкретной работы и т․д․)․ Исключения предусмотрены только для отдельных категорий (например, работников, занятых по гражданско‑правовым договорам, если иное не установлено законом)․

Порядок заполнения и выдачи трудовых книжек

Выдача бланка

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним выдаются нанимателям, состоящим на учёте в ИМНС РБ (по юридическому адресу предприятия)․ Иностранные и совместные организации не получают бланки напрямую – они могут приобрести их через уполномоченные поставщики или воспользоваться услугами кадровых агентств․

Заполнение при приёме на работу

• В разделе «Сведения о работнике» указываются ФИО, дата рождения, место жительства, серия и номер документа, удостоверяющего личность (паспорт, вид на жительство и т․д․)․
• В разделе «Трудовая деятельность» делается запись о приёме: дата приёма, наименование организации, должность, основание (трудовой договор № …, дата)․
• Запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печатью организации (если имеется)․

Внесение изменений и дополнений

Изменения (перевод на другую должность, изменение условий труда, увольнение) вносятся в соответствии с Инструкцией № 40․ Каждая запись должна содержать:

• дата события;
• краткое содержание (например, «Переведён на должность старшего специалиста»);
• основание (приказ № …, дата);
• подпись и печать․

Исправление ошибок

Если допущена ошибка, она исправляется путём зачёркивания неверной записи, написания правильной информации сверху и заверения исправления подписью и печатью․ Запрещено использовать корректирующие жидкости или стирать запись․

Выдача при увольнении

При расторжении трудового договора работнику выдаётся трудовая книжка с последней записью об увольнении (дата, основание, подпись, печать)․ Если работник уволен по инициативе работодателя, в книжке делается запись об увольнении по статье ТК РБ․

Особенности ведения трудовых книжек для иностранных граждан (в т․ч; граждан РФ)

Согласно решению Высшего Совета Сообщества Беларуси и России от № 4, документы, выданные на территории Республики Беларусь и Российской Федерации, признаются без легализации․ Это означает, что:

• Трудовая книжка, выданная гражданину РФ в России, является действительным документом о трудовой деятельности на территории РБ․
• Наниматель в РБ имеет право вносить записи о работе в такую книжку, если она соответствует установленному образцу и содержит необходимые реквизиты (серия, номер, дата выдачи)․
• Если у работника нет трудовой книжки образца РБ, наниматель может выдать ему дубликат или вкладыш, оформленный согласно Инструкции № 40, а затем продолжать вести учёт в этом документе․

Важно:

1. Перед внесением записи необходимо проверить, что книжка не повреждена и имеет свободные страницы для нужного раздела․
2. Все записи должны выполняться на русском или белорусском языке (допустимо использование обоих языков)․
3. Если работник предъявляет электронную трудовую книжку (ЕТК), наниматель обязан принимать её к учёту, однако бумажный дубликат всё равно может быть выдан по требованию работника․

Электронные трудовые книжки (ЕТК)

С вступил в силу порядок ведения электронных трудовых книжек, утверждённый обновлённой Инструкцией № 40․ Основные положения:

• ЕТК ведётся в единой государственной информационной системе «Трудовая книжка» (оператор – Фонд социальной защиты населения)․
• Наниматель обязан ежемесячно передавать сведения о приёме, переводах, увольнениях и иных изменениях в трудовой деятельности работника в ЕТК․
• Работник может получить выписку из ЕТК в электронном виде или запросить бумажный дубликат․
• Для иностранных граждан, включая граждан РФ, ЕТК ведётся на общих основаниях; при отсутствии согласия на электронный формат выдаётся бумажная книжка․

Хранение, учёт и выдача дубликатов

Хранение нанимателем

Трудовые книжки сотрудников храняться у нанимателя в течение всего периода трудовой деятельности и после увольнения – не менее 50 лет (согласно архивному законодательству)․ Хранение обеспечивается в условиях, исключающих повреждение, утрату или несанкционированный доступ․

Дубликаты

Дубликат трудовой книжки выдаётся в случаях:

• утраты или порчи оригинала;
• изменения фамилии, имени, отчества (по документу, подтверждающему изменение);
• по требованию работника (например, для подачи документов в посольство)․

Для выдачи дубликата наниматель запрашивает сведения из ЕТК (или из архива организации) и заполняет новый бланк согласно Инструкции № 40, после чего заверяет его подписью и печатью․

Ответы на часто задаваемые вопросы

Может ли наниматель внести запись о работе в трудовую книжку, выданную гражданину РФ в России?

Да․ В соответствии с решением Высшего Совета Сообщества Беларуси и России от № 4 и положениями Инструкции № 40, трудовая книжка, выданная на территории РФ, признаётся действительной в РБ без легализации․ Наниматель обязан внести запись о приёме, переводах и увольнении, соблюдая установленный порядок заполнения․

Нужно ли заводить трудовую книжку сотруднику‑гражданину РБ, если он уже имеет книжку, выданную в РФ?

Если у работника есть действительная трудовая книжка образца РФ, заводить новую книжку РБ не требуется․ Наниматель просто продолжает вести учёт в существующем документе, при условии, что он соответствует требованиям Инструкции (наличие необходимых разделов, свободные страницы)․ При отсутствии таковой или при её повреждении выдаётся дубликат или вкладыш РБ․

Как быть с электронной трудовой книжкой, если работник предпочитает бумажный вариант?

Законодательство не запрещает ведение одновременно бумажной и электронной форм․ По желанию работника наниматель выдаёт бумажную трудовую книжку (или вкладыш) и одновременно передаёт сведения в ЕТК․ При этом бумажный документ считается основным, если иное не согласовано сторонами․

Какие штрафы предусмотрены за нарушение правил ведения трудовых книжек?

Нарушение порядка ведения, хранения или выдачи трудовых книжек может повлечь административную ответственность согласно ст․ 10․5 КоАП РБ (штраф от 5 до 30 базовых величин) и, в случае умышленного причинения вреда работнику, – гражданско‑правовую ответственность (возмещение ущерба, морального вреда)․

Ведение трудовых книжек в Республике Беларусь регламентировано чёткой нормативной базой, которая обеспечивает единообразие учёта трудовой деятельности как для граждан РБ, так и для иностранных работников, включая граждан Российской Федерации․ Основные принципы:

• Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности;
• Обязанность завести и заполнить её лежит на нанимателе;
• Записи вносятся строго согласно Инструкции № 40, с обязательным указанием даты, основания и заверения подписью и печатью;
• Трудовые книжки, выданные в РФ, признаются в РБ без легализации, и наниматель может вносить в них записи о работе;
• С 2024 года действует система электронных трудовых книжек, однако бумажный вариант сохраняет свою юридическую силу при согласии сторон;
• Хранение и учёт трудовых книжек осуществляются нанимателем в течение не менее 50 лет после увольнения работника;
• Нарушения порядка ведения влекут административную и, при наличии умысла, гражданско‑правовую ответственность․

Соблюдение этих правил гарантирует защиту трудовых прав работников, упрощает взаимодействие с государственными органами (фонд социальной защиты, налоговые службы) и обеспечивает надёжное документальное подтверждение трудового стажа для назначения пенсий, пособий и других социальных выплат․