Трудовая книжка (ТК) установленного образца является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника в Республике Беларусь․ Её ведение, хранение и оформление регулируются Трудовым кодексом РБ (Статья 50) и подведомственными инструкциями․ С 1 января 2024 года в этот процесс были внесены кардинальные изменения, связанные с переходом на персонифицированный учёт в системе государственного социального страхования (ФСЗН)․
Значение и правовой статус трудовой книжки
Трудовая книжка — это не просто формальная бумага, а юридически значимый документ, который:
- Содержит сведения о всех местах работы, должностях, условиях труда и начислениях страховых взносов․
- Является основанием для назначения пенсии, пособий и других социальных выплат․
- Подтверждает стаж и трудовой опыт гражданина․
- Обязательна для заполнения при трудоустройстве на большинстве работ в РБ, за исключением случаев, прямо предусмотренных законодательством (например, работа по гражданско-правовым договорам)․
Ключевое изменение с 1 января 2024 года: интеграция с ФСЗН
С вступлением в силу изменений в ст․ 50 ТК РБ произошёл переход от бумажного архива работодателей к единой государственной базе данных — индивидуальному лицевому счету застрахованного лица в Фонде социальной защиты населения (ФСЗН)․
Что это значит на практике?
При оформлении дубликата трудовой книжки (в случае утери, порчи или полного заполнения) наниматель (работодатель) обязан запросить и использовать информацию о трудовой деятельности работника из ФСЗН․
Период, данные о котором берутся из ФСЗН: с 1 января 2003 года по настоящее время․ Это связано с тем, что персонифицированный учёт в системе ФСЗН был внедрён в РБ именно с этой даты․
Двухэтапный процесс оформления дубликата
С 2024 года оформление дубликата происходит в два обязательных этапа:
- Запрос в ФСЗН․ Наниматель направляет запрос через электронную услугу Фонда (код 3․25․12) на Едином портале электронных услуг․ В ответ ФСЗН предоставляет выписку из индивидуального лицевого счёта с полным перечнем всех мест работы застрахованного лица с 2003 года․
- Сверка и внесение записей․ На основании полученной выписки наниматель вносит соответствующие записи в дубликат трудовой книжки․ Записи за период до 2003 года (если они есть) подтверждаются иными документами (приказы, трудовые договоры, справки), которые хранятся у работодателя или в архивах․
Важно: Если в выписке ФСЗН есть записи о работе, которые не отражены в имеющейся у работника трудовой книжке, они подлежат обязательному внесению в дубликат․
Порядок ведения трудовых книжек для нанимателя (работодателя)
Все вопросы ведения, учёта и хранения ТК регулируются Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утверждённой Минтрудом и соцзащиты РБ․ Основные обязанности нанимателя:
- Оформление при приёме на работу․ При первом трудоустройстве гражданина РБ, иностранца с постоянным проживанием или лица без гражданства наниматель обязан:
- Приобрести трудовую книжку установленного образца (или вкладыш для иностранцев)․
- Заполнить титульный лист (ФИО, дата рождения, образование и т․д․)․
- Внести первую запись о приёме на работу не позднее дня фактического допуска к работе․
- Своевременное и точное внесение записей․ Каждое изменение (приём, перевод, увольнение, изменение условий труда) отражается в ТК на основании изданного нанимателем локального нормативного акта (приказа, распоряжения)․ Запись должна содержать дату, наименование документа, подпись ответственного лица и печать организации․
- Хранение и учёт․ Трудовые книжки действующих и уволенных работников хранятся у нанимателя отдельно от других документов в условиях, обеспечивающих их сохранность․ Ведётся учёт (журнал) всех выданных и принятых на хранение ТК․
- Выдача при увольнении․ При расторжении трудового договора (по любому основанию) наниматель обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесённой записью об увольнении․ Если работник не явился, ТК направляется по последнему известному адресу заказным письмом․
- Оформление дубликата․ При утере или порче ТК наниматель оформляет дубликат по правилам, описанным выше (с запросом в ФСЗН)․ Затраты на приобретение бланка дубликата несёт наниматель․
Особенности для иностранных граждан и лиц без гражданства
Для иностранных граждан, постоянно проживающих в РБ, ведение трудовых книжек производится на общих основаниях․ Они получают трудовую книжку установленного образца․
Для иностранных граждан, временно работающих в РБ (по трудовым договорам), до недавнего времени велась трудовая книжка в виде вкладыша․ Однако с 2024 года в контексте интеграции с ФСЗН и учёта страховых стажей, порядок также предполагает персонифицированный учёт․ Конкретные нюансы для данной категории следует уточнять в актуальной редакции Инструкции Минтруда․
Алгоритм действий работнику при отсутствии трудовой книжки
Если работник не имеет трудовой книжки (например, утеряна или не оформлялась при первом найме), он должен:
- Обратиться с письменным заявлением к своему последнему нанимателю с требованием оформить дубликат․
- Если последний наниматель не исполняет требование, работник может обратиться в местный исполнительный и распорядительный орган (например, горисполком, райадминистрацию), который уполномочен оформлять трудовые книжки и вносить в них записи на основании зарегистрированных трудовых договоров (п․ 8 Инструкции)․
- Для подтверждения стажа за период до 2003 года работнику необходимо самостоятельно собрать документы (справки, приказы, трудовые договоры) из архивов предыдущих мест работы или государственных архивов․
Реформа, начатая с 1 января 2024 года, направлена на:
- Повышение достоверности и прозрачности учёта трудового стажа․ Данные в ФСЗН являются первичными и государственно-верифицированными․
- Упрощение процедуры оформления дубликатов для работников, так как не требуется собирать справки со всех предыдущих работ за последние 20+ лет — вся информация централизована․
- Снижение административной нагрузки на нанимателя по хранению архивов за период с 2003 года (хотя обязанность по сверке и внесению записей остаётся)․
- Усиление ответственности нанимателя за корректное и своевременное взаимодействие с ФСЗН через электронные сервисы․
Главное, что должен помнить каждый:
- Работодатель: При оформлении дубликата ТК с, обязательный запрос в ФСЗН (услуга 3․25․12) для периода с 2003 года․ Без этой выписки дубликат оформить нельзя․
- Работник: Ваш трудовой стаж с 2003 года теперь надёжно хранится в ФСЗН․ При смене работы, утере ТК или оформлении пенсии эта информация будет ключевой․ Следите за корректностью записей в своей ТК и в выписках из ФСЗН․
Статья подготовлена на основе официальных источников: Трудового кодекса РБ, Инструкции Минтруда и соцзащиты, новостей Фонда социальной защиты населения РБ․ Для получения самой актуальной информации рекомендуется обращаться к официальным сайтам Минтруда РБ и ФСЗН․