Трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника в Республике Казахстан. Несмотря на развитие электронных сервисов (ЕСУТД, электронные трудовые договоры), бумажный вариант по‑прежнему широко используется, особенно в небольших организациях и при оформлении архивных справок. В данной статье рассмотрены:
- правовая база ведения трудовых книжек в РК;
- отличия электронной и бумажной форм;
- правила заполнения и хранения;
- образцы записей (приём на работу, перевод, увольнение и др.);
- рекомендации по избежанию распространённых ошибок.
Нормативная база
Основные положения, регулирующие ведение трудовых книжек, содержатся в:
- Трудовом кодексе РК (статья 16, подпункт 25) – определяет порядок оформления, хранения и предоставления сведений;
- Приказах Министерства труда и социальной защиты населения РК о правилах ведения и хранения трудовых книжек (например, приказ от );
- Законе РК «О персональных данных и их защите» – регламентирует обработку сведений, содержащихся в книжке;
- Положениях об электронном правительстве и ЕСУТД – описывают порядок передачи данных в электронном виде.
Электронная vs. Бумажная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка (ЕСУТД)
Согласно информации из открытых источников (дата ):
- Сведения из ЕСУТД предоставляются физическим и юридическим лицам уполномоченным государственным органом по труду;
- При прекращении трудового договора работодатель обязан направить информацию в ЕСУТД не позднее 3 рабочих дней;
- Запрос может быть подан в электронной или бумажной форме;
- Все данные защищаются в соответствии с законодательством РК о персональных данных.
Преимущества электронного варианта:
- Минимальный риск утраты или повреждения;
- Быстрый доступ к сведениям для работника и госорганов;
- Автоматическая проверка корректности записей.
Бумажная трудовая книжка
Бумажный формат по‑прежнему актуален, особенно:
- При приёме на работу в организации, не подключённые к ЕСУТД;
- Для выдачи архивных справок (например, по запросу пенсионного фонда);
- Когда работник предпочитает иметь материальный подтверждающий документ.
Основные требования к бумажной книжке (по данным от ):
- Запись об увольнении должна быть внесена в последний день работы сотрудника;
- После выдачи книжки необходимо сделать запись в книге учёта выдачи трудовых книжек;
- Необходимо сдать форму ЕФС‑1 (подразделы 1 и 1.1 раздела 1) с датой получения заявления сотрудника.
Образец заполнения трудовой книжки РК 2026
Ниже приведён типовой шаблон, соответствующий актуальным правилам (информация от и ).
ьный лист
Трудовая книжка
Фамилия, имя, отчество: ______________________________
Дата рождения: __.__.____
Место рождения: ______________________________________
Образование: ________________________________________
Специальность, профессия: _____________________________
Дата заполнения ьного листа: __.__.____
Подпись работника: ___________________
Подпись уполномоченного лица (кадровик): ______________
Запись о приёме на работу
Пример записи (данные от ):
- Дата приёма: __.__;____
- Наименование организации: __________________________
- Должность: ________________________________________
- Трудовой договор: срочный / бессрочный, полная ставка / 0,5 ставки
- Основание: приказ № ___ от __.__.____
- Подпись работника: ___________________
- Подпись кадровика: ___________________
- Печать организации (при наличии)
Запись о переводе на другую должность
Пример:
- Дата перевода: __.__.____
- Предыдущая должность: ______________________________
- Новая должность: ___________________________________
- Основание: приказ № ___ от __.__.____
- Подписи работника и кадровика, печать организации.
Запись об увольнении (включая увольнение за нарушение трудовых обязанностей)
Образец, соответствующий рекомендациям МЦФЭР (данные от ):
- Дата увольнения: __.__.____ (последний день работы)
- Основание увольнения: по соглашению сторон / по инициативе работника / по инициативе работодателя (нарушение трудовых обязанностей)
- Приказ № ___ от __.__.____
- Выдано: трудовая книжка с записью об увольнении
- Подпись работника: ___________________
- Подпись кадровика: ___________________
- Печать организации.
Важно: запись об увольнении должна быть сделана не позднее последнего дня работы, а копия приказа – храниться в личном деле работника.
Правила ведения и хранения трудовых книжек
Согласно приказу Минтруда и соцзащиты РК (данные от ):
- Трудовая книжка хранится у работника; работодатель обязан обеспечить её сохранность во время работы.
- При переходе работника к другому работодателю книжка передаётся новому нанимателю под расписку.
- В случае утери или порчи книжки работник обязан обратиться к бывшему работодателю для выдачи дубликата (на основании заявления и приказа о выдаче дубликата).
- Срок хранения дубликатов и архивных копий – 75 лет после последней записи (в соответствии с законодательством об архивном деле).
- Все записи должны быть сделаны чернилами синего или чёрного цвета, без использования карандаша.
- Исправления допускаются только путём зачёркивания ошибочной записи, написания правильной сверху и заверения подписью уполномоченного лица и печатью организации.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли вести трудовую книжку только в электронном виде?
- Да, если работник согласен и работодатель подключён к ЕСУТД. Однако на практике многие организации выдают также бумажный экземпляр для личного использования.
- Что делать, если работник отказался принимать трудовую книжку?
- Отказ фиксируется в письменной форме (заявление). Работодатель продолжает вести электронный учёт в ЕСУТД и предоставляет справку о трудовой деятельности по запросу.
- Нужно ли заверять каждую запись печатью организации?
- Печать ставится только на ьном листе и на записях об увольнении, а также при выдаче дубликата. Обычные записи о приёме, переводе и т.п. заверяются подписью уполномоченного лица.
- Какой срок давности у претензий по записям в трудовой книжке?
- Согласно Трудовому кодексу РК, претензии по неправильному оформлению могут быть предъявлены в течение трёх лет с момента обнаружения ошибки.
Трудовая книжка в Республике Казахстан остаётся важным документом, подтверждающим трудовую стаж и права работника. Несмотря на активное внедрение электронных систем (ЕСУТД, электронные трудовые договоры), бумажный вариант по‑прежнему востребован, особенно для архивных целей и личного использования работника.
Соблюдение установленных правил заполнения, хранения и предоставления сведений позволяет избежать штрафов, споров с работниками и проблем при назначении пенсии или получения социальных выплат. Рекомендуем:
- Регулярно обновлять знания о нормативных актах (приказы Минтруда, изменения в ТК РК);
- Проводить внутренние аудиты ведения трудовых книжек не реже одного раза в год;
- Использовать проверенные образцы и шаблоны (как представленные выше) для минимизации ошибок;
- При переходе на электронный формат обеспечить обучение кадрового персонала работе с ЕСУТД и защиту персональных данных.
Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите корректное ведение трудовых книжек и защитите интересы как работников, так и работодателя.