В условиях современной цифровизации процесс трудоустройства и ведения трудовой деятельности в России претерпел значительные изменения․ С 1 января 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), и к маю 2026 года эта система стала основной․ Однако вопросы, связанные с бумажными носителями, выдачей документов при приеме на работу и подтверждением стажа, остаются критически важными для каждого работника․

В этой статье мы подробно разберем, какие документы необходимы при получении или оформлении трудовой книжки, как действовать в случае утери и в чем особенности перехода на «цифру»․

Текущая ситуация: Бумажная vs Электронная трудовая книжка

На сегодняшний день (май 2026 года) в России действует гибридная система, но с четким уклоном в сторону цифровых технологий․

• Электронная трудовая книжка (ЭТК): Ведется автоматически․ Работодатель обязан передавать сведения в Социальный фонд России (СФР, бывший ПФР) по форме СЗВ-ТД при каждом кадровом изменении (прием, перевод, увольнение)․
• Бумажная трудовая книжка: Сохраняется у тех работников, кто до конца 2020 года не подал заявление об отказе от нее, а также выдается по желанию тем, кто впервые устраивается на работу (хотя с 2025 года бумажный формат для новичков практически упразднен в пользу исключительно электронного, за исключением отдельных случаев по заявлению)․

> Важно: Если вы впервые устраиваетесь на работу после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка вам не заводится, весь стаж ведется только в электронном виде․

Какие документы нужны при приеме на работу?

Когда речь идет о «получении трудовой книжки», чаще всего подразумевается момент первого трудоустройства или восстановление документа․ Список необходимых бумаг зависит от вашей ситуации․

Для впервые устраивающихся на работу

С 2021 года новым сотрудникам не заводят бумажные трудовые книжки․ Информация о стаже формируется исключительно в электронном виде․
Для оформления вам понадобятся:
Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность)․
СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета) — именно на этот счет будут поступать данные о стаже․
Документы об образовании (диплом, аттестат) — если работа требует специальных знаний․

Документы воинского учета (для военнообязанных)․

Работодатель самостоятельно создаст ваш профиль в системе электронного учета стажа․

Для работников, имеющих бумажную трудовую книжку

Если вы уже имели опыт работы до 2020 года и не отказывались от бумажного формата, при переходе на новую работу вы должны предоставить:

• Бумажную трудовую книжку (если она велась)․
• Паспорт и СНИЛС․

Работодатель продолжит вносить записи в бумажный бланк и параллельно дублировать их в электронную базу СФР․

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

Одной из главных функций трудовой книжки является подтверждение стажа для назначения пенсии и социальных выплат․ Если документ утерян, испорчен или украден, его необходимо восстановить․

Алгоритм действий при утере:

Написание заявления․ Сотрудник пишет заявление на имя работодателя об утрате трудовой книжки и просьбе выдать новую (если речь о бумажном варианте) или о формировании сведений о стаже․
Сбор справок․ Восстановление записей происходит на основании документов от предыдущих работодателей (копии приказов о приеме и увольнении, лицевые счета, ведомости на выдачу зарплаты)․
Оформление дубликата․ На ьном листе новой (или восстановленной) бумажной книжки делается надпись «Дубликат»․ В нее вносятся данные об общем стаже до момента утери на основании справок, а затем в хронологическом порядке вносятся записи о работе․

> Обратите внимание: В электронном виде данные никуда не исчезают․ Даже при потере бумажного носителя, вся история ваших официальных трудоустройств с 2020 года (и более ранние данные, переданные работодателями) хранится в базе СФР․

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Поскольку физического бланка ЭТК не существует, «получить» ее можно в виде выписки․ Это актуально для подтверждения стажа в банках, визовых центрах или при устройстве на новую работу․

Получить документ можно следующими способами:

• Через портал Госуслуг: Заказав выписку, вы получите файл с цифровой подписью, который имеет полную юридическую силу․
• В клиентской службе СФР: Лично обратившись в фонд․
• У работодателя: Последний работодатель обязан предоставить выписку по запросу сотрудника (обычно в день увольнения или в течение 3 рабочих дней)․
• В МФЦ: Через центры «Мои документы»․

Особенности и частые вопросы

Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении

Если работодатель задерживает выдачу бумажной трудовой книжки или не передает сведения в СФР при увольнении, работник имеет право обратиться в суд․

• В судебной практике встречаются случаи, когда с работодателя взыскивают неполученный заработок за период задержки выдачи документа, так как это препятствует трудоустройству гражданина․
• Также возможна компенсация морального вреда․

Директора филиалов и обособленных подразделений

При заполнении трудовой книжки директора филиала есть свои нюансы․ Если директор принят головным предприятием, запись вносится от имени головной организации, но с указанием места работы в филиале․ Это важно для корректного отображения стажа в электронной базе․

Цифровизация и Госуслуги

Через портал Госуслуг сегодня можно оформить не только выписку из трудовой, но и другие документы для работы:

• Справки о доходах (2-НДФЛ)․
• Документы, связанные с больничными листами․
• Сведения о состоянии индивидуального лицевого счета․

Переход на электронные трудовые книжки к 2026 году стал свершившимся фактом, значительно упростившим жизнь как работникам, так и работодателям․ Главное, что нужно помнить современному сотруднику:
Всегда проверяйте актуальность данных в своей электронной трудовой через Госуслуги․
Бережно храните бумажную трудовую, если она у вас есть, так как она содержит записи за периоды до цифровизации․
При утере документа не паникуйте — стаж восстанавливается через архивы и базу СФР․

Цифровизация трудовых отношений — это шаг к прозрачности и защите прав работников, позволяющий мгновенно подтверждать свой профессиональный путь в любой точке мира․