В России трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и историю работы сотрудника. С 2021 г. работодатели обязаны вести электронную трудовую книжку (ЭТК) и сдавать сведения о кадровых событиях в Социальный фонд России (СФР) по форме ЕФС‑1. Ниже разберём, куда именно можно предоставлять трудовые книжки, какие формы и сроки, а также какие последствия ждут тех, кто не соблюдает требования.
Где хранится и где можно получить сведения о трудовой книжке?
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – хранится в системе Социального фонда России. Сведения о трудовой деятельности можно просмотреть в личном кабинете на портале СФР.
- Бумажная трудовая книжка – хранится у работодателя. При необходимости работник может получить копию в отделе кадров или в СФР.
Кому и куда сдавать отчёт ЕФС‑1?
Отчёт ЕФС‑1 – это обязательный документ, в котором работодатели сообщают о кадровых событиях (приём, перевод, увольнение, перевод в другую организацию и т.д.).
- Кому сдаётся: работодателю, который обязан вести ЭТК.
- Куда сдаётся:
- В отделение Соцфонда России (СФР) по месту нахождения работодателя.
- Если у работодателя 10 и более сотрудников, отчёт сдаётся в электронном виде через портал ПФУ (Портал Федерального Учетного Системы).
- Если у работодателя 10 и менее сотрудников, можно сдавать отчёт в бумажном виде.
- Срок сдачи:
- После издания приказа о приёме или увольнении – в течение 24 часов.
- Ежемесячно – не позднее 15‑го числа.
- При наличии других кадровых событий (перевод, перевод в другую организацию) отчёт сдаётся в течение 24 часов.
- Нарушения:
- Несвоевременная сдача – штраф по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ.
- Неправильное заполнение – штраф по ч. 2 ст. 15.33.1 КоАП РФ.
Как оформить и отдать бумажную трудовую книжку?
Если работник ранее не работал и пришёл за первой трудовой книжкой, то:
- Он получает электронный формат документа.
- Работодатель сдаёт отчёт ЕФС‑1.
- При необходимости работник может запросить справку СТД‑Р (от работодателя) или обратиться в СФР за справкой СТД‑СФР.
Как переводить сотрудника с бумажной трудовой книжки на электронную?
Перевод осуществляется в два этапа:
- Сдача отчёта ЕФС‑1 о переводе сотрудника в электронную систему.
- Внесение данных в ЭТК через портал ПФУ. После этого бумажная запись удаляется.
Важно: переход на ЭТК должен быть завершён до 30 июня 2026 г. (осталось буквально полгода). После этой даты все работодатели обязаны вести только электронные трудовые книжки.
Где можно получить бланк заявления о выборе формы трудовой книжки?
Бланки заявлений размещены в разделе «Бланки» на официальном портале Минтруда России. После заполнения заявление подаётся в:
- Отдел кадров работодателя.
- В отделение СФР (если требуется).
Что делать, если вы не знаете, куда сдавать?
- Обратитесь в отдел кадров вашей организации – они подскажут, где именно сдавать отчёт ЕФС‑1.
- Если вы индивидуальный предприниматель или небольшая компания, можно воспользоваться порталом ПФУ – там есть пошаговый гид.
- При возникновении вопросов – обратитесь в СФР по телефону 8‑800‑200‑00‑00 или в личном кабинете.
Как избежать штрафов и проблем с трудовой книжкой?
- Соблюдайте сроки сдачи ЕФС‑1.
- Проверьте правильность заполнения всех полей.
- Ведите ЭТК своевременно и регулярно обновляйте данные.
- Если сотрудник переводится в другую организацию – сразу сдайте отчёт о переводе.
- При увольнении – внесите запись в ЭТК и сдайте отчёт о приёме/увольнении.
Куда можно предоставлять трудовые книжки? В электронном виде – в портал ПФУ и в личный кабинет СФР, в бумажном виде – в отделение СФР. Важно помнить, что с 2021 г. работодатели обязаны вести электронную трудовую книжку и сдавать отчёт ЕФС‑1 в установленные сроки. Несоблюдение требований может привести к штрафам по КоАП РФ. Следуйте инструкциям, используйте официальные бланки и порталы, и ваш кадровый учёт будет в порядке.