Трудовая книжка – это документ, фиксирующий трудовой стаж и профессиональную деятельность работника. В последние годы в России и Украине происходит переход от бумажных форм к электронным, поэтому важно знать, где и как оформить трудовую книжку в зависимости от страны и текущего законодательства.
Трудовая книжка в России
Бумажная трудовая книжка (действует до )
- Выдаётся работодателем при приёме на работу (первая запись делается в отделе кадров).
- Если у сотрудника нет книжки, её можно получить в отделе кадров текущего или предыдущего места работы.
- При утере или порче документа необходимо обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Работодатель обязан изготовить дубликат в течение трёх рабочих дней.
- Дубликат выдаётся в отделе кадров организации, где была сделана последняя запись, либо в Многофункциональном центре (МФЦ) при наличии соответствующего запроса от работодателя.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – обязательная с
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК. После этой даты учёт трудового стажа ведётся исключительно в электронном виде через систему Пенсионного фонда РФ (СФР).
- Формирование ЭТК начинается автоматически при первой записи о приёме на работу, сделанной работодателем в системе «Соответствие» (или аналогичной интегрированной платформе).
- Сотрудник может просматривать свою ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Трудовая деятельность»).
- Для получения выписки из ЭТК достаточно зайти в личный кабинет Госуслуг и запросить документ в формате PDF.
- Если требуется бумажный вариант (например, для подачи в посольство), его можно распечатать из личного кабинета или заказать в МФЦ.
Где получить помощь при оформлении
- Отдел кадров текущего работодателя;
- Многофункциональный центр (МФЦ) – услуга «Получение сведений из трудовой книжки».
- Портал Госуслуг – личный кабинет, раздел «Трудовая деятельность».
- Пенсионный фонд РФ (СФР) – консультация по вопросам электронной трудовой книжки.
Трудовая книжка в Украине
Бумажная трудовая книжка (действует до )
- Выдаётся отделом кадров предприятия при приёме на работу.
- При утере документа сотрудник должен немедленно сообщить об этом работодателю, который обязан выдать дубликат в течение трёх рабочих дней.
- Дубликат можно получить также в центрах предоставления административных услуг (ЦПАУ) при наличии заявления от работодателя.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – обязательная с
С 10 июня 2026 года в Украине учёт трудового стажа будет осуществляться исключительно в электронном виде через систему Пенсионного фонда Украины (ПФУ).
- Формирование ЭТК начинается с первой записи о приёме на работу, сделанной работодателем в системе «Единый государственный реестр трудовой деятельности» (ЕГРТД).
- Сотрудник может просматривать свою ЭТК через личный кабинет на портале «Дия» (раздел «Трудовая книжка»).
- Для получения выписки из ЭТК достаточно зайти в личный кабинет «Дия» и запросить документ в формате PDF или распечатать его в любом ЦПАУ.
- Если требуется бумажный вариант (например, для подачи в консульство), его можно распечатать из личного кабинета «Дия» или заказать в ЦПАУ.
Где получить помощь при оформлении
- Отдел кадров текущего работодателя.
- Центры предоставления административных услуг (ЦПАУ) – услуга «Оформление и получение сведений из трудовой книжки».
- Портал «Дия» – личный кабинет, раздел «Трудовая книжка».
- Пенсионный фонд Украины (ПФУ) – консультация по вопросам электронной трудовой книжки.
Сравнительная таблица: где получить трудовую книжку
| Страна | Тип книжки | Где получить первичную книжку | Где получить дубликат/выписку | Срок действия бумажной формы |
|---|---|---|---|---|
| Россия | Бумажная | Отдел кадров работодателя | Отдел кадров последнего места работы / МФЦ | До |
| Россия | Электронная (ЭТК) | Автоматически через работодателя в СФР | Личный кабинет Госуслуг / МФЦ | Обязательна с |
| Украина | Бумажная | Отдел кадров работодателя | Отдел кадров последнего места работы / ЦПАУ | До |
| Украина | Электронная (ЭТК) | Автоматически через работодателя в ПФУ | Личный кабинет «Дия» / ЦПАУ | Обязательна с |
Полезные советы
- Своевременно обновляйте данные – при смены места работы убедитесь, что новая запись внесена вовремя (в бумажную книжку или в электронную систему).
- Храните копии – сделайте скан или фото каждой страницы бумажной трудовой книжки; это упростит восстановление при утере.
- Проверяйте личный кабинет – регулярно заходите в Госуслуг (Россия) или «Дия» (Украина), чтобы убедиться, что все записи отображаются корректно.
- Обращайтесь к специалистам – если возникли сложности с оформлением ЭТК, обратитесь в отдел кадров или в МФЦ/ЦПАУ за консультацией.
Трудовая книжка остаётся ключевым документом для подтверждения трудового стажа, несмотря на переход к электронным форматам. В России бумажная книжка действует до конца 2025 года, а в Украине – до 10 июня 2026 года. После этих дат учёт ведёться исключительно в электронном виде через государственные системы (СФР в России и ПФУ в Украине). Зная, где брать трудовую книжку и как оформить её дубликат или выписку, вы сможете избежать задержек при приёме на работу, оформлении пенсии или получении социальных выплат.