Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника, его стаж и место работы. С 2023 года в России действует новая форма такой книжки, а также упрощённые правила её оформления и ведения. Ниже представлена подробная инструкция, актуальная на текущий момент (23 мая 2026 г.).
Общие положения
Трудовой договор, заключённый с работником, требует обязательного оформления трудовых отношений в трудовой книжке. Документ издаётся в установленном порядке и хранится у работодателя до окончания трудовых отношений.
Кто отвечает за оформление
- Работодатель (или его уполномоченный представитель) отвечает за подготовку и выдачу формы.
- При приёме на работу специалист по кадрам заполняет электронный вариант, если работник не отказался от бумажного.
Форма и сроки
С 1 января 2023 г. используется новая форма трудовых книжек, утверждённая Приказом Минтруда № 320Н от . При этом:
- Если работник не подаёт заявления об отказе от бумажной формы, допускается одновременное использование электронного и бумажного вариантов.
- Электронные трудовые книжки вводятся в обязательный порядок с 2021 года, однако в некоторых случаях (например, при увольнении) требуется форма СТД‑Р.
Порядок заполнения и ведения
Заполнение трудовых книжек регулируется Порядком ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей (пункты 31‑32). Основные требования:
- В книжке фиксируются сведения о месте работы, дате начала работы, должности, тарифной ставке, а также сведения о трудовом стаже.
- При увольнении работодатель заверяет записи печатью организации и подписью руководителя (или уполномоченного лица).
- В случае отказа работника от бумажной формы, записи в неё вносятся только в электронном виде, но печать и подпись всё равно ставятся.
Сведения, которые необходимо внести
- ФИО работника.
- Дата рождения.
- Дата и место рождения (при необходимости).
- Дата начала работы в организации.
- Подпись работника (при наличии бумажной формы).
- Отметка о выдаче новой формы при смене работодателя.
Обновление данных
При изменении условий труда (повышение квалификации, перевод, изменение ставки) в книжку вносятся соответствующие записи. Обновление производится в течение 5 рабочих дней с даты изменения.
Электронные и бумажные формы
С 2021 года в России допускается использование электронных трудовых книжек. Однако:
- Электронный вариант может применяться только при согласии работника.
- Если работник не отказался от бумажной формы, допускается одновременное хранение обеих.
- Электронные записи должны быть защищены от несанкционированного доступа и иметь резервные копии.
Особенности заверения
В новых правилах (обновление 2024 г.) работодателю разрешено заверять записи в книжке не только печатью, но и подписью уполномоченного лица, что упрощает процесс при увольнении.
Частые вопросы и ответы
Вопрос: Что делать, если работник отказывается от ведения бумажной книжки?
Ответ: В этом случае оформляется только электронный вариант, но в системе сохраняется возможность вывода бумажного экземпляра для архивного хранения.
Вопрос: Как оформить запись о переходе на новую форму в 2024 г.?
Ответ: При переходе на новую форму (после 1 января 2023 г.) в книжку вносится отметка «Переход на новую форму трудовых книжек», подпись и печать работодателя.
Вопрос: Какие документы требуются при увольнении для заверения записей?
Ответ: При увольнении выдаётся форма СТД‑Р, в которой указываются дата увольнения, основания увольнения и подпись руководителя.
Заключительные рекомендации
Для соблюдения требований трудового законодательства:
- Регулярно проверяйте актуальность формы трудовых книжек (обновление до 2023 г. и последующие изменения).
- Сохраняйте электронные копии в защищённом хранилище и делайте резервные копии.
- При необходимости оформляйте новые формы в установленные сроки (не позднее 5 дней с даты изменения условий).
- Обеспечьте работникам информацию о правах и обязанностях по ведению трудовой книжки.
Соблюдение указанных правил позволит избежать ошибок при оформлении трудовых отношений, упростит процесс аудита и защитит интересы как работодателя, так и работников.