Трудовая книжка – это один из самых важных документов, подтверждающих трудовую деятельность работника в России. С 1 сентября 2021 года в стране действует новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также введена электронная трудовая книжка. В этой статье мы подробно разберём, что такое трудовая книжка, какие существуют варианты её оформления, как правильно вести записи, что делать при её потере и какие права и обязанности связаны с этим документом.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий факт трудового договора и стаж работы работника. В ней фиксируются даты начала и окончания работы, должности, причины увольнения, а также начисленные отработанные часы и заработная плата. Трудовая книжка используется:

• для расчёта пенсионного стажа;
• для подтверждения опыта работы при приёме на новую работу;
• для расчёта выплат по социальным программам;
• для проверки работодателя о передаче сведений в Фонд социального страхования.

Новый порядок трудовых книжек (приказ Минтруда РФ от 19 мая 2021 г.)

Приказ № 320н от 19 05 2021 г. утверждён новый образец трудовой книжки и порядок её ведения. Ключевые изменения:

• Введена электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог бумажного документа;
• Работодатель обязан вести только электронную трудовую книжку, если работник не выберет бумажный вариант;
• Бумажная трудовая книжка остаётся возможной, но только при желании работника;
• Все записи в ЭТК автоматически передаются в Фонд социального страхования, что упрощает контроль за стажем;
• Приём и увольнение фиксируются в едином электронном реестре, что снижает риск ошибок и недоразумений.

Как выбрать бумажную или электронную трудовую книжку?

Согласно приказу Минтруда, работник до 31 декабря 2020 г. включительно должен был выбрать, какую форму трудовой книжки он предпочитает. После этого:

• Если работник выбрал бумажную, то работодатель обязан вести её в соответствии с установленными правилами;
• Если работник выбрал электронную, то бумажная форма не ведётся, а все записи фиксируются в ЭТК.

Как правильно вести трудовую книжку?

Независимо от выбранной формы, работодатель обязан соблюдать следующие правила:

1. Запись при приёме на работу: дата начала работы, должность, условия труда, размер заработной платы.
2. Запись при увольнении: дата окончания работы, причина увольнения, итоговый стаж.
3. Запись о смене должности или места работы: дата, новая должность, новый отдел.
4. Запись о повышении заработной платы: дата, новый размер.
5. Запись о переводе в другой штатный документ: если работник переводится в другую организацию.

Важно, чтобы все записи были чёткими, без пропусков и ошибок. Любые несоответствия могут привести к проблемам при расчёте пенсионного стажа и при проверке работодателем.

Что делать, если трудовая книжка потеряна или повреждена?

В случае потери, порчи или испорченности трудовой книжки работник имеет право на получение заменительной копии. Процедура выглядит так:

1. Обратиться в отдел кадров работодателя с заявлением о потере;
2. Получить справку о трудовой деятельности (сведения о стаже и должностях);
3. Сдать заявление в Фонд социального страхования (ФСС) для выдачи заменительной копии;
4. Получить заменительную копию, которая будет иметь юридическую силу, равную оригиналу.

При этом работодатель обязан предоставить все необходимые сведения о стаже и трудовой деятельности сотрудника.

Трудовая книжка и социальные выплаты

Трудовая книжка играет ключевую роль при расчёте различных социальных выплат:

• Пенсионные выплаты: стаж работы фиксируется в трудовой книжке и учитывается при расчёте размера пенсии;
• Выплаты по безработице: подтверждение стажа работы;
• Выплаты по утрате трудоспособности: подтверждение трудовой истории;
• Выплаты по семейным программам: подтверждение трудового стажа.

Трудовая книжка и проверка работодателя

Работодатель обязан передавать сведения о сотруднике в Фонд социального страхования. Электронная трудовая книжка обеспечивает автоматическую передачу данных, что упрощает контроль за соблюдением законодательства. При этом работник имеет право на проверку:

• Проверить, что данные о стаже и зарплате совпадают с тем, что указано в трудовой книжке;
• Проверить, что работодатель действительно передаёт данные в ФСС;
• Проверить, что в трудовой книжке нет ошибок, которые могут повлиять на пенсионный стаж.

Практические советы по работе с трудовой книжкой

• Сохраняйте копию всех записей в электронном виде (если это возможно);
• Периодически проверяйте, что в трудовой книжке нет пропусков или ошибок;
• Если вы переходите в другую организацию, обязательно уточните, как будет вести запись в новой трудовой книжке;
• При увольнении обязательно получите копию записи об увольнении;
• Если вы работаете по совместительству, запишите это в трудовой книжке по желанию работника.

Трудовая книжка – это не просто бумажный документ, а ключ к вашему профессиональному будущему. С введением электронных трудовых книжек процесс упрощается, но ответственность за точность записей остаётся на работодателе и работнике. Следите за правильностью ведения трудовой книжки, храните её в надёжном месте и не забывайте о своих правах при её потере. Это поможет избежать неприятных сюрпризов при расчёте пенсии, социальных выплат и при поиске новой работы.