Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий стаж работы и служит основанием для получения пенсии‚ социальных льгот и иных прав работника. В 2026 году в России действует как бумажный‚ так и электронный вариант трудовой книжки (ЭТК). Ниже подробно рассмотрены все требования к оформлению‚ необходимые документы и порядок действий как для работника‚ так и для работодателя.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ‚ статья 65 – перечень документов‚ которые работник обязан предъявить при заключении трудового договора.
• Постановление Правительства РФ № 225 от  г. (с изменениями от ) – правила ведения и хранения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России № 588н от  г. – инструкция по заполнению трудовых книжек.
• Нормативные акты‚ регулирующие электронный вариант (ЭТК) – Федеральный закон от  № 409‑ФЗ и последующие поправки.

Какие документы нужны при приёме на работу

Согласно статье 65 ТК РФ‚ при заключении трудового договора работник обязан предоставить работодателю:

1. Паспорт (или иной документ‚ удостоверяющий личность).
2. Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (если книжка отсутствует).
3. СНИЛС.
4. Оригиналы дипломов‚ аттестатов‚ сертификатов (при наличии).
5. Военный билет или удостоверение призывника (для военнообязанных).
6. При необходимости – справки СТД‑Р/СТД‑СФР (для работников‚ подлежащих специальному учёту).

Если работник устраивается впервые и у него нет трудовой книжки‚ он может предоставить только паспорт и СНИЛС – в этом случае работодатель оформит электронную трудовую книжку.

Оформление трудовой книжки впервые

Бумажный вариант

Для работников‚ у которых уже есть бумажная трудовая книжка (оформленная до 2021 года)‚ порядок такой:

• Работодатель принимает существующую книжку в присутствии работника.
• Запись о приёме на работу вносится в течение не более недели со дня начала работы.
• В графе 4 указывается реквизит документа‚ на основании которого делается запись (например‚ Трудовой договор от № 154).

Электронный вариант (ЭТК)

ЭТК оформляется через сервисы Госуслуги или специализированные платформы (Контур.Диадок‚ Эльба). Порядок действий:

1. Работник регистрируется в личном кабинете Госуслуг и получает доступ к сервису «Электронная трудовая книжка».
2. Работодатель в системе «Эльба»‚ «1С:Зарплата» или аналогичном сервисе создаёт запись о приёме‚ привязывая её к документу (трудовой договор).
3. Работнику отправляется уведомление‚ после чего он подтверждает запись своей электронной подписью.
4. ЭТК автоматически сохраняет все последующие записи (переводы‚ увольнения‚ изменения ФИО и т.д.).

ЭТК имеет те же юридические силы‚ что и бумажный документ‚ но упрощает процесс обмена данными между работодателем и государственными органами.

Что конкретно необходимо подготовить для получения (или восстановления) трудовой книжки

При первом получении (бумажный вариант)

• Заявление работника (образец «Заявление о выдаче трудовой книжки»).
• Паспорт (копия первой страницы).
• СНИЛС (копия).
• Трудовой договор (копия) – документ‚ на основании которого будет сделана первая запись.
• Оплата за изготовление бланка (если книжка заказывается в ПФР или в МФЦ).

При восстановлении утерянной/повреждённой книжки

1. Обратиться в Пенсионный фонд России (ПФР) через МФЦ или онлайн‑портал.
2. Подать заявление «О выдаче (восстановлении) трудовой книжки».
3. Предоставить копию паспорта‚ СНИЛС и справку с места работы (если есть).
4. Оплатить госпошлину (если требуется).

Для электронного варианта

• Активный аккаунт в системе Госуслуги с подтверждённой электронной подписью.
• Трудовой договор (скан или электронный документ).
• СНИЛС (можно привязать к профилю).
• При необходимости – согласие работодателя на ведение ЭТК (подписывается в системе работодателем).

Как правильно вносить записи в трудовую книжку

Записи делаются в соответствии с Приказом Минтруда России № 588н. Основные реквизиты каждой записи:

Для первой записи о приёме на работу пример заполнения:

Наименование организации: ООО «ТехноСервис»
Должность: инженер‑технолог
Реквизиты документа: Трудовой договор от № 154
Подпись: ______________________

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли предъявлять трудовую книжку‚ если я устраиваюсь впервые?

Нет. При первом трудоустройстве работник может предоставить только паспорт и СНИЛС. Работодатель оформит электронную трудовую книжку или выдаст бумажную‚ если работник пожелает.

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Одновременно вести две версии нельзя. Если у работника уже есть бумажная книжка‚ она продолжает использоваться. При переходе на ЭТК прежняя бумажная книжка аннулируется (в ней ставится отметка о переводе в электронный формат).

Как быстро получить новую бумажную книжку через Госуслуги?

Через портал «Госуслуги» можно подать заявление о выдаче новой книжки. Срок изготовления обычно составляет 5–10 рабочих дней‚ но в некоторых регионах возможно ускоренное оформление за дополнительную плату.

Что делать‚ если в трудовой книжке допущена ошибка?

Ошибка исправляется только в присутствии работника и работодателя. В графе «Примечание» вносят запись об исправлении‚ указывая причину и подписи обеих сторон.

Пошаговый чек‑лист для работодателя

• Проверить наличие у соискателя паспорта и СНИЛС.
• Уточнить‚ есть ли у него бумажная трудовая книжка:
  • Если есть – принять её‚ проверить целостность‚ внести запись в течение недели.
  • Если нет – предложить оформить ЭТК или выдать новую бумажную книжку.
• Подготовить и подписать приказ (или оформить запись в системе ЭТК) о приёме на работу.
• Внести запись в трудовую книжку согласно образцу (см. пункт 5).
• Сохранить копию трудового договора и приказа в личном деле сотрудника.
• Обеспечить работнику инструкцию по использованию ЭТК (при необходимости).

Трудовая книжка – важнейший документ‚ фиксирующий профессиональный путь гражданина. Для её получения и правильного ведения необходимо:

• Знать правовые требования (ТК РФ‚ Постановление № 225‚ Приказ Минтруда № 588н).
• Подготовить обязательные документы: паспорт‚ СНИЛС‚ трудовой договор.
• Своевременно оформить запись о приёме‚ переводе‚ увольнении.
• Выбрать подходящий формат – бумажный (для тех‚ у кого он уже есть) или электронный (ЭТК) – и следовать установленным правилам.

Соблюдая эти рекомендации‚ как работник‚ так и работодатель смогут избежать ошибок‚ ускорить процесс оформления и обеспечить надёжную фиксацию трудового стажа.

Дата актуализации информации:  г.