С 1 января 2026 года в России завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако это не означает, что бумажные трудовые книжки полностью утратили свою значимость. Многие работники, особенно те, кто начал трудовую деятельность до 2020 года, до сих пор имеют бумажные трудовые книжки. Поэтому вопрос о том, должны ли выдавать трудовую книжку на руки работнику, остаётся актуальным и требует чёткого понимания законодательных норм.

Что говорит Трудовой кодекс РФ?

Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации, трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Она ведётся работодателем и хранится у него на протяжении всего периода трудовых отношений.

Важно! Трудовая книжка не передаётся работнику на руки в течение срока его трудовой деятельности в организации. Это означает, что:

• Работодатель обязан хранить трудовую книжку работника в архиве или специальном месте.
• Работник не имеет права забирать её домой, даже для личного использования.
• Выдача трудовой книжки на руки работнику — это нарушение законодательства, если это не связано с увольнением или переводом в другую организацию.

Когда трудовую книжку действительно выдают на руки?

Законодательство предусматривает строго определённые случаи, когда работнику обязательно выдают трудовую книжку на руки:

1. При увольнении — в последний день работы работодатель обязан выдать трудовую книжку с записью об увольнении и всеми внесёнными ранее сведениями.
2. При переводе на другую работу в другую организацию — если работник увольняется с одного места и сразу устраивается на другое, трудовая книжка выдаётся ему для передачи новому работодателю.
3. По письменному заявлению работника, если он хочет получить копию записей из трудовой книжки (например, для оформления пенсии, кредита, загранпаспорта), работодатель обязан предоставить заверенную копию, но не саму книжку.
4. При прекращении деятельности работодателя — если организация ликвидирована, трудовая книжка передаётся работнику для дальнейшего хранения или передачи новому работодателю.

Что делать, если работодатель отказывается выдавать трудовую книжку?

Если работодатель удерживает трудовую книжку после увольнения, это является грубым нарушением трудового законодательства. Согласно статье 234 ТК РФ, работодатель обязан возместить работнику все убытки, причинённые незаконным удержанием трудовой книжки, включая потерю заработка, штрафы, упущенную выгоду;

В таких случаях работник может:

• Подать жалобу в Государственную инспекцию труда (Роструд).
• Обратиться в суд с требованием о выдаче трудовой книжки и компенсации морального вреда.
• Подать заявление в прокуратуру — если действия работодателя носят системный характер.

Срок выдачи трудовой книжки при увольнении — не позднее дня, следующего за днём подачи заявления об увольнении (если работник отсутствует, в течение трёх рабочих дней после его запроса).

Электронные трудовые книжки: что изменилось в 2026 году?

С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. С 1 января 2026 года:

• Все работники, которые не подали заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, автоматически переведены на ЭТК.
• Работодатели обязаны вести учёт трудового стажа только в электронном виде.
• Бумажные трудовые книжки, которые уже были оформлены, остаются действительными до полного исчерпания всех записей.

При этом электронная трудовая книжка не выдаётся на руки — она хранится в системе Пенсионного фонда РФ. Работник может получить доступ к своим данным через:

• Личный кабинет на сайте Госуслуги.
• Портал Пенсионного фонда России.
• МФЦ или отделение ПФР по месту жительства.

Мифы и заблуждения

Миф 1: «Я могу взять трудовую книжку на руки, чтобы показать её банку»

Нет, это невозможно. Банки и другие организации принимают заверенную копию трудовой книжки, выданную работодателем с печатью и подписью. Сама книжка остаётся у работодателя.

Миф 2: «Если я уволился, работодатель может задержать книжку на неделю»

Нет, это нарушение. Срок — не более 3 рабочих дней с момента запроса. Если работник отсутствует, работодатель обязан направить уведомление о необходимости явиться за книжкой. При неявке — отправить книжку заказным письмом.

Миф 3: «Электронная книжка, это неофициальный документ»

Нет. Электронная трудовая книжка имеет ту же юридическую силу, что и бумажная. Все записи в ней заверяются электронной подписью работодателя и ПФР.

В 2026 году ситуация с трудовыми книжками выглядит так:

• Если у вас бумажная трудовая книжка, она остаётся у работодателя до увольнения. Выдача на руки возможна только при увольнении или переводе.
• Если у вас электронная трудовая книжка — вы можете получить доступ к данным через Госуслуги или ПФР. Физическая книжка вам не нужна.
• Никогда не отдавайте свою трудовую книжку работодателю «на хранение» — она и так у него на хранении. Не подписывайте документы, где вы «согласны» передать книжку на руки.
• Если вам отказывают в выдаче книжки при увольнении — действуйте: обращайтесь в Роструд или в суд. Это ваше законное право.

Помните: трудовая книжка, это не просто бумага. Это ваша история труда, основа для расчёта пенсии, подтверждение стажа и профессионального опыта. Защищайте её права — и знайте свои.

Ключевое правило: Трудовая книжка — на руки только при увольнении. Всё остальное — нарушение закона.