Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника. Она служит подтверждением опыта работы, стажа и иных данных, необходимых для расчета заработной платы, начисления пенсии, получения соцвыплат и прочих целей.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это формальный документ, установленный Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 66.1). В ней содержатся сведения о:

• месте и дате трудоустройства;
• должности и месте работы;
• периоде работы;
• размере заработной платы;
• причинах прекращения трудового договора.

С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). Она представляет цифровой аналог традиционной бумажной формы и хранится в базе данных Социального фонда России (СФР). При этом бумажные книжки продолжают использоваться до полного перехода на электронный формат.

Кто выдает трудовую книжку?

Трудовую книжку выдает работодатель при приеме на работу. При этом:

1. Для граждан, впервые принимаемых в 2026 году, книжка оформляется с первого дня работы.
2. Для уже работающих сотрудников в случае изменения данных (например, смена места работы) вносятся соответствующие записи.

Какие сведения вносятся в книжку?

В книжку заносятся сведения, указанные в ст. 66 ТК РФ, а также:

• номер и дата приказа о приёме;
• сведения о профсоюзных и иных организационных отношениях;
• данные о прохождении медицинского осмотра (при необходимости).

Зачем нужна трудовая книжка?

Трудовая книжка – основной документ, который позволяет:

• Подтвердить трудовой стаж для расчета пенсии и соцвыплат.
• Установить наличие опыта работы при трудоустройстве на новой позиции.
• Своевременно передавать сведения в Социальный фонд России (форма ЕФС‑1).
• Контролировать соблюдение работодателем требований по оформлению трудовых отношений.

Электронная версия позволяет работодателю и самому работнику быстро проверять, передает ли работодатель сведения в СФР, и избежать ошибок в расчётах.

Форма и требования к оформлению

Бумажный вариант

С 2023 года бумажные книжки оформляются на новых бланках, соответствующих требованиям Министерства труда. На каждом листе указываются:

• шапка с данными работника (ФИО, дата рождения, паспортные данные);
• таблица с записями о местах работы.

Электронный вариант

Электронная трудовая книжка формируется в личном кабинете работника на портале «Электронный фонд». При этом:

1. Работодатель вносит сведения в электронный документ в течение 30 дней с даты приёма.
2. Работник получает уведомление о внесении данных и может проверить их.
3. Все изменения фиксируются в истории, что исключает возможность подделки.

Как подтвердить наличие электронной книжки?

Для подтверждения наличия ЭТК достаточно:

• войти в личный кабинет на портале СФР;
• просмотреть раздел «Трудовая деятельность»;
• скопировать или распечатать выписку с данными.

Потеря, порча и восстановление

Если трудовая книжка утеряна, испорчена или повреждена, работник имеет право запросить её дубликат. Процедура восстановления:

1. Подача заявления в отдел кадров работодателя.
2. Предоставление копий паспорта и, при необходимости, справки о предыдущих местах работы.
3. Оформление нового документа в установленном порядке;

Важно помнить, что передавать книжку через бывших коллег нельзя – об этом официально зафиксировано в письме Минтруда от  г. (№ 14‑2/ООГ‑7143).

Часто задаваемые вопросы

• С какого года при приёме на работу впервые оформляется трудовая книжка? – С 2026 года впервые принимаемые сотрудники получают книжку сразу при трудоустройстве.
• Можно ли вести несколько книжек одновременно? – Нет, согласно ТК РФ допускается только одна книжка (бумажная или электронная).
• Какие сведения вносятся в форму ЕФС‑1? – Сведения о трудовой деятельности работника, которые работодатель обязан передать в Социальный фонд России.
• Можно ли использовать старую форму книжки после 2020 года? – Да, если работник уже имеет бумажную книжку, она остаётся действующей до её полной замены на электронную.

Рекомендации работодателям

Для соблюдения законодательных требований и минимизации рисков рекомендуется:

1. Обеспечить своевременное заполнение электронных трудовых книжек при приёме новых сотрудников.
2. Регулярно проверять корректность внесённых данных в системе СФР.
3. Обучать HR‑персонал требованиям ст. 66 ТК РФ и особенностям работы с электронными формами.
4. Сохранять копии всех записей и документов в архиве не менее 5 лет.
5. При возникновении вопросов обращаться в официальные органы (Минтруд, СФР) за разъяснениями.

Трудовая книжка, будь то бумажная или электронная, остаётся основным документом, фиксирующим трудовое правоотношение. Её правильное оформление и своевременное обновление позволяют как работодателю, так и работнику уверенно планировать карьерный рост, рассчитывать пенсионные выплаты и защищать свои права. При переходе на электронный формат важно помнить о обязательных требованиях к заполнению, хранению и проверке данных.

Соблюдая указанные правила, организации обеспечивают прозрачность в работе с персоналом, а сотрудники получают надёжный документ, подтверждающий их профессиональный путь.