Вопрос о том, что делать, если новый сотрудник пришёл на работу без трудовой книжки, возникает довольно часто. Невыполнение требований Трудового кодекса может привести к штрафам, а также к проблемам с учётом стажа и выплатой социальных льгот. В этой статье мы разберём:
- какие правовые нормы регулируют выдачу и ведение трудовой книжки;
- почему сотрудник может не предоставить документ;
- какие действия обязан предпринять работодатель;
- как оформить трудовые отношения без бумажной книжки (электронный вариант, СТД‑Р, СТД‑СФР);
- какие последствия ждут обе стороны при нарушении правил.
Трудовая книжка (далее – ТК) – это документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника, его стаже, заработной плате, отпусках и иных условиях труда. Ведётся в соответствии с статьёй 66 Трудового кодекса РФ и статьёй 66.1, которая регулирует порядок её выдачи и передачи.
С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Приём на работу без бумажной ТК возможен, если работник оформил электронный вариант или предоставил справку о состоянии трудовой книжки (СТД‑Р, СТД‑СФР).
Почему сотрудник может не предоставить ТК?
- Потеря или уничтожение книжки. Сотрудник может заявить, что документ утерян.
- Отказ от предоставления. Иногда работник не желает передавать ТК, опасаясь «потери» записей о стаже.
- Отсутствие ТК. Молодой специалист, впервые ищущий работу, может никогда её не иметь.
- Переход на электронный вариант. Работник уже оформил ЭТК и не имеет бумажной копии.
Что обязан сделать работодатель?
Официальный запрос
Первый шаг – оформить письменный запрос сотруднику о предоставлении ТК или справки о её состоянии. Запрос должен включать:
- дата и место обращения;
- основание (требование ТК согласно ст. 66.1 ТК РФ);
- срок предоставления (не менее 5 рабочих дней).
Составление акта о непредоставлении ТК
Если сотрудник отказывается или не успевает предоставить документ, работодатель обязан оформить акт о непредоставлении трудовой книжки. Примерный шаблон акта:
АКТ о непредоставлении трудовой книжки г. ____________ "___" ___________ 2026 г. Я, _______________ (ФИО, должность), в присутствии __________________ (ФИО сотрудника), зафиксировал(а), что сотрудник __________________ (ФИО, должность) не предоставил трудовую книжку (или её копию) при приёме на работу. Сотрудник сообщил: ________________________________________________. Дата составления акта: "___" ___________ 2026 г. Подписи: _____________________/Работодатель _____________________/Сотрудник
Акт подписывается обеими сторонами и хранится в личном деле сотрудника.
Оформление без бумажной ТК
Если ТК отсутствует, работодатель может оформить трудовые отношения следующими способами:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК). Необходимо получить согласие работника и оформить запись в системе Госуслуги. При этом работник получает доступ к своему электронному профилю.
- Справка о состоянии трудовой книжки (СТД‑Р). Выдаётся в МФЦ, в ПФР или через портал Госуслуг. Содержит сведения о всех записях, сделанных ранее.
- Справка о снятии с учёта (СТД‑СФР). Если у сотрудника нет ТК, но есть запись в Пенсионном фонде, можно запросить её.
Уведомление инспекции труда
Если работодатель не получает ТК в установленный срок и сотрудник отказывается её предоставить, можно обратиться в Государственную инспекцию труда (пункт 3 в вашем фрагменте «Онлайн Инспекция»). Инспекция проверит соблюдение сроков и при необходимости наложит административный штраф на работодателя за нарушение статьи 5.27 КоАП РФ.
Последствия для работодателя за несоблюдение требований
- Штраф за нарушение статьи 5.27 КоАП РФ – от 5 000 до 30 000 рублей.
- Возможные претензии со стороны ПФР при проверке стажа сотрудника.
- Риск признания трудового договора недействительным в случае отсутствия надлежащего оформления.
- Утрата права на применение льгот и субсидий, связанных с официальным трудоустройством.
Как сотруднику восстановить потерянную трудовую книжку?
Работнику, потерявшему ТК, следует:
- Обратиться в отдел кадров прежнего работодателя с заявлением о выдаче Справки о состоянии трудовой книжки (СТД‑Р);
- Получить выписку из архива ПФР (можно через портал Госуслуги);
- По полученным документам оформить новую ТК в текущем месте работы (при условии, что прежний работодатель согласен передать записи).
- При невозможности восстановления – оформить Электронную трудовую книжку и перенести все сведения в электронный реестр.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли принять сотрудника без ТК?
Да. Приём без ТК допускается, если работник оформил электронную книжку или предоставил СТД‑Р/СТД‑СФР. В противном случае необходимо оформить акт о непредоставлении ТК.
Сколько времени у работника есть на предоставление ТК?
Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать ТК в течение трёх рабочих дней после увольнения, а работник – предоставить её при приёме на работу в течение пяти рабочих дней.
Что делать, если сотрудник отказывается подписать акт?
Если отказ необоснован, работодатель фиксирует факт отказа в личном деле, делает отметку в журнале учёта и отправляет копию акта в инспекцию труда. При дальнейшем споре акт считается подписанным в одностороннем порядке (пункт 5 ст. 66.1 ТК РФ).
Можно ли использовать копию ТК вместо оригинала?
Копия может быть использована лишь в случае, если оригинал утерян и сотрудник предоставил официально заверенную копию (нотариальное заверение) или СТД‑Р.
Какие документы нужны для оформления ЭТК?
Для перехода на электронную книжку требуется:
- паспорт гражданина;
- ИНН;
- СНИЛС;
- согласие работника на обработку персональных данных;
- запрос работодателя через портал Госуслуг или МФЦ.
Отсутствие трудовой книжки у сотрудника – не повод отказываться от оформления трудовых отношений, но требует от работодателя чётких действий:
- Сделать письменный запрос и дать сотруднику срок;
- При отсутствии ТК оформить акт о непредоставлении;
- Оформить трудовые отношения через электронную книжку или СТД‑Р/СТД‑СФР;
- При необходимости – обратиться в инспекцию труда.
Соблюдение этих шагов поможет избежать штрафов, сохранить правильный учёт стажа и обеспечить сотруднику все законные социальные гарантии.
Дата публикации: г. | Автор: юридический отдел «Консультация 7»